Rechnungsfreigabe: So easy kann Buchhaltung sein!

Das Rechnungsmanagement ist eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung. Und das hat einen guten Grund: Sollten bei der Eingangsrechnungsverarbeitung Fehler unterlaufen, kann das schnell mit einem finanziellen Schaden einhergehen. 💸 Daher müssen Unternehmen darauf achten, dass nicht zu viel oder gar doppelt abgerechnet wird. Aus diesem guten Grund gibt es die Rechnungsprüfung, welche u. a. auch die Rechnungsfreigabe umfasst. Wie der Prozess der Rechnungsfreigabe funktioniert und was Sie sonst noch dazu wissen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wir können Sie gleich zu Beginn dieses Beitrags beruhigen: Die Rechnungsfreigabe ist gar nicht so schwer. 🙂 Aber – Fehler passieren auch den Besten! Um typische Missgeschicke im Prozess zu vermeiden, setzen Sie am besten auf ein digitales Rechnungsmanagement, mit dem Sie sich und Ihre Mitarbeiter:innen vor Flüchtigkeitsfehlern bewahren können. Das Beste daran: Eine Schulung der Mitarbeiter:innen ist dafür nicht erforderlich. Die meisten Tools zur Rechnungsfreigabe lassen sich leicht bedienen. 🕹️

Rechnungsfreigabe auf den Punkt gebracht: Definition

Bei der Rechnungsfreigabe handelt es sich um nichts anderes als den letzten Schritt der Rechnungsprüfung. 🧐 Die Freigabe eines Belegs sollte erst dann erfolgen, wenn die Rechnungen auf formale, sachliche und rechnerische Fehler geprüft wurden. Der Rechnungsfreigabeprozess spielt sowohl bei ausgehenden als auch eingehenden Rechnungen eine Rolle. 📨 Neben der Vermeidung von Fehlern sorgt sie zudem dafür, dass Rechnungen rechtzeitig beglichen werden. ✔️

So funktioniert der Rechnungsfreigabe-Prozess bei Eingangsrechnungen

Bevor es an die Rechnungsverarbeitung geht, sollten alle Eingangsrechnungen in ein EDV-System eingepflegt werden. Anschließend gilt es, die Rechnungen auf Plausibilität und Richtigkeit zu prüfen. Dabei sind laut § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 Umsatzsteuergesetz (UstG) folgende Angaben wichtig:

• Anschrift des Rechnungsstellers bzw. der Rechnungsstellerin
• Aufschlüsslung des Entgelts
• Bezeichnung der Artikel oder Dienstleistungen
• Datum der Rechnungsstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Steuerbefreiung
• Ggf. Hinweis auf Steuerpflicht
• Rabatte
• Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer

Erst, wenn all diese Angaben vorhanden und korrekt sind, können Rechnungen freigegeben werden. 🤓Im Anschluss erfolgt die Zahlung an den Gläubiger. 

So funktioniert die Rechnungsfreigabe bei Ausgangsrechnungen

Bei diesem Punkt können wir es Ihnen einfach machen: Wie bei der Eingangsrechnungsverarbeitung gilt es, die oben stehenden Punkte auch bei Ausgangsrechnungen zu berücksichtigen. Alle Beträge sollten der Richtigkeit entsprechen. Falls den Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung Ungereimtheiten auffallen, ist eine Absprache mit den zuständigen Abteilungen erforderlich, bevor der Prozess der Rechnungsfreigabe weitergehen kann. ❗

Manuelle vs. digitale Rechnungsfreigabe

Letztendlich kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob es klassisch auf die manuelle oder aber auf die digitale Rechnungsfreigabe setzt. Sie stellen sich gerade die Frage, ob Sie Ihr System umstellen sollen oder gründen gerade ein Unternehmen und möchten beide Möglichkeiten kennenlernen? 🤔 Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf beide Vorgänge. 

