Lönesystem: Så väljer du rätt system för hantering av löner

Med ett användarvänligt lönesystem som har alla de funktioner din organisation behöver kan du och ekonomiavdelningen effektivisera utbetalningen av löner. Hur härligt låter inte det?

I det här blogginlägget berättar vi om vad ett lönesystem är, om olika varianter som finns och guidar dig till hur du väljer rätt. Dessutom ger vi exempel på marknadens bästa lönesystem. Fortsätt läsa för en enkel guide till hur du hanterar företagets löner – effektivt och smidigt.     

Vad är ett lönesystem?

Ett lönesystem är ett verktyg, antingen i form av programvara eller digital plattform, som underlättar beräkning och hantering av medarbetarnas löner. Det genererar också olika rapporter relaterade till löneadministration. Lönesystemet kan antingen vara installerat lokalt på företagets datorer, eller tillgängligt som ett externt system online.  

Fördelen med det externa digitala lönesystemet är att det kontinuerligt uppdateras vad gäller aktuella lagar och regler, såsom skattetabeller och skattesatser. Det här skapar en extra trygghet eftersom informationen är tillgänglig oberoende av specifika enheter (som företagets datorer). Det möjliggör även att data bevaras även om ett tekniskt problem skulle uppstå lokalt. 

Vad inkluderas i ett lönesystem?

Vad ett lönesystem inkluderar kan variera. Oftast erbjuder lönesystemet en grundläggande modul där olika funktioner kan anslutas och anpassas baserat på företagets specifika behov. 

Enkla lönesystem

I ett enklare lönesystem kan du mata in kontaktinformation, löneuppgifter och arbetsvillkor för varje medarbetare. Varje månad registrerar du även frånvaro, utlägg (om det inte sköts på ett smidigare sätt, till exempel i Pleo) och övrig relevant information. 

Utifrån de här uppgifterna kan lönesystemet beräkna lön, semesterersättning och skattesats. Vid själva löneberäkningen genererar systemet individuella lönespecifikationer för varje medarbetare, men också rapporter som ska skickas till Skatteverket. Vanligtvis erbjuder systemet också färdiga funktioner för rapportering till olika institutioner såsom SCB, Svenskt Näringsliv, Collectum och Fora. 

Avancerade lönesystem 

De flesta lönesystem erbjuder tilläggsmoduler som kan integreras med det grundläggande programmet som förenklar lönerapporteringen. De här tilläggen inkluderar: 

• Tidrapporteringssystem
• Utläggsredovisning
• Reseräkningssystem
• E-lönespecifikationer

Modulerna är ofta tillgängliga via webben, vilket ger medarbetare möjlighet att logga in och själva rapportera sina arbetstider och utlägg samt få tillgång till sin lönespecifikation. För mer avancerade lönehanteringssystem erbjuds även andra funktioner, såsom:

• Schemaläggning av personal
• Anpassade rapporter
• Analysverktyg

De här funktionerna bidrar till att hantera och skapa anpassade scheman. Men också att generera specialanpassade rapporter samt tillhandahålla verktyg för att analysera lönedata på ett mer djupgående sätt. 

Vad ska man tänka på vid val av lönesystem? 

Överväger du att byta lönesystem? Det är inte helt ovanligt att företag fortfarande använder föråldrade lönesystem som kräver mycket manuellt arbete. Arbete som skulle kunna digitaliseras. Det finns i dag flera olika lönesystem på marknaden som kan öka din organisations effektivitet markant. 

Ett värdefullt råd är att genomföra en behovs- och kravanalys för att identifiera följande:

• Vilka funktioner inkluderas i mitt nuvarande lönesystem?
• Vilka funktioner saknas som skulle underlätta för företagets lönehantering?
• Vilka specifika funktioner skulle göra lönehanteringen smidigare och mer effektiv? 
• Vilka krav finns på rapportering?
• Hur komplexa är de gällande kollektivavtalen och behöver systemet hantera dem på ett specifikt sätt?
• Är kompatibilitet med andra system en viktig faktor att överväga?
• Slutligen, hur användarvänligt är det nuvarande systemet?

Genom att besvara de här frågorna kan du få en bättre förståelse för vilka behov och krav som behöver tillgodoses av det nya lönesystemet. 

Läs även: Bli inte en dinosaurie – digitalisera mera!

Pleo tipsar: Vilket är det bästa lönesystemet?

Det finns ett brett utbud av lönesystem på marknaden. Det kan vara allt från enklare varianter som passar mindre företag till mer avancerade och komplexa system. De större systemen har kapacitet att hantera stora mängder data. Nedan följer exempel på marknadens bästa lönesystem. 

Kontek Lön

Kontek Lön har efter lanseringen av sitt molnbaserade lönesystem blivit mycket populärt. I dag anses systemet vara ett av de främsta på marknaden. Systemet är särskilt anpassat för företag som har över 30 medarbetare där det krävs mer avancerade beräkningar vad gäller kollektivavtal.  

Fördelar:

• Stöd för mer avancerade beräkningar och komplexa scenarier.
• Ett bredare utbud av funktioner för personalhantering.

Nackdelar:

• Användarupplevelsen anses inte vara lika intuitiv som i Fortnox/Visma Lön Smart.
• Mindre lämpat för mindre företag. 

Läs mer om Kontek lön här. 

Flex HRM Lön

Flex har tagit en unik position på marknaden genom att erbjuda en webbaserad helhetslösning inom personaladministration. Lönesystemet inkluderar en databas, gränssnitt, support samt förbättrad säkerhet med minskad risk för dataredundans.

Fördelar:

• En unik helhetslösning som omfattar HR, tidsrapportering, reseräkningar, traktamenten och mer.
• Molnbaserat och centraliserat på en och samma plattform.

Nackdelar:

• Betydligt högre kostnader jämfört med andra system.
• Erbjuder mest nytta för företag med minst 20 medarbetare.
• Begränsat antal integrationer med andra system.

Läs mer om Flex HRM Lön här. 

Fortnox Lön

Med Fortnox Lön är det lätt att hantera löneadministrationen i ditt företag. Du kan vara säker på att systemet alltid är uppdaterat med de senaste skattetabellerna, lagarna och reglerna. Du får assistans med allt från lönespecifikationer till individuella arbetsgivardeklarationer (AGI) utan att behöva ha förkunskaper.

Fördelar:

• Molnbaserat och modernt system.
• Automatisering av flera manuella moment i lönehanteringen.

Nackdelar:

• Systemet är inte det mest kraftfulla och har inte alla de funktioner som komplexa verksamheter kan kräva. 
• Passar i huvudsak mindre företag. 

Läs mer om Fortnox Lön här. 

Visma Lön Smart

Visma Lön Smart är ett lönesystem som representerar Vismas senaste satsning där de ersätter Visma Lön 300 med ett nytt molnbaserat löneprogram. Eftersom programvaran fortfarande är relativt ny når den ännu inte upp till samma nivå som konkurrenterna. Visma lägger stor kraft på att utveckla produkten och förväntas vara i branschens absoluta framkant framöver. 

Fördelar:

• Använder den senaste tekniken vilket resulterar i en användarvänlig och snabb lösning.
• Stabilt företag som satsar på kraftfull produktutveckling.

Nackdelar:

• Kostar mer än många konkurrenter. 
• Eftersom det fortfarande är ett nytt system på marknaden har det inte alla funktioner som konkurrenterna erbjuder.

Läs mer om Visma Lön Smart här. 

Läs även: Småföretagarens dröm – Pleo integrerar med Visma eEkonomi.

Vad kostar ett lönesystem?

Priset för ett lönesystem kan variera och påverkas av flera faktorer, inklusive företagets storlek, antal medarbetare, de funktioner och tjänster som behövs, samt leverantörens prisstruktur.

Generellt sett kan ett lönesystem kosta från några tusenlappar per månad för mindre företag, till 10 000 kronor per månad eller mer för större företag med avancerade behov och tillval.

Det bästa sättet att få en exakt uppfattning om kostnaden för ett lönesystem är att kontakta de olika företagen. Då kan du få en offert och lösning baserat på ditt företags specifika behov och önskemål. 

Integrera ditt lönesystem med Pleo 

Vill du integrera ditt lönesystem ihop med andra program? Till ett Pleo-konto kan du synka alla företagets favoritprogram, inklusive lönesystemet du eller din ekonomiavdelning använder varje dag. På så sätt kan du effektivisera din verksamhet ordentligt. 

Skulle du vilja lära dig mer om Pleo och vad vi kan erbjuda ditt företag? Boka en demo eller testa vår tjänst i dag!