Veranstaltungen planen und budgetieren mit Pleo (inkl. Checkliste)

Veranstaltungen erfolgreich zu