Ablauf manueller Freigabe

Bei der manuellen Freigabe ist ein Abgleich durch eine prüfende Person erforderlich. Das umfasst interne Weiterleitungen und eine Freigabe per Hauspost. Problematisch wird es dann, wenn zuständige Personen aus Krankheitsgründen nicht vor Ort sind oder eine Beleg auf dem Weg verloren geht. 🥵 Generell kommen Verzögerungen bei einer manuellen Freigabe häufig vor. Das liegt vor allem daran, dass Rechnungen erst durch Vorgesetzte oder die Geschäftsführung genehmigt werden müssen. Auch wenn gerade ältere Unternehmen dieses Vorgehen noch oft für sich nutzen, gehen offensichtliche Nachteile damit einher. 👎

Ablauf digitaler Freigabe

Im Gegensatz zur manuellen Freigabe erfolgt bei der digitalen Rechnungsverwaltung eine automatische Sendung an die zuständige Person oder deren Stellvertretung. Das führt zu einer schnelleren Freigabe und Überweisung. 🤑 Die digitale Rechnungsfreigabe ist somit weit effizienter als die manuelle Rechnungsfreigabe. Und auch Fehler werden von Systemen oft automatisch erkannt und Verzögerungen bei der Überweisung von Rechnungsbeträgen vermieden. 😍 So spart Ihnen die digitale Freigabe sowohl Zeit als auch Kosten ein.

Vermeidbar und verhängnisvoll: Fehler bei der Rechnungsfreigabe

Als Unternehmer:in sollte Ihnen klar sein, dass Fehler bei Rechnungen ein großes Problem darstellen können – und das gilt nicht nur bei der Eingangsrechnungsverarbeitung. Tipp- und Rechenfehler in Rechnungen sind nicht unüblich, aber können leicht ein negatives Licht auf das Unternehmen werfen. 🛋️ So ist es beispielsweise problematisch, wenn aus Versehen zu hohe Rechnungen versandt werden. Doch auch doppelte Zahlungen oder vergleichbare Szenarien stellen ein Risiko dar. Nicht selten kommt es vor, dass Fehler einen negativen Einfluss auf den Cashflow haben. 💱 Durch die Zahlung falscher Rechnungen kann übrigens  sogar das Recht zum Vorsteuerabzug erlöschen!

Positive Effekte einer nahtlosen Rechnungsfreigabe

Wer die Rechnungsverarbeitung optimiert und dabei nicht immer nur auf alteingesessene Prozesse setzt, kann von einer Reihe von Vorteilen profitieren: 

• Besserer Cashflow und mehr Liquidität 💧
• Gegebenenfalls Skonti und Vergünstigungen durch zügige Überweisung 🤑
• Schnellere Überweisung von ausstehenden Rechnungen gegenüber der Belegschaft 🧑🏾‍💼
• Schnellere Zahlungen der Kund:innen und der Lieferant:innen 🚚
• Vermeidung von Versäumniszuschlägen 🙅

All diese Gründe zeigen: Es lohnt sich definitiv, das Rechnungsmanagement zu modernisieren und die digitale Rechnungsfreigabe zu etablieren. 

Die Digitalisierung bringt Ihre Rechnungsfreigabe auf ein neues Level

Die Zeiten, in denen wir Rechnungen mühsam von Hand verarbeiten mussten, sind endgültig vorbei; denn inzwischen gibt es einige nützliche und ziemlich smarte Tools für den optimalen Rechnungsfreigabe-Workflow. 💻 Mit Unterstützung von moderner Software können Unternehmen Rechnungen einfach einscannen, automatisch zuordnen lassen und diese auch mal von unterwegs aus freigeben. ✈️

Smarte Freigabe von Rechnungen mit Pleo Invoices

Die Rechnungsfreigabe bereitet Ihrer Buchhaltung regelmäßig Kopfschmerzen und immer wieder diskutieren Sie, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können? 🤯 Keine Sorge – wir haben eine Lösung, die all diese Probleme aus der Welt schafft. Pleo Invoices als Tool zum digitalen Rechnungsmanagement bietet Ihnen einige spannende Vorteile, auf die Sie bald schon nicht mehr verzichten wollen. Sobald die Rechnungsfreigabe in Pleo erfolgt, kann die Rechnung automatisiert bezahlt werden. Die Reviewer geben ihr O.K. und zack, wird die Rechnung bezahlt. Weitere Vorteile: 

• Einfache Einrichtung, Genehmigung und Zahlung
• Elektronische Rechnungsprüfung mit OCR-Technik
• Leichte, intuitive Bedienung
• Nahtloser Export von Belegen
• Terminüberweisungen für besseres Cashflow-Management
• Verbindung mit gängigen Buchhaltungssystemen möglich

Neugierig geworden? Verlieren Sie keine Zeit und starten Sie noch heute mit der digitalen Rechnungsverarbeitung durch. 🧑‍🚀 Buchhaltung kann so easy sein – mit Pleo!