Vom Pritt-Stift und Excel zur digitalen Buchhaltung

Erst seit knapp fünf Monaten arbeite ich bei Pleo und bin schockiert darüber, wie viele Unternehmen noch immer fleißig Papierbelege sammeln und sich Abrechnungen wortwörtlich zusammenbasteln.

Pritt-Stift, Tacker und Papier-Formulare

Sicher sind das Ausnahmefälle, dachte ich, als CFOs erklärten, dass Mitarbeiter Papierbelege mit Hilfe von Pritt-Stift oder Tacker an einem Formular befestigen, welches per Hand ausgefüllt, unterschrieben und am besten noch abgestempelt wird. Es sollte sich aber bald zeigen, dass dies keinesfalls Einzelfälle sind, sondern die erschreckende Mehrheit. 

Oftmals bekommt der Steuerberater diese Belege sogar noch per Post zugeschickt. Für mich ein unvorstellbar altmodischer und vor allem aufwändiger Prozess.

Es wird Stunden damit verbracht, Belege erst einmal auf den Schreibtisch des Backoffice oder der Buchhaltung zu bekommen, diese dann Posten auf Kreditkartenabrechnungen zuzuordnen und zuletzt manuell in das Buchhaltungssystem zu buchen. Jede. Ausgabe. Für sich. Ich war sprachlos.

“Das haben wir schon immer so gemacht!”

‘Und darf ich fragen, wieso dieser Prozess in einem eigentlich so fortschrittlichen Unternehmen wie Ihrem noch so altmodisch gehandhabt wird?”, frage ich. Die Antwort kommt meist zögerlich, aber dennoch sehr überzeugt: “Naja, das haben wir schon immer so gemacht!” 

Es folgt ein kurzes Gespräch darüber, wie gut diese Prozesse funktionieren, wie sie sich bereits jahrelang bewährt haben, und, dass hier aktuell kein Raum zur Optimierung besteht. 

“Interessant!”, sage ich. “Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, diese Prozesse zu digitalisieren?” Ich füge wahrheitsgetreu hinzu, dass sie sich so nicht nur viel Arbeit, Zeit und Kosten sparen, sondern auch endlich einen Echtzeit-Überblick und Transparenz über ihre Ausgaben bekommen.

Es herrscht zunächst einmal Stille. Die Antworten reichen von “Von oben nicht gewünscht”, über “Keine Priorität”, bis hin zu “Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter das Geld vorstrecken, sonst bekommen wir die Belege nicht.”

Für mich klingen diese Antworten zunächst nach Ausreden. Ich will es genauer wissen. Woran liegt es wirklich? Ist es die Angst vor Veränderung? Ist das Problem, dass es sich um ein Finanzthema handelt? Wurden solche Projekte in der Vergangenheit von der Geschäftsleitung abgewunken? 

Studien zur Digitalisierung im Rechnungswesen machen Hoffnung

Immerhin hatte doch eine KPMG Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen im Jahr 2017 ergeben, dass 83% der befragten Unternehmen in Deutschland erwarten, ihre Buchhaltung bis 2019 komplett papierlos zu gestalten.

Laut einer späteren KPMG Studie von 2019 haben dies bereits weit mehr als die Hälfte der Unternehmen geschafft, oder sind in der Umsetzungsphase, während 20% schon konkrete Pläne haben, dies im Jahr 2020 durchzuführen.

Des Weiteren gaben knapp drei viertel der Unternehmen an, dass durch die Digitalisierung im Rechnungswesen bereits Kosten gesenkt  wurden. 90% der Befragten bemerkten außerdem, dass sich Ihre Datenqualität verbessert hat und auch die Schnelligkeit im Reporting deutlich gestiegen ist. 

Umdenken und Veränderungen willkommen heißen

Stellen wir die Frage “Möchten Sie ein Tool zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensausgaben einführen?” also einmal anders:

1. Möchten Sie Transparenz und Echtzeit-Informationen über Unternehmensausgaben erhalten?

2. Möchten Sie Prozesse optimieren, um manuelle Aufgaben zu minimieren?

3. Möchten Sie Zeit und Kosten in der vorbereitenden Buchhaltung sparen? 

Wie Sie all diese Vorteile und noch mehr erreichen? Richtig. Mit einem Tool zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensausgaben.

Der Blick in die Zukunft

Natürlich funktionieren bestimmte Prozesse noch immer so wie vor 40 Jahren. Trotzdem sollte man als Unternehmen (und auch privat) nach stetiger Verbesserung streben. Das wusste schon Philip Rosenthal, denn ‘Wer aufhört besser zu werden, hört auf gut zu sein.’

Wenn wir uns das Leben leichter machen und Prozesse effizienter gestalten können, wieso halten wir an alten Mustern fest?

Laut einer Studie von PWC (2019) hielten nur 29% der Befragten den Technologieeinsatz in ihrem Finanz- und Rechnungswesen für fortschrittlich.

Oft liegt die Entscheidungsmacht für oder gegen ein solches Tool nämlich bei einem CXO, der mit den entsprechenden Prozessen weder vertraut noch konfrontiert ist. Wie soll hier also eine konstruktive Entscheidung getroffen werden?

Nicht immer überleben alte Technologien und Prozesse. Erinnern Sie sich noch an Disketten? 1969 als hochmoderne Erfindung betrachtet, können Sie mit diesen Datenträgern heute nichts mehr anfangen. Es sei denn, Sie zweckentfremden Sie, beispielsweise als Untersetzer für das abendliche Glas Wein.

Worauf ich hinaus möchte, ist, dass alles seine Zeit hat und auch diese manchmal vorbeigeht. Gerade als Unternehmen ist es wichtig, dies zu erkennen und zukunftsorientiert zu denken, um agil zu bleiben.

Was, wenn Excel und Co morgen zur Diskette werden? Gehen Sie mit den Trends, trauen Sie sich, Neues zu probieren, und haben Sie Mut zur Veränderung. Nur so wächst man stetig weiter.