Jobbresor ur medarbetarnas perspektiv: Utlägg, traktamente och rapportering

Säg hej till rödsprängda ögon, den färdigpackade väskan vid dörren och det stående bokmärket till SeatGuru. Affärsresorna börjar bli fler. Konferenser, kundmöten och teambuilding är åter på agendan, och med resorna kommer en mängd problem vi gladeligen förträngde under pandemin. 

Vi pratar inte om den svarta marknaden för passförnyelse, de långa köerna till säkerhetskontrollen eller de halvdåliga flygplatsfrukostarna. 

Du förväntas oavsett lämna in en reseräkning, även om det innebär att du måste jobba övertid ytterligare en kväll för att få ihop den. Och hur var det nu man räknade ut traktamentet?

Pleo är här för att hjälpa till. Att underlätta administration och inköp är ju lite av vår grej. I denna artikelserie vänder vi ut och in på allt det praktiska du behöver ha koll på för att göra årets jobbresor till ett rent nöje (nåja), både när de äger rum och efteråt.

Vässa visitkorten för nu kör, eller flyger, eller tågar vi! 

Företagsresor som resenär 

Före resan: Pengarna, Passet och Piljetterna

Okej, du har koll på det uppenbara, det vet vi. Men innan du sätter igång och börjar boka hotell och flyg har vi några praktiska tips som gör hela resan smidig.

1. Se till att du har en tillräckligt hög beloppsgräns på ditt kort. 
   Kanske tycker chefen att 10 000 kronor per månad räcker för din jobbvardag, men på konferens maxar du direkt samma belopp när du checkar in på hotellet och ska betala både rum och deposit. 

• För traditionella betalkort, särskilt de som har kreditgränser, kan det innebära krav på att fylla i en ny ansökan och kontakt med utgivaren
• Med Pleo-kort kan din chef eller administratör ändra dina beloppsgränser direkt i appen

1. Aktivera Apple Pay eller Google Pay
   Att kunna betala med telefonen är alltid smidigt, men särskilt när du reser. Få av oss går många steg utan att ha telefonen i fickan. Oavsett om du hamnar i fönstersätet på planet eller glassar i poolen kan du känna dig trygg med att alltid ha kortet nära till hands. För att inte tala om ifall det värsta händer och din plånbok skulle bli stulen – då är det guld värt.
   
   (Glöm inte, om det värsta skulle hända kan du alltid frysa eller spärra ditt Pleo-kort direkt i appen. I annat fall, ring din banks spärrnummer.)
   
2. Skaffa några smarta reseappar för att underlätta resan
   Allt ifrån smidiga vägbeskrivningar till jetlagtips hittar du i vår guide till smarta reseverktyg här. Borta är stressen över turistfällor, att bli lurad av svarttaxi och att hamna i den enda stolen på planet som inte kan fällas ner. Den moderna jobbresenären ser till att göra smarta val för både komfort och budget.
   
3. Spana in ditt företags utgiftspolicy
   Olika organisationer sköter det här med utgiftspolicy på olika sätt. Vissa har fasta beloppsgränser och andra godkänner från fall till fall. Oavsett kan det vara tryggt att veta ungefär hur mycket som anses vara brukligt innan du spenderar. 

Särskilt om du förväntas göra egna utlägg.

Under resan: Skaffa kvittokoll

Saker och ting brukar gå ganska fort på den typiska konferensresan. Tio minuter efter flygplansdörren har öppnats sitter du i en taxi till hotellet. Fem minuter efter du anlänt står du med en öl i hotellbaren och nätverkar. Ungefär så fortsätter det i 24/48/72 timmar. Intensivt. Mellan alla handskakningar (skakar man fortfarande hand?) och visitkortsbyten behöver du absolut inte mer att hålla reda på. Vi har egentligen bara ett råd – spara dina kvitton! 

Betalkortet kan gå varmt och det är lätt att varje ny liten lapp blir nedknycklad i en slumpmässigt utvald ficka. Efter hemkomst får du glatt visitera dig själv. Varför har ens kavajer så många fickor, kan man undra? 

Kanske blir det en kul överraskning att se om du kan hitta taxikvittot på 648 kr, eller om du får betala det ur egen ficka. Bespara dig själv detta. Om du använder Pleo kommer du ha fångat alla kvitton digitalt i farten.

Skönt, men de ska ändå sparas till bokföringen. Det säger bokföringslagen, än så länge. 

Försök att hålla ett system. Lägg till exempel alla kvitton i vänster jackficka under dagens gång. På kvällen, tillbaka på hotellet, ordnar du ett kuvert att lägga dagens kvittoskörd i. Upprepa varje dag… och vakta kuvertet med ditt liv!

Om du får glädjen att underhålla kunder eller kollegor kan du också behöva rapportera representation. Vilka personer var det som satt runt bordet? Kanske gör du bäst i att låna kyparens penna och anteckna detta omgående på kvittots baksida – eller varför inte rapportera det direkt i Pleo-appen.

Efter resan: Räkna ihop och sammanställ 

Ibland dröjer det ett par veckor innan kreditkortsräkningen dimper ned. Andra gånger har du lagt ut pengar själv och vill gärna ha de där tusenlapparna tillbaka pronto. Oavsett kommer du inte undan att göra den där slutliga sammanställningen. 

Eller nej, det är inte sant, med Pleo gör du faktiskt det. Du lägger istället 10 sekunder vid köptillfället och slipper tänka på saken mer sen. 

1. Om du behöver göra en reseräkning kan det ibland kännas lite som fria leken på förskolan. Först ska du gå på skattjakt efter alla kvitton. Sedan får du spela memory för att få ihop rätt post med rätt kvitto. Efter detta ska de vikas, klistras och häftas fint på ett papper. Till detta tillför du lite fina fotnötter som förklarar vad som är vad, och till sist – glöm inte att signera mästerverket!

Denna dyrgrip till dokument kan representera tusentals av dina eller företagets pengar, och om det skulle komma bort i handläggningen? Hjälp. Särskilt större företag kan ha något administrativt center i utlandet som tar hand om dessa rapporter, och då ska dyrgripen läggas på brevlådan bara sådär. Kanske bäst att dra rapporten ett varv genom kopiatorn för säkerhets skull.

Det räcker inte alltid med att bara lämna in kvittona dock, utan du kan ha rätt till ytterligare ersättning som också ska räknas ut och redovisas.

2. Traktamente är en kompensation för ökade levnadskostnader i samband med övernattning utanför hemorten. Din arbetsgivare kan välja att antingen erbjuda en fast schablonersättning eller att du redovisar samtliga utgifter du haft. Det är dock en del att tänka på i samband med beräkning av traktamente ifall du vill undvika att det ska beskattas som extra lön. Vi reder ut vad du behöver tänka på.

3. Milersättning är också en kompensation arbetsgivaren kan erbjuda för bilresor där du själv stått för bensinkostnaderna. Om du inte erbjuds denna ersättning kan du få göra motsvarande skatteavdrag istället. Vi reder ut de olika beloppen och hur du räknar ut din ersättning eller ditt avdrag i vår milersättningsguide.