Pleo hjälper Podimo kapa tiden som läggs på utgiftshantering

Podimo erbjuder exklusiva och annonsfria poddar och en stor samling ljudböcker i prenumerationsform. Ljudunderhållningsföretaget har över 230 anställda över hela världen, med en centraliserad ekonomiavdelning på sju personer som hanterar allt som rör företagets pengar.

Vi pratade med Martin Dalskov, Acoounting Manager på Podimo, om hur Pleo drastiskt har minskat tiden som företaget lägger på utgiftshantering.

Vilka utmaningar hade du och ditt team innan Pleo?

Vi blev faktiskt kunder redan 2019 (innan jag började 2021). Men vi använde det på ett annorlunda sätt då. Vår ekonomichef, som sitter i Nederländerna, är otroligt duktig på strategi, expansion och den översiktliga redovisningen, men skulle själv säga att han inte är lika bra på praktisk bokföring, regelverk och kontroll. Det överlämnades till redovisningsbyrån vi använder, samtidigt som vi använde Pleo på ett ganska ytligt sätt.

Vi har alltid använt Pleo på tjänsteresor. Vi ville ha ett verktyg som var enkel att använda, så att vem som helst kunde använda den och för att alla skulle slippa krångla med utgiftsrapportering. Allt det där fungerade fint, men när jag började var jag fast besluten att använda Pleo fullt ut.

Innan Pleo tog utgiftshanteringen alldeles för lång tid och var alldeles för komplicerad. Tredjepartsleverantörer, export, uppladdning, se till att alla siffror stämde... det tog lång tid och var knappast användarvänligt för medarbetare som bara vill lägga till en utgift. Nu har vi allt i ett.

Före min tid hade varje medarbetare ett Pleo-kort. I vissa företag är det en självklarhet, men det fungerade inte för oss. Förvirring uppstod och köp som egentligen skulle ha gjorts med privata kort innebar extrajobb för oss på ekonomiavdelningen.

Hur använder ni Pleo idag och vilka resultat har det gett?

Vi samarbetar fortfarande med samma redovisningsbyrå, men bara för några enstaka uppgifter, eftersom vi löser ännu mer genom Pleo i alla våra bolag nu. Vi använder alla funktioner som finns i Pleo. Angående de kortrelaterade problem jag nämnde, så löste vi det genom att bara dela ut Pleo-kort till chefer. Andra medarbetare, som köper saker i jobbet mer sällan, använder sina privata kort och blir omedelbart återbetalade tack vare Pocket-funktionen. Responsen på den lösningen har enbart varit positiv.

Pleo är, utan att överdriva, det bästa utgiftsverktyget jag någonsin har använt. Jag har jobbat med många olika verktyg under min karriär, och Pleo är det bästa och smartaste av alla. Från kontroll till compliance, appen och de virtuella korten – allt bidrar till lösningen.

Vi hanterar över 1 000 utgifter i månaden. Det är svårt att säga exakt hur mycket tid vi sparar med Pleo, men vi vet att det är många timmar. Det tar fem minuter i månaden för ett helt bolag.

Vilka Pleo-funktioner är dina favoriter?

Mina favoritfunktioner är teamfunktionen, möjligheten att attestera utgifter och de månadsvisa köpgränserna för alla konton. Som administratör är köpgränserna en game changer. All förvirring är som bortblåst och det blir lätt att göra rätt.

Fem minuter i månaden. Vad skulle du göra med all tid du sparade? Boka en gratis demo idag!