Smartes Bargeld? 5 Kunden erzählen, wie Pleo ihre Portokasse digitalisiert

Was meinen Sie, wird Bargeld eines Tages lediglich ein Sammlerobjekt sein?

Die aktuellsten Zahlen weisen ziemlich eindeutig darauf hin. Selbst bei uns in Deutschland, dem Land, das im europäischen Vergleich als ein Land heraussticht, das sich nur ungern vom Bargeld verabschieden möchte, werden laut Deutscher Bundesbank mittlerweile 40 Prozent aller Zahlungen per Karte, Überweisung, Online-Zahlungsservice oder sonstigen Mitteln vorgenommen. Im Umkehrschluss bedeutet das: 60 Prozent aller Zahlungen passieren in Bar. Zum Vergleich: In Großbritannien waren es bereits 2019 nur noch 14,9 Prozent aller Zahlungen.

Was wir eigentlich sagen wollen (und damit wohl hinreichend bewiesen hätten): Auch wenn sich eine Trendwende abzeichnet, Deutschland hängt (noch) am Bargeld.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Ein Großteil der Spesen passiert in Bar.
• Auslagenerstattungen passieren in Bar.
• Sich von der Portokasse komplett verabschieden? Lieber nicht.

Möchte ein Unternehmen seinen Mitarbeiter:innen für sämtliche Unkosten, die im Arbeitsalltag so anfallen, Firmenkreditkarten aushändigen, bleibt es selbst nach einem ewigen Antragsverfahren weiterhin dabei, dass gewisse Unternehmensausgaben nur in Bar getätigt werden können. Wer von uns kennt schließlich nicht das eine oder andere Restaurant, in dem weiterhin nur in Bar gezahlt werden kann.

So schick sie auch sein mag, in solchen Fällen ist die Kreditkarte schlicht für die Katz. Es sei denn natürlich, das Unternehmen hat sich für Pleos smarte Firmenkarten entschieden.

Wie macht Pleo Bargeld smart?

Um diese Frage hinreichend beantworten zu können, haben wir diejenigen gefragt, die es am besten wissen müssen: unsere Kund:innen. Im Folgenden melden sich daher fünf Vertreter der Immobilienbranche, Industrie, Unternehmensberatung und Landwirtschaft zu Wort, die von ihren ganz eigenen Erfahrungen mit Pleo berichten.

Wir alle kennen das: Das Parkticket auf dem Kundentermin, die Cola im Kiosk, das Souvenir fürs Team auf Reisen … manchmal muss es einfach Bargeld sein.

Genau für solche Situationen gibt es Pleos Rückerstattungen. Pleo erlaubt es Ihnen, mit Ihrer Pleo-Karte, innerhalb eines individuell vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Guthabens, Geld abzuheben. Privatauslagen in bar werden damit zu absoluten Seltenheit.

Und falls sie doch einmal in die eigene Tasche greifen müssen, können sie sich die Auslage in wenigen Klicks selbst zurückerstatten.

Das hört sich nach einer ziemlich smarten Lösung für Mitarbeiter:innen an, oder? Aber auch fürs Unternehmen selbst ist es das. Denn wir wissen aus eigener Erfahrung, dass das Managen einer Portokasse schnell zum Albtraum mutiert: 

Wann sind noch mal die offiziellen Kassenzeiten? Hat Mitarbeiter X schon das geliehene Geld zurückgebracht? Und wo ist eigentlich der Beleg vom letzten Team-Essen?

Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann wird es höchste Zeit, Ihnen mehr darüber zu erzählen, wie genau unsere Kund:innen es schaffen, ihre Portokasse mit Pleo komplett zu digitalisieren.

Wie Pleo die Portokasse digitalisiert

„Vor Pleo haben wir alles aus der Portokasse gezahlt. Das war ein ewiges Hin und Her mit Belegen.“ – Kolja Stegemann, Geschäftsführer von Suite.030

Egal, ob Sie in Bar, per Karte, virtuell oder mit Google oder Apple Pay bezahlen – jedes Mal, wenn Sie etwas mit Pleo bezahlen, fotografieren Sie einfach den Beleg in der Pleo-App. Anschließend können Sie den Kauf kategorisieren und falls notwendig eine Notiz für die Buchhaltung hinterlassen. Pleo gleicht so die Kontobewegung automatisch mit dem Beleg ab. Die Kostenstelle und das Zuordnen eines Sachkontos werden durch die Kategorisierung automatisch vorgenommen und Ihre vorbereitende Buchhaltung erledigt sich damit praktisch von selbst.  Ganz ohne …

• zeitfressende Belegfreigabeprozesse,
• panisches Suchen nach fehlenden Belegen,
• Münzen aus der Portokasse zählen,
• oder Rätselraten nach dem Ursprung und Verantwortlichen einer Ausgabe auf der Monatsendabrechnung Ihrer einen Kreditkarte für das gesamte Team.

Wir ermutigen Kund:innen gerne dazu, jedem ihrer Mitarbeiter:innen eine eigene Pleo-Karte auszustellen, damit sich Ausgaben auf die Person genau zurückverfolgen lassen.

Aber noch mal zurück zum Bargeld …

Im Falle von Bargeldausgaben geben Sie also auch diese einfach in Pleo an. Die App berechnet automatisch, wie viel Sie von dem zuvor abgehobenen Bargeld bereits ausgegeben haben.

Sie nutzen Ihr privates Kleingeld? Auch diese Ausgabe können Sie unkompliziert innerhalb von Pleo angeben und sich anschließend auf Ihre private Kreditkarte zurückerstatten lassen.

Unkompliziert ist dabei wirklich das Stichwort: Pleo ist so aufgebaut, dass sich hier wirklich jeder schnell zurechtfindet.

„Bei uns arbeiten viele alte Hasen, die keine besondere Affinität für IT und digitale Themen mitbringen. Trotzdem haben sich alle schnell mit Pleo zurechtgefunden und nutzen jetzt fleißig Apple Pay.“ – Stefan Gatt, Geschäftsführer von cotedo

Fazit: Pleo zaubert damit einen Großteil der Aufregung rund um Spesen hinfort.

Und was ist mit Barauslagen auf Reisen?

Auch dazu haben unsere Kund:innen einiges – vorrangig Positives – zu berichten …

„Ich selbst und auch die Kolleg:innen sind sehr viel in Ländern, der Karibik, der Dominikanischen Republik, Kolumbien oder auch Costa Rica unterwegs, wo wir beispielsweise Bananen-, Ananas-, Kaffee- und Kakao-Anbau fördern. Dort wird oft nur Bargeld akzeptiert. Pleo verwenden wir also auch, um später Barauslagen einzubuchen.“ – Klaus Merckens, Geschäftsführer von merckens development support gmbh

Und? Konnten wir Sie überzeugen, dass es auch ohne Portokasse gehen kann? Ja, das es vielleicht sogar besser geht? Buchen Sie gerne eine Demo und lassen Sie sich Pleo im Detail von uns zeigen.