Die 10 häufigsten Fragen rund um den Bewirtungsbeleg (inkl. Bewirtungsbelegvorlage)

Deutschland wäre nicht Deutschland, wenn wir nicht manches etwas anders als andere Länder machen würden. Das Klischee, dass Deutschland Bürokratieverliebt ist, haben wir uns dementsprechend selbst eingebrockt. 

Gerade beim Thema Buchhaltung fällt uns immer wieder auf, dass man hierzulande doch das eine oder andere Formular mehr braucht. Und da Pleo mittlerweile in fünf europäischen Märkten (und bald noch weiteren!) vertreten ist und wir für jeden Markt eine lokalisierte Ausgabenlösung anbieten, wissen wir, wovon wir sprechen.

Ein oft vernommener Tenor in Kund:innengesprächen: Alles könnte so schön einfach sein, wäre da nicht der Bewirtungsbeleg, der sich sperrig gegen die automatisierte Abwicklung von Spesen stemmt.

Höchste Zeit also, dem Bewirtungsbeleg seinen Schrecken zu nehmen und Ihnen zu zeigen, wie Sie Pleo und Bewirtungsbeleg in Einklang bringen können.

1. Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg ist ein Formular, das benötigt wird, soll ein Geschäftsessen als Betriebskosten geltend gemacht und von der Steuer abgesetzt werden.

Der Bewirtungsbeleg ist dabei nicht dem Kassenbeleg, also der Bewirtungsrechnung (= Restaurantrechnung) gleichzusetzen, sondern stellt ein zusätzliches Dokument dar. Manchmal befindet sich der Bewirtungsbeleg auch einfach auf der Rückseite des Kassenbelegs.

2. Was muss hinsichtlich des Bewirtungsbelegs und der Bewirtungsrechnung beachtet werden?

1. Wer im Restaurant vergisst nach einem Bewirtungsbeleg zu fragen, und dementsprechend der Buchhaltung keinen solchen vorzulegen hat, kann einen (digitalen) Eigenbeleg erstellen, solange dieser mit der vorliegenden Bewirtungsrechnung (= Rechnung/Quittung vom Restaurant) abgeglichen werden kann. Dies geht etwa ganz unkompliziert mit unserer Vorlage, die Sie am Ende dieses Beitrages finden.
   
2. Der im Restaurant ausgefüllte Beleg sollte so schnell wie möglich kopiert, gescannt, fotografiert oder anderweitig digitalisiert werden. Oft verwenden Restaurants für Belege Thermopapier, das schnell ausbleichen kann.
   
3. Gesetzlich ist eine zeitnahe Aufzeichnung des Bewirtungsvorganges vorgeschrieben. Laut BFH müssen alle erforderlichen Angaben bis zum Ende des Geschäftsjahres gemacht werden (BFH, Urteil v. 31.7.1990, I R 63/88).
   
4. Für ausländische Bewirtungsrechnungen gelten dieselben Regeln wie für deutsche Quittungen. Mit einer Ausnahme: Entspricht die im Ausland erstellte Rechnung nicht den deutschen Rechnungsanforderungen und das Unternehmen kann dem Finanzamt gegenüber glaubhaft darlegen, warum diese Anforderungen nicht erfüllt werden konnten, muss das Finanzamt die Rechnung dennoch anerkennen (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94).

Folgendes gehört wegen des Vorsteuerabzugs (§ 14 Abs. 4 UStG) auf jede Bewirtungsrechnung: 

• vollständiger Name des Bewirtungsbetriebes
• vollständige Adresse des Bewirtungsbetriebes
• Rechnungsdatum und Tag der Bewirtung
• Registriernummer (anhand dieser kann überprüft werden, dass es sich um eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung handelt)
• genaue Angaben zu verzehrten Speisen und Getränken inklusive ihrer Preise
• Steuerbetrag inklusive Steuersatz
• Rechnungsbetrag
• Trinkgeld

Bei Rechnungen über 250,00 Euro müssen zusätzliche Angaben gemacht werden:

• Steuer- oder Umsatzidentifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes
• Rechnungsnummer
• zum Rechnungsbetrag müssen der MwSt.-Betrag sowie der Nettobetrag aufgeführt werden
• Name und Anschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen (Unternehmensadresse)

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Zunächst einmal gilt es zu entscheiden, ob es sich bei der vom Bewirtungsbetrieb ausgestellten Rechnung um eine Kleinbetragsrechnung oder eine Rechnung über 250,00 Euro handelt.

