So einfach können Rückerstattungen sein

Unternehmensausgaben gibt es in allen möglichen Größen und Formen. Kein Wunder also, dass selbst die smarteste Firmenkarte nicht immer alles bezahlen kann.

Wir denken da an Parkautomaten, die sich nur mit Kleingeld füttern lassen oder den Snack zwischendurch auf Ihrem Lieblingswochenmarkt. Ja, speziell in Deutschland trennen wir uns nur langsam von Bargeldzahlungen.

Und was ist mit Dingen wie Kilometer- und Verpflegungspauschalen, Rückerstattung oder der Abrechnung von versehentlich eingesetzten Firmenkarten?

Manche Bereiche der Spesenverwaltung sind hartnäckig altmodisch.

Und genau deswegen haben wir Pleos Rückerstattungs-Feature entwickelt: Hier überblicken und verwalten Sie ausstehende Beträge zwischen Ihrem Team und Unternehmen jetzt ganz unkompliziert.

Sie möchten direkt mit dem Erstatten loslegen? Wie genau das geht, verraten wir Ihnen hier.

Smart rückerstatten

Rückerstattungen zählen oftmals nicht zu den Lieblingsthemen von Mitarbeiter:innen und Buchhalter:innen gleichermaßen. Finanzteams müssen sich mit den Auswirkungen von Rückerstattungen auf die Gehaltsabrechnung und fehlenden Belegen auseinandersetzen (was seine Zeit dauert!) und Mitarbeiter:innen warten wochenlang, bis sie endlich die ihnen zustehende Gelder zurückgezahlt bekommen.

Ein ziemlich ineffizienter Prozess, der Ärger vorprogrammiert – egal, ob es sich um 3,00 EUR oder 300,00 EUR handelt.

Pleo hingegen macht genau diesen Prozess reibungslos einfach.

Alle Ausgaben aus eigener Tasche lassen sich übersichtlich verfolgen und Rückerstattungen können mit nur einem Klick ausgelöst werden.

Unkompliziert Rückerstattungen genehmigen

Damit Pleo-Administrator:innen immer die volle Kontrolle über alle Ausgaben behalten, ermöglichen wir einen Genehmigungsprozess für jede Erstattung, von der Sie denken, dass sie einer weiteren Überprüfung bedarf. Sobald eine Rückerstattung freigegeben wurde, erhält das Teammitglied dann eine Benachrichtigung mit einer Bestätigung über den erstatteten Betrag, der direkt auf das zuvor angegebene Konto überwiesen wurde.

Keine Wartezeiten und keine unangenehmen E-Mails mehr, in denen Mitarbeiter:innen nach 13,42 EUR fragen, die ihnen noch geschuldet werden ... 

Ihr Team zahlt des Öfteren kleinere Beträge aus eigener Tasche?

In diesem Fall können sich Mitarbeiter:innen Spesen auch selbst erstatten. Individuelle Ausgabenlimits für Karten- und Ausgaben bewahren Sie darüber hinaus davor, jede einzelne Ausgabe genehmigen müssen. 

Kilometer- und Verpflegungspauschalen automatisiert berechnen

Egal, ob Ihr Unternehmen grundsätzlich aufs Reisen angewiesen ist oder ob Dienstreisen nur gelegentlich anstehen: Benzinkosten und die damit einhergehenden Kilometerpauschalen- sowie Verpflegungspauschalen summieren sich schnell. Unterschiedliche Sätze und Regelungen genauso wie verloren gegangene Belege verkomplizieren die Sache zusätzlich.

Als Pleo-Administrator:in können Sie unter der Funktion "Kilometerpauschalen" nachverfolgen, wie viel Geld reisenden Mitarbeiter:innen zusteht.

Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, übernehmen wir dabei die Berechnungen für Sie. 

Sobald jemand aus Ihrem Team seine Reise beendet hat, kann er oder sie über die Pleo-App die Start- und Zieladresse der Reise eingeben. Wir berechnen die zurückgelegte Strecke und den zu zahlenden Betrag auf Grundlage der von Ihnen festgelegten Raten sowie den offiziellen, vom Bundesministerium für Finanzen festgelegten Pauschalen. Einen ausführlichen Beitrag zu diesem Feature finden Sie übrigens auch hier.

Das Gleiche gilt für den Verpflegungsmehraufwand.

Verraten Sie uns einfach einige wesentliche Reisedetails, markieren Sie welche Mahlzeiten gestellt wurden und wir machen es Ihnen leicht, nachzuvollziehen, welche Ausgaben im Budget der Geschäftsreise liegen und welche nicht. Mehr dazu lesen Sie hier.

Und wenn Mal etwas nicht richtig aussieht, vielleicht ein Tippfehler oder eine manuelle Eingabe vorliegt, können Pleo-Administrator:innen das Reisedatum, die zurückgelegte Strecke und die Rate bearbeiten.

Bargeldabhebungen verwalten

Wäre es nicht einfach großartig, wenn Ihr Team einfach alle Ausgaben mit der Pleo-Karte bezahlen könnte? Leider wissen wir nur zu gut, dass viele Händler weiterhin nur Bargeld akzeptieren.

Für solche Fälle erlauben wir Nutzer:innen, mit der Pleo-Karte Bargeld an einem Geldautomaten abzuheben und im Nachgang aufzuzeichnen, wie viel wofür ausgegeben wurde. Nach der Abhebung am Geldautomaten spiegelt das Guthaben übrigens den am Geldautomaten entnommenen Betrag wider. Dieser wird als "dem Unternehmen geschuldetes Geld" angezeigt.

Wurden 100,00 EUR abgehoben, kann der Kontostand wieder auf null gebracht werden, indem die Ausgaben addiert werden, die mit den 100,00 EUR getätigt wurden. Sprich: Sie geben alle Ausgaben inklusive Beleg einfach so an, wie Sie es auch für gewöhnlich für Ausgaben mit der Firmenkarte tun würden.

Für den Fall, dass doch einmal eine kleine Gelddifferenz entsteht, haben wir eine ausführliche Hilfeseite erstellt, die ebenso alle Fragen rund um das Abheben von Bargeld in einer Fremdwährung oder den Umgang mit zusätzlichen Geldautomatengebühren beantwortet.

Firmenkarte privat benutzt?

Kein Problem. Wir kennen das.

Vielleicht wurden die Pleo-Kartendaten auf einer E-Commerce-Seite gespeichert oder die Karte wurde versehentlich privat über Apple Pay genutzt.

In der Pleo-App lassen sich solche Missgeschicke jetzt in Sekundenschnelle beheben, indem Nutzer:innen die entsprechende Ausgabe einfach als Privatkauf markieren. Der Betrag, der dem Unternehmen „geschuldet“ wird, wird jetzt automatisch aktualisiert und fortlaufend neu verrechnet.

Es war uns wichtig, unser Rückerstattungs-Feature so zu konzipieren, dass es für Unternehmen aus verschiedenen Branchen funktioniert. Und wir denken, das ist uns auch gelungen.

Sie haben noch Fragen? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere FAQ-Seite oder nehmen Sie Kontakt mit unserer Kundenbetreuung auf.