Rätt balans mellan förtroende och kontroll på ekonomiavdelningen

Medarbetare vill känna att de har arbetsgivarens förtroende. Ekonomiavdelningen vill ha stenkoll på utgifterna. Hur balanserar man det här?

Förändrade processer kan vara en utmaning för ekonomiavdelningen, men att ta steget mot att förlita sig mer på medarbetarna kan leda till positiv förändring.

Ingen gillar micro management, men att lita blint på teamet kan ibland leda till problem. Förtroende handlar inte om att ge allt eller inget. Du hittar den optimala balansen genom öppen kommunikation, en tydlig utgiftspolicy och sunda kontrollverktyg för utgifter.

Förtroende och kontroll var ett återkommande tema under vårt Beyond-evenemang i Köpenhamn (kolla i efterhand!). Här har vi samlat de bästa tipsen som hjälper ditt företag att navigera mellan förtroende och kontroll.

Makt åt folket

80 % känner sig mer motiverade att jobba när arbetsgivaren visar förtroende för medarbetaren. Beviset ligger i puddingen när det gäller att investera i förtroende och transparens - det kan ha en allvarligt positiv inverkan på företaget som helhet.

Företag med högre förtroendenivåer är också mer lönsamma och har högre aktieavkastning. Det ligger med andra ord i ditt intresse att få dina medarbetare att känna att du litar på dem.

Att ge medarbetare möjligheten att köpa saker de behöver i jobbet på egen hand, för företagets pengar, ger flera fördelar. När du visar mer förtroende för dina medarbetare får det mer förtroende för dig som arbetsgivare. Det förbättrar inte bara produktiviteten, utan de stannar också längre hos sina arbetsgivare och samarbetar även mer engagerat med sina kollegor. 

Att lita på att medarbetarna kan sköta sina egna jobbrelaterade utgifter kan kännas svårt. Men precis som med allt annat som känns obekvämt, handlar det egentligen bara om att ta det där första steget för att komma i gång och skörda fördelar. I många fall leder individuellt utgiftsansvar till lägre utgifter.

Kontroll är bra för helheten

Kontroll kan klinga negativt, men det är ett jobb som måste göras. Det är en del av ekonomens arbetsbeskrivning. Och enligt Johnny Bray, CFO för Vistair och en av talarna under vårt Beyond-evenemang, har ekonomiavdelningen “mycket att ta igen för att effektivisera saker och ting.” Manuella processer, kalkylark, saknade kvitton – att modernisera tråkiga uppgifter har blivit en nödvändighet. Åtminstone om ekonomiavdelningen ska bibehålla kontrollen över bokföringen

Den hemliga ingrediensen

Det kan låta enkelt, men att dela information med rätt system är nyckeln. Att främja en miljö av samarbete och teamwork kan förbättra kommunikationen i hela organisationen.

Ibland är inte medarbetana helt klara över reglerna kring utgifter, vilket kan orsaka problem. Inte sällan hamnar ekonomiavdelningen i lite dålig dager. Eftersom det är ekonomerna som håller koll på budgetarna, är det upp till dem vad folk får spendera. Ingen gillar att bli tjatad på, och det faller ofta på ekonomiavdelningen att jaga saknade kvitton och kräva ytterligare information om olika inköp. Ekonomerna kan ofta känna sig tyngda av ett dåligt (och orättvist) rykte.

Men faktum är att bara 40 % av medarbetarna brukar vara fullt medvetna om företagets mål och strategier. Dumt, eftersom stress hos medarbetare ofta beror på att de saknar mål och riktning på jobbet.

Brister i bokföringen leder till sämre kontroll över hela företaget. Förvirring kring vad som är ok att köpa och inte försvårar för medarbetarna. Att folk inte hålls uppdaterade med de fastställda riktlinjerna kan lätt leda till att budgetar överskrids och att den ekonomiska kontrollen går förlorad.

Så den hemliga ingrediensen? Transparens. Att ha en tydligt kommunicerad utgiftspolicy är ett säkert sätt att återta kontrollen och minimera problem kring medarbetarnas utlägg. Det finns ingen poäng med att följa ett recept när kakan redan är i ugnen, så att förklara reglerna efter att utgiften har gjorts adderar bara till förvirringen.

Så vilka fördelar har kontrollverktygen?

Kontrollverktyg är viktiga för att hjälpa organisationer att nå sina mål.

Verktygen kommer i alla former och storlekar och har olika fördelar:

• Förebyggande: Förebyggande kontrollverktyg syftar till att minska chansen för att oönskade ‘aktiviteter' äger rum. Proaktiv dokumentation, attestering och väl genomtänkta processer för att identifiera potentiella risker är grundläggande för högkvalitativ kontroll.
• Undersökande: Motsatsen till förebyggande kontrollverktyg är de undersökande varianterna. De syftar till att upptäcka fel efter att de redan har hänt. De är grundläggande för att bedöma huruvida de förebyggande åtgärderna fungerar eller inte.  Den mest tydliga formen av undersökande kontroll är avstämning.
• Korrigerande: Skapas efter en undersökande process. Korrigerande kontroller används för att rätta till fel eller oegentligheter som har gått under radarn på dina primära kontrollverktyg. Här handlar det om saker som att frysa ett kreditkort om bedrägeri har inträffat.

Den optimala kontrollproessen skulle förstås inkludera alla former av kontroll. Misstag kommer oundvikligen att dyka upp, även i den strängaste av organisationer, så det är viktigt att ha olika typer av processer på plats för att minimera skadan.

Så kan Pleo bidra

Att hitta rätt balans mellan förtroende och kontroll är inte lätt, men det är viktigt att göra det rätt. Därför har vi på Pleo byggt anpassningsbara kontrollverktyg.

De är enkla att ställa in och ger dig full översikt över ditt företags ekonomi, oavsett om dina medarbetare är på resande fot, gör utlägg, bjuder en kund på middag eller köper en ny musmatta.

• Budgetar: Lägg till taggar för specifika projekt för att få bättre grepp om utgifterna. Behöver du spendera lite mer för en viss kund? Tilldela helt enkelt utgiften till taggen som är associerad med den kunden, så att du kan hålla dig inom din budget. Du kan också ställa in aviseringar för när du närmar dig din budgetgräns.
  
• Attesteringsflöden: Ingen person kan granska varje utgift för ett helt företag. Med Pleo kan du dela upp attesteringssprocessen mellan teammedlemmar på både team- och företagsnivå. Du kan även lägga till högre trösklar för vissa köp, så att de största köpen granskas extra noga och av rätt personer.
  
• Köpgränser: Varje medarbetare som du lägger in i Pleo får tillgång till en viss mängd pengar, som du bestämmer på förhand. I stället för att individuellt ladda alla medarbetares kort, kan du helt enkelt justera deras köpgränser vid behov, i realtid. Du kan även ställa in gränser per köp, så att de inte kan spendera över en viss summa vid ett tillfälle.

Du kan också utforma en egen skräddarsydd utgiftspolicy med vårt egna verktyg.

Att ta kontroll över företagets ekonomi är enklare än du tror och kan leda till högre förtroendenivåer mellan dina medarbetare och ekonomiavdelningen. Läs mer om våra kontrollverktyg för att lära dig mer om hur Pleo kan automatisera din utgiftshantering och göra livet på jobbet lite smidigare.