Allt du behöver veta om traktamente 2023

Traktamente kan vara krångligt. Beloppen varierar med en mängd faktorer och uträkningarna kan ta sin lilla tid, liksom reseräkningen som ska ligga till grund för beräkningarna. 

Här går vi igenom vad traktamente är, vilka regler som finns och vem som har rätt till det. Vi har helt enkelt satt ihop en lättöverskådlig guide som samlar all viktig information du behöver angående traktamente 2023.

Skatteverket har beslutat om ett höjt traktamente 2023. Schablonbeloppet för en heldag är numera 260 kronor, istället för 240 kronor.

Längst ner i artikeln hittar du en genväg som låter dig slippa allt var schablonbelopp, beräkningar och reseräkningar heter.

Vad är traktamente?

Traktamente betalas ut i samband med tjänsteresor för att täcka de ökade kostnaderna som tjänsteresor innebär för anställda. Traktamente är en ekonomisk ersättning som gäller kostnader för mat, övernattning och mindre reseutgifter. Traktamente kan betalas ut vid tjänsteresor som görs både i Sverige och utomlands. Storleken på traktamentet beror på resans omfattning.

Det finns olika sorters traktamente: 

• Nattraktamente
• Heldag
• Halvdag
• Inrikes
• Urikes
• Skattefritt traktamente
• Skattepliktigt traktamente

Ersättningen minskar om arbetsgivaren står för en del av kostnaderna på tjänsteresan, som till exempel måltider. Det gäller alltså att hålla koll på vad arbetsgivaren står för och inte. Om en chef exempelvis åker med på tjänsteresan och bjuder en anställd på lunch, måste detta dokumenteras.

Checklista för avdragsgillt traktamente

I många fall kan du göra avdrag för traktamente. Tjänsteresan måste uppfylla tre krav för att arbetsgivaren ska kunna betala ut det skattefritt:

• Minst en övernattning ingår i tjänsteresan. Resan ska pågå mellan klockslagen 00.00 och 06:00.
• Tjänsteresan ska vara förlagd på en ort som ligger längre än 50 kilometer från verksamhetsorten.
• Du måste styrka tjänsteresan med ett underlag, såsom en reseräkning. I reseräkningen ska det framgår vem som var på tjänsteresan, vart den gick samt när den började och slutade.

Om du uppfyller kraven ovan är det skattefritt att betala ut traktamente.

Klockslagen som gäller

När på dagen du åker på tjänsteresa har betydelse. Du avgör om traktamentet gäller hel eller halvdag genom att hålla koll på klockslagen.

• Hel dag: Avresa sker före klockan 12.00 och hemkomst sker efter klockan 19.00.
• Halv dag: Avresa sker efter klockan 12.00, eller hemkomst sker före klockan 19.00

Belopp för inrikes traktamente 2023

Vi börjar med att gå igenom vilka regler som gäller för inrikes traktamente 2023 i Sverige. Vad som gäller för hel dag, halv dag och nattraktamente, men också vad som händer om arbetsgivaren betalar en del av måltiderna på tjänsteresan.

Schablonbelopp för heldag, halvdag och natt

Schablonbeloppen för det skattefria traktamentet ser olika ut beroende på omfattningen på tjänsteresan. Det här är det aktuella beloppen för 2023:

• Heldag 260 kronor
• Halvdag: 130 kronor
• Nattraktamente: 130 kronor

Det är alltså den ersättningen som arbetsgivare kan betala ut till medarbetare på tjänsteresa för att täcka upp för ökade levnadskostnader.

Traktamentet sänks efter en tid på samma ort

Om en anställd får traktamente på samma ort under en längre period, sänks traktamentet.

• Efter 3 månaders traktamente på samma ort gäller 70 procent av normalbeloppet för en heldag: 182 kronor
• Efter 2 års traktamente på samma ort gäller 50 procent av normalbeloppet för en heldag: 130 kronor

Därför är det viktigt att alltid dokumentera vart tjänsteresan gick.

Nattraktamente

Om tjänsteresan sträcker sig över nattetid, det vill säga mellan 00.00 och 06.00, kan nattraktamente betalas ut. Nattraktamente betalas bara ut om arbetsgivaren inte har någon boendekostnad för medarbetaren.

I de fall där medarbetaren väljer att bo hos en vän eller släkting istället för hotell, uppgår schablonbeloppet till 130 kronor, alltså 50 procent av schablonbeloppet.

Kost under tjänsteresan

Ibland står arbetsgivaren för måltider under resan. Då minskas det skattefria traktamentet. Förklaringen till det är att den anställde inte behövt lägga egna pengar på mat, och därmed har de ökade kostnaderna minskat.

Om hotellfrukost ingår i boendepriset, ska traktamentet också minskas.

Utlandstraktamente

Ibland händer det att anställda åker på tjänsteresa utomlands, och då gäller reglerna för traktamente i utlandet. De går vi igenom här.

