Hur viktig är egentligen utgiftspolicyn?

Det kan kännas genant att fråga chefen hur mycket tårtan till fredagsfikat får kosta, hur många stjärnor hotellet på jobbresan får ha och hur wild and crazy du ska gå med blombudet till kollegan som precis blivit förälder.

Frågorna är inte konstiga på något sätt, och självklart måste de besvaras. Men finns det någon anledning till att de bara yttras muntligt vid förfrågan? 

Enklast är förstås att dokumentera och kommunicera en tydlig utgiftspolicy. Då slipper teamet gå med mössan i hand och be om vägledning och pengar i tid och otid. 

Och det är inte bara för medarbetarnas skull en utgiftspolicy kommer till liv. När du dokumenterar maxbelopp för olika inköp och gör informationen tillgänglig för ditt team, innebär det också att:

• Chefen får bättre koll på utgifterna
• Risken för internbedrägeri minskar
• Ekonomiavdelningen kan göra bättre prognoser

Ändå är det många företag som inte har någon utgiftspolicy. Vi frågade ett gäng av våra Pleo-kunder om deras syn på saken. 

Stockholmsbyrån vill frigöra tid för kreativitet

Att fråga om lov slukar tid. Hos Frank Digital Experiences uppskattas Pleo främst för att det underlättar jobbrelaterade köp. De tror att vår smarta betallösning går hand i hand med en tydlig utgiftspolicy.

“Allt som effektiviserar oss som bolag och frigör kreativ tid för våra medarbetare, ser vi som positivt,” säger Thomas Krebs, medgrundare och senior produktdesigner.

De agila konsulternas utgiftspolicy rymmer 5 ord

“Vår utgiftspolicy är lös i ramarna, men har inte skapat några problem överhuvudtaget, och våra anställda är väldigt nöjda,” säger Thomas Mattsson, medgrundare och agil coach på MEQIFY. 

Även MEQIFY ser Pleo som en självklar del av utgiftspolicyn:

“Använd Pleo-kortet för MEQIFY:s bästa”

Förutom att utgiftspolicyn rimmar väl med företagets öppna kultur, kan Thomas också slappna av i vetskapen om att Pleo ger en tydlig överblick.

Tydlighet är viktigt för restaurangbolaget med över 1 000 anställda

“Vi har en central utgiftspolicy rörande resor, hotell, mat och dryck, representation och övriga köp,” berättar Thomas Dahlstedt, grundare av Nordrest. 

Utgiftspolicyn är kopplad till Pleo-kortet och delges i samband med att det delas ut. 

“Det är intressant att se hur policyn efterlevs. Jag håller koll. Det är jättespännande att följa.”

Fastighetsbolaget ser inget behov

Hos Akifa Förvaltning finns ingen dokumenterad utgiftspolicy.

“Man lär sig i princip direkt vad som är okej och inte. Vi sätter de disponibla beloppen utifrån den roll man har, så att det ska räcka”, berättar Per, ekonomichef.

Kanske behövs ingen utgiftspolicy när du har en tydlig köpgräns på företagskortet?

 “Att vi kan se vad som köps just nu och vad som har köpts tidigare underlättar förstås,” fortsätter han.

Vårdbolaget för en öppen dialog kring utgifterna

Sociallux jobbar med människor och alla människor har olika behov. Därför baseras deras utgiftspolicy till stor del på medarbetarnas sunda förnuft. 

“Behövs ett restaurangbesök för att du och barnet ska kunna lära känna varann? Då litar vi på det,” säger Hanna Tiitus, affärsutvecklare och HR-ansvarig.

“Det är alltid tanken bakom kostnaden som står i fokus”, fortsätter hon.

De för en öppen dialog kring vilka utgifter som känns nödvändiga och inte, och Pleo gör det enklare att bibehålla den öppenheten. 

“Riskerna med Pleo är inte stora, spärra kortet med ett knapptryck så är det ur världen”, fortsätter Hanna.

Färdig utgiftspolicy på några minuter

Det ser ut som att det finns lika många sätt att se på saken som det finns företag. Den gemensamma nämnaren verkar vara att alla fungerar. Till och med det aktiva beslutet att inte ha någon utgiftspolicy, är en bra lösning. Framgången kanske ligger i kommunikationen? 

Om du tillhör gruppen som vill ha en klassisk utgiftspolicy, men inte har tiden att sätta dig ner och utforma en – ta en titt på vårt gratisverktyg.

Där kan du enkelt dokumentera gränsbelopp och regler kring inköp relaterade till logi, mat, transport, konferenser och event, hemmakontor och gåvor.