Für eine Kleinbetragsrechnung unter 250,00 Euro müssen auf dem Bewirtungsbeleg folgende Angaben gemacht werden:

• Ort der Bewirtung/Name des Restaurants
• Rechnungsdatum/Bewirtungsdatum
• Bewirtungskosten
• Angaben zu Trinkgeld (Sobald ein solches gegeben wurde, sollte dies möglichst handschriftlich auf der Rechnung oder einem gesonderten Beleg vom Empfänger bestätigt werden.)
• Name und Firma der bewirteten/eingeladenen Personen (Dies ist wirklich immer der Fall! Selbst bei Personen, denen zum Schutz von Berufsgeheimnissen das Auskunftsverweigerungsrecht zusteht. Für größere Gruppen ist es ausreichend, diese näher zu bezeichnen und die Personenanzahl anzugeben, statt einzelne Namen und Unternehmen aufzuführen.)
• Anlass der Bewirtung (Gemeint ist eine detaillierte Beschreibung, der beim Essen besprochenen Thematik. Beschreibungen wie „Kundengespräch“ oder „Arbeitsessen“ sind nicht ausreichend. Achtung bei Geburtstagen oder Jubiläen – diese gelten als Privatveranstaltungen und können nicht abgesetzt werden.)
• Unterschrift des oder der Gastgeber:in

Für Rechnungen über 250,00 Euro muss das Restaurant zusätzlich folgende Angaben machen:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Gastgeber:innen

4. Wer unterschreibt den Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg muss in jedem Fall vom Gastgeber bzw. der Gastgeberin, also der Person, die die Rechnung bezahlt, mit Angaben zu Ort und Datum unterschrieben werden.

Bestenfalls unterschreibt auch das Restaurant den Beleg, um Bewirtungskosten inklusive Angaben zum Trinkgeld zu bestätigen.

5. Ab welcher Höhe brauche ich einen Bewirtungsbeleg?

Den Bewirtungsbeleg brauchen Sie immer dann, wenn es sich bei dem Essen um eine geschäftliche Ausgabe handelt und Sie diese von der Steuer absetzen möchten. Die auf dem Bewirtungsbeleg zu machenden Angaben richten sich dabei nach der Höhe der Bewirtungskosten (s.o. → „Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?“).

6. Wann brauche ich einen Bewirtungsbeleg, wann eine Rechnung?

Das Restaurant bzw. der Bewirtungsbetrieb stellt Ihnen eine Rechnung aus. Sobald Sie das Geschäftsessen steuerlich geltend machen wollen, müssen Sie selbst zusätzlich einen Bewirtungsbeleg ausfüllen und diesen bestenfalls vom Bewirtungsbetrieb gegenzeichnen lassen.

Der Bewirtungsbeleg kann nur dann umgangen werden, wenn der Bewirtungsbetrieb zu einem späteren Zeitpunkt eine Rechnung (etwa eine Monatsrechnung) ausstellt, die vom Unternehmen per Scheck oder Überweisung begleichen wird (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94).

7. Wie lange muss der Bewirtungsbeleg aufgehoben werden?

Bewirtungsbelege fallen unter Buchungsbelege und müssen als solche zehn Jahre (digital) gesichert werden.

8. Wie hoch darf der Bewirtungsbeleg maximal sein?

Die angemessene Höhe für Bewirtungsbelege richtet sich nach Anlass der Bewirtung und der Umsatzhöhe, den das einladende Unternehmen jährlich macht. Eine Obergrenze gibt es dementsprechend nicht. Generell gelten aber 100,00 Euro pro Person als angemessen; für Unternehmen über 20 Jahre auch 200,00 Euro pro Person.

Bei zu hohen Bewirtungskosten, die vom Finanzamt als unangemessen eingestuft werden, subtrahiert das Finanzamt den unangemessenen Teil einfach selbst von der Gesamtrechnung.

9. Sind Bewirtungen voll von der Steuer absetzbar?

Grundsätzlich dürfen Sie nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen. Die restlichen 30 Prozent müssen privat oder vom Unternehmen getragen werden. Die Begründung hinter dieser Regelung beruht darauf, dass Sie selbst auch am Essen teilnehmen.

Bei reinen Betriebsbewirtungen können hingegen 100 Prozent steuerlich geltend gemacht werden. Deswegen empfiehlt es sich auch, Geschäftsessen und Betriebsbewirtungen in der Buchführungen voneinander zu trennen.

10. Brauche ich einen Bewirtungsbeleg als Pleo-Kund:in?

Auch Pleo-Kund:innen müssen ihrer Geschäftsausgabe einen Bewirtungsbeleg plus die Bewirtungsrechnung hinzufügen.

Den Unterschied, den Pleo macht? Sie laden Ihre Belege einfach über die Pleo-App hoch und ordnen Sie automatisch der entsprechenden Ausgabe zu. Damit entfallen manuelle Eintragungen ins Kassenbuch über Belegnummer, Datum, Nettobetrag und Umsatzsteuer. Pleo registriert all diese Dinge für Sie automatisiert und leitet sie nahtlos an Ihre Buchhaltung und/oder Steuerberatung weiter.

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