Schablonbelopp för traktamente i utlandet

Skattefritt traktamente kan betalas ut för tjänsteresor utrikes. Schablonprincipen är samma som för resor inom landet. Varje land har ett eget schablonbelopp, eller normalbelopp som det också kallas, som baseras på levnadskostnaderna i det aktuella landet. Precis som i Sverige betalas hela normalbeloppet ut för heldagar, och halvt traktamente betalas ut för halvdagar. 

Normalbelopp för olika länder (traktamente exklusive logi)

• Traktamente Storbritannien och Nordirland: 723 kronor
• Traktamente Danmark: 938 kronor
• Traktamente Tyskland: 611 kronor
• Traktamente Norge: 953 kronor
• Traktamente Frankrike: 761 kronor
• Traktamente Polen: 374 kronor
• Traktamente USA: 821 kronor
• Traktamente Finland: 700 kronor
• Traktamente Italien: 620 kronor

Samtliga länders schablonbelopp hittar du hos Skatteverket. 

Nattraktamente utomlands

Om en medarbetare väljer att stå för eget boende, till exempel hos en vän eller släkting, kan arbetsgivaren betala ett skattefritt nattraktamente som uppgår till halva storleken på schablonbeloppet i det aktuella landet. 

När kost ingår utomlands

Utlandstraktamentet 2023 reduceras med en viss procentsats när kost ingår under resan. Då gäller:

• Fri kost (frukost, lunch och middag): 85 procent av schablonbeloppet
• Lunch och middag: 70 procent av schablonbeloppet
• Lunch eller middag: 35 procent av schablonbeloppet
• Endast frukost: 15 procent av schablonbeloppet

När traktamentet blir skattepliktigt

Arbetsgivare kan välja att betala ut ett högre belopp än schablonbeloppet.

När det skattefria dagtraktamentet överskrids, behandlas det som vanlig lön och beskattas. Om företaget väljer att betala ut 270 kronor per heldag, blir schablonbeloppet på 260 kronor skattefritt, medan resterande 30 kronor blir skattepliktigt. 

När en anställd blir sjuk på tjänsteresa

Om sjukdom sätter käppar i hjulet för hemresan, kan arbetsgivaren betala ut skattefritt traktamente tills medarbetaren mår tillräckligt bra för att åka hem igen. Personen anses fortfarande befinna sig på tjänsteresa, trots sjukdom.

Så räknar du ut traktamente

Låt oss ge ett räkneexempel för en typisk tjänsteresa i Sverige.

Resan startar måndag kl. 07.00. Du är tillbaka fredag kl. 16.30. Du bor hos en kompis och har därför rätt till nattraktamente. Arbetsgivaren bjuder på frukost alla dagar på plats. Måltiden räknas som extern representation.

• Heldag (mån– tors): 4 x 260 kronor = 1 040 kronor
• Halvdag (fre): 1 x 130 kronor = 130 kronor
• Nattraktamente: 4 x 130 kronor = 520 kronor
• Kostavdrag frukost: 4 x 52 kronor = 208 kronor
• Totalt: 1 040 + 130 + 520 - 208 kronor = 1 482 kronor

Om arbetsgivaren betalar ut ett högre belopp än så, ska den överskjutande delen behandlas som vanlig lön.

Sammanfattning

• För att traktamente ska räknas som skattefritt krävs det att tjänsteresan innefattar minst en övernattning, att tjänsteresan innebär en resa på minst 50 kilometer från hemmet eller kontoret och att det finns en reseräkning till grund för tjänsteresan.
• Beloppet för traktamente 2023, heldag, är 260 kronor.
• Om traktamentet är högre än schablonbeloppet, beskattas beloppet som överstiger 260 kronor.
• Om den anställda påbörjar resan före klockan 12.00, räknas avresedagen som en heldag.
• Om den anställda kommer hem efter klockan 19.00, räknas hemresedagen som en hel dag.
• Det skattefria traktamentet minskar om arbetsgivaren står för måltider under tjänsteresan, enligt följande:
  - Frukost, lunch, middag reducerar traktamentet med 234 kronor
  - Lunch eller middag reducerar traktamentet med 182 kronor
  - Frukost reducerar traktamentet med 52 kronor
  Beloppen gäller vid fullt traktamente.
• Utrikestraktamenten är också skattefria och fungerar på samma sätt som traktamenten i Sverige, men schablonbeloppen varierar mellan olika länder.
• Om en anställd blir sjuk under tjänsteresan och måste skjuta upp hemresan, befinner sig den anställda fortfarande på tjänsteresa och arbetsgivaren kan fortsätta betala ut skattefritt traktamente.

Pleo räknar automatiskt ut ditt traktamente

I Pleo får du en färdig mall för traktamente. Alla regler och uträkningar för traktamente finns inbyggda i Pleo-appen. Med Pleo kan du förenkla hanteringen för såväl anställda som ekonomiavdelningen. Reseräkningen skapas automatiskt i appen. Anställda knappar bara in var och när de har rest, vilka måltider som ingått och anger syfte med resan. Sedan sköter Pleo resten. 

Chefen får ett resekvitto att attestera, och medarbetaren eller ekonomiavdelningen kan sedan genomföra återbetalningen på en gång. 

Smidigt!