Digitalisierung im Dienstfahrzeug: Das elektronische Fahrtenbuch

Für Unternehmen gehört die Führung eines Fahrtenbuchs zum Pflichtprogramm. Denn in diesem wird vieles festgehalten, was gerade in steuerlicher Hinsicht wichtig ist. Elektronische Fahrtenbücher sind hier mittlerweile auf dem Vormarsch, denn sie sind nicht nur bequemer als die handschriftlichen Varianten, sondern auch unkompliziert, umweltfreundlich und unverwüstbar – wenn die Daten einmal festgehalten und mit der Cloud synchronisiert sind, können sie auch nicht mehr verloren gehen! In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie zum digitalen Fahrtenbuch wissen müssen und warum Apps für die Ausgabenverwaltung häufig die clevere Lösung darstellen.

Was ist ein Fahrtenbuch eigentlich?

Buchhaltung hier, Nachweispflicht dort – in Anbetracht der ewigen Bürokratie in Deutschland können auch wir uns ein Augenrollen manchmal nicht verkneifen. Wo das Fahrtenbuch zuerst nur klingt wie eine weitere lästige Dokumentationspflicht, die man nicht vergessen darf, erfüllt dieses in der Praxis aber einen wichtigen Zweck. Denn damit stellen Sie sicher, dass die Nutzung Ihrer Betriebsfahrzeuge in einem eigenen Dokument klar festgehalten wird. Außerdem gehen mit der Führung des Fahrtenbuchs häufig steuerliche Vorteile einher. Wenn das mal kein guter Grund ist, sich mit diesem Thema näher zu beschäftigen! 💸

Im Fahrtenbuch dokumentieren Ihre Mitarbeitenden den Anlass der Fahrt und die zurückgelegte Strecke. Wer hat das Fahrzeug genutzt, wie hoch war der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt? Wo ging die Fahrt los und an welchem Datum fand sie statt? War es eine Privatfahrt oder handelte es sich um einen dienstlichen Einsatz des Fahrzeugs? Das sind alles Fragen, die sich anhand des Fahrtenbuchs beantworten lassen. 

Diese Anforderungen werden an ein Fahrtenbuch gestellt

Damit das Fahrtenbuch seinen Zweck erfüllen kann, muss es vom Finanzamt als solches anerkannt werden. In Folgenden zeigen wir Ihnen, was Sie dazu beachten müssen. Egal ob Ihre Fahrer:innen ihr Fahrtenbuch elektronisch oder auf Papier führen, folgende Angaben dürfen nicht fehlen:

• Amtliches Kennzeichen
• Kilometerstand zu Beginn jedes Jahres
• Art der Fahrt (dienstlich, privat, Arbeitsweg etc.)
• Datum
• Startort und Ziel
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt 
• Reiseroute
• Anlass der Fahrt
• Ansprechpersonen, Geschäftspartner:innen und Kundschaft

Digitale Dokumentation mit dem elektronischen Fahrtenbuch

Papier war gestern – oder wie war das? 🤔 Wie so viele Dinge in unserer globalisierten, digitalisierten Welt müssen Sie sich natürlich auch beim Führen von Fahrtenbüchern nicht mehr zwingend die Finger an der Tinte schmutzig machen. Stattdessen gibt es ein breites Angebot an elektronischen Fahrtenbüchern, welche ihre ganz eigenen Vorteile mit sich bringen. 🥳 Insgesamt können Sie zwischen drei Typen von elektronischen Fahrtenbüchern unterscheiden:

• Navigationssysteme mit integriertem Fahrtenbuch 🧭: Bei dieser Variante müssen Sie kein zusätzliches elektronisches Fahrtenbuch anschaffen. Dieses ist bereits fester Bestandteil des internen Navigationssystems Ihrer Fahrzeuge. Gerade einige Premium-Hersteller von Autos bieten diese Integration an. Aber auch Anbieter von Navigationssystemen haben häufig Produkte mit integriertem Fahrtenbuch im Angebot.
• Kombination aus Soft- und Hardware 💻: Bei einer Komplettlösung aus Hard- und Software montieren Sie die Hardware in Ihren Fahrzeugen – zum Beispiel in Form eines Steckers, welcher die Fahrten mit einer On-Board-Diagnose (OBD) aufzeichnet. Die Daten werden anschließend durch eine Software gespeichert und verwaltet. Diese Art des elektronischen Fahrtenbuchs ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeitenden keine Firmenhandys besitzen. So müssen sie keine zusätzlichen Apps auf ihren privaten Mobiltelefonen installieren.
• Reine Software 📲: Bei dieser Variante erwerben Sie eine Software, welche die notwendigen Daten für Ihr elektronisches Fahrtenbuch aufzeichnet und speichert. Dies geschieht über die Installation des Programms auf bereits vorhandenen mobilen Endgeräten. Da dazu meistens Smartphones genutzt werden, stellen zahlreiche Anbieter dieser Lösung zusätzlich eine Fahrtenbuch-App für die mobile Verwendung bereit. In dem Fall greifen Ihre Fahrer:innen per Internet auf den Dienst zu, welcher die erforderlichen Informationen dokumentiert und das elektronische Fahrtenbuch online per Cloud-Synchronisation sichert. Hinterher können Sie die Daten für die Weiterverarbeitung auf Ihren PC übertragen.

Wie funktioniert das Fahrtenbuch per App? 🛠️

Fahrtenbuch-Apps machen sich die Fahrzeugortung per GPS zunutze. Ihre Mitarbeitenden müssen den Start- und Zielort nicht per Hand eintragen, da die App das automatisch erledigt. Nachdem Sie die grundlegenden Einstellungen in der Software vorgenommen haben, müssen die Fahrer:innen nur die entsprechende Anwendung auf Ihr Smartphone laden und die GPS-Ortung einschalten, um das digitale Fahrtenbuch per App zu starten. 

Da die Technik aber bekanntermaßen leider nicht immer rund läuft, gibt es auch bei Software für elektronische Fahrtenbücher manuelle Lösungen: Können die notwendigen Daten aus irgendeinem Grund nicht automatisch erfasst werden, können die Nutzer:innen diese einfach direkt per Hand auf ihrem Smartphone nachtragen.

Häufig findet bei den App-Lösungen ein Zusammenspiel zwischen mobiler Anwendung und zusätzlicher PC-Software statt. Nach der Datenübertragung haben Sie also die Möglichkeit, mit den gespeicherten Daten am Computer weiterzuarbeiten. 👨‍💻

Fahrtenbuch-App vs. weitere elektronische Fahrtenbücher

Okay, sind wir mal ehrlich: Dass ein digitales Fahrtenbuch per App meist schneller und einfacher zu führen ist als Formulare, die händisch ausgefüllt werden müssen, ist kein Geheimnis. Aber wie unterscheiden sich die Apps von anderen Typen der elektronischen Fahrtenbücher? Wir haben genau hingeschaut und die Vor- und Nachteile für Sie zusammengefasst. 🧐

Der wesentliche Vorteil der Apps im Vergleich zu anderen elektronischen Fahrtenbüchern besteht in deren Einfachheit. Die App aus dem Store aufs Handy laden, sich in das richtige Konto einloggen und loslegen: Mehr ist für den Einstieg nicht erforderlich. Den Schritt, zusätzliche Hardware in den jeweiligen Fahrzeugen zu verbauen, sparen Sie sich dabei also.

Praktisch ist auch, dass Ihre Mitarbeitenden auf ihren Smartphones meist bereits viele Informationen gespeichert haben, welche für das elektronische Fahrtenbuch relevant sind und sich daher direkt in die App übernehmen lassen. Dazu gehören zum Beispiel die Kontaktdaten und Adressen von geschäftlichen Kontakten. Aus diesem Grund fällt es per Fahrtenbuch-App häufig besonders leicht, alle erforderlichen Daten aufzuzeichnen.

Ein Problem an der Nutzung von rein softwarebasierten Lösungen tritt jedoch auf, wenn Ihre Fahrer:innen keine Firmenhandys besitzen. Die Nutzung von Fahrtenbuch-Apps auf privaten Smartphones kann von Ihren Mitarbeitenden als unangenehm wahrgenommen werden und beansprucht zusätzlich viel Speicherplatz. Außerdem sind die Nutzer:innen so verpflichtet, ihr Smartphone durchgehend bei sich zu tragen. Vergessen sie es mal zu Hause, kann das zu Problemen mit der Aufzeichnung der Fahrten führen. 

Sprechen Sie also am besten im Voraus mit Ihren Fahrer:innen darüber, welche Lösung für sie angenehmer ist, um sicherzugehen, dass niemand unzufrieden ist.

Gute Gründe für das elektronische Fahrtenbuch 🏆

Früher musste jedes Fahrtenbuch per Hand geführt werden. Es versteht sich, dass damit viel Aufwand verbunden ist. Die Fahrer:innen mussten sämtliche Aufzeichnungen selbst vornehmen und alle dafür erforderlichen Informationen parat haben. Gerade bei einer Vielzahl von Fahrten ist das Fahrtenbuch aus Papier daher nicht nur zeitraubend und umständlich, sondern kann zudem schnell zu Flüchtigkeitsfehlern führen.

Bedenken Sie auch, dass es heute oft selbstverständlich ist, Geräte wie das Smartphone und GPS-Services zu nutzen. Gerade jüngere Mitarbeiter:innen haben eventuell wenig Verständnis dafür, warum sie Papierformulare per Stift ausfüllen sollen, wenn es Fahrtenbücher doch auch digital mit Auto-Fill-Option gibt. 

Doch nicht nur Mitarbeitende, die die Fahrtenbücher führen müssen, profitieren von der Nutzung elektronischer Fahrtenbücher. Auch Ihre Buchhaltung wird es Ihnen danken: Anstatt zahlreiche einzelne Eintragungen auf Papier zusammenzutragen und hinter eventuell fehlenden Daten herzujagen, können sie das Fahrtenbuch digital einfach am PC einsehen und verwalten.

Tipps zur Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs 🤩

Überzeugt? Wir geben Ihnen gerne noch einige Tipps an die Hand, die Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten elektronischen Fahrtenbuchs helfen:

• Es hängt immer vom Anbieter der Lösung ab, ob das Finanzamt das Fahrtenbuch auch elektronisch akzeptiert. Achten Sie vor dem Kauf also auf die Produktbeschreibungen und auf Hinweise zur Finanzamt-Konformität.
• Entscheiden Sie sich für ein Produkt mit TÜV-Siegel und berücksichtigen Sie bei der Entscheidung alle Auskünfte der Anbieter, die sich darauf beziehen, wie GoBD-konform das elektronische Fahrtenbuch ist.
• Entscheidend ist bei digitalen Lösungen immer der Manipulationsschutz. Das ist auch der Grund dafür, weshalb das Finanzamt ein Excel-Fahrtenbuch nicht akzeptiert. Das liegt daran, dass sich die darin vorgenommenen Eintragungen hinterher leicht ändern lassen. 
• Nützlich ist eine Funktion, die Ihnen das Ausdrucken eines manipulationssicheren Dokuments für das Finanzamt ermöglicht.
• Eine einfache Bedienung sollte immer gegeben sein.  Das erleichtert Ihnen die Einarbeitung neuer Nutzer:innen in die App. 

Rundum-Digitalisierung mit Pleo

Das Nutzen von Elektronik erleichtert es Ihnen, Ihr Fahrtenbuch zu führen, denn digital lassen sich die einzelnen Dokumentationen viel bequemer aufzeichnen. Doch digitale Lösungen gibt es nicht nur für Fahrtenbücher – auch andere Bestandteile von Dienstreisen können Sie digital organisieren!

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden die Arbeit weiter: Mit Pleos Rückerstattungen wickeln Sie die Reisekostenrückerstattung schnell und einfach ab. Ob Spesen, Verpflegungskosten oder Kilometerpauschalen – die Pleo-App zentralisiert und vereinfacht die Verwaltung all Ihrer Rückerstattungen!

Denn Pleo ist auf die digitale Ausgabenverwaltung spezialisiert. Unser Hauptanliegen ist es, Sie bei den vielen kleinen Datenerfassungen des Alltags zu entlasten. In der App laden Ihre Mitarbeitenden die jeweiligen Rechnungen und Reiserouten einfach hoch und überlassen Pleo das Verbuchen (nach einer schnellen Freigabe durch Ihr Finanzabteilungs-Team natürlich!). Auch das Exportieren in diverse Buchhaltungssysteme können Sie leicht über Pleo abwickeln. So macht die Digitalisierung interner Prozesse Spaß! 🎉.