Per Lundfors från Akifa Förvaltning om värdet i digitalisering och friheten i att kunna köpa ett lås i farten

Prata inte med Per Lundfors om du inte önskar en smart betallösning som automatiserar utgiftsrapporter och eliminerar egna utlägg. 

Eller jo, förresten. Gör det. 

Ekonomichefen på Akifa Förvaltning talar nämligen så gott om Pleo att vi blir tårögda.

“Jag säger till alla jag träffar, om det framkommer att de fortfarande har manuell kvitto- och korthantering, att jag rekommenderar Pleo. Det sparar så mycket tid. Vi får in kvitton i realtid, ökad kontroll, större flexibilitet och en automatiserad bokföring. Det innebär bara fördelar och inga nackdelar som jag ser det.”

Per Lundfors tillträdde som ekonomichef på företaget i början av 2019 efter 20 år som revisor. 

“Kort efter att jag kom till Akifa påbörjade vi en digitaliseringsresa inom flera olika områden. Som tidigare revisor vet jag hur tidskrävande redovisning av utlägg och kvitton kan vara – och vi var inget undantag”, berättar Per. 

Att samla in kvitton, stämma av kreditkortsfakturor och bokföra manuellt gick inte i linje med digitaliseringen.

Det var via sin kollega Daniel Fischer som Per hörde talas om Pleo. 

“Du handlar i början av september och får fakturan i början av oktober. Sedan ska den betalas i slutet av oktober. Det är nästan två månaders kredit. Klart det är svårt att hitta kvitton då,” säger Per. “Det blir mycket onödig administration och lätt tjatigt från ekonomiavdelningen för att få in kvittona."

Akifa är ett familjeföretag som driver extern fastighetsförvaltning. Med drygt 10 anställda handlar det inte om några jättesummor, men det blir en del köp att hantera.

“Vi gör en del inköp till kontoret. Fastighetsförvaltarna gör också småköp av allt från bensin till fastighetsrelaterade artiklar.”

Pleo underlättar mycket för personalen.

“Ett nytt lås, ett verktyg eller liknande kan numera köpas i farten. Om en medarbetare ska till något byggvaruhus med familjen en helg och vet att det saknas något på kontoret eller något som behövs i något av förvaltningsobjekten som behöver åtgärdas – då kan det köpas i samband med det besöket. En onödig resa kan undvikas och egna utlägg blir det inte tal om.”

Det underlättar också för ekonomichefen själv. 

“Jag ser ju båda sidorna eftersom jag är både och användare och administratör. Det är smidigt att köpa saker, samtidigt som jag får en direkt kontroll och automatisk avstämning.”

“Systemet är dessutom intuitivt. Det kommer ihåg om du handlat frukt och mjölk på Ica, eller representerat med en kund på restaurang. Pleo föreslår samma kontering nästa gång du gör ett nytt inköp på samma ställe. Där sparar du ännu mer tid,” fortsätter Per.

Men någon utgiftspolicy finns inte i företaget. 

“Man lär sig i princip direkt vad som är okej och inte. Vi sätter de disponibla beloppen utifrån den roll man har, så att det ska räcka till bensin, representation och så vidare. Om någon behöver göra ett större inköp kan vi höja köpgränsen tillfälligt”, förklarar Per. 

Det är tydligt att Pleo har förenklat vardagen på många olika sätt för Akifa. Kanske behövs det ingen utgiftspolicy när du har en tydlig utgiftsgräns på ditt företagskort - och får förtroendet att köpa det du behöver för att kunna göra ditt jobb.

“Att vi kan se vad som köps just nu och vad som köpts tidigare underlättar förstås.”

Digitaliseringsresan fortsätter för Akifa Förvaltning. Nästa steg är att implementera ett nytt ekonomisystem. Parallellt med detta implementeras ett digitalt system för underhållsplaner.

“Att systematisera och digitalisera gör det enklare att lägga in ny information, men också att komma åt den. Vad gäller Pleo kan du ju alltid öppna appen och titta var du än är. Det är en stor fördel,” säger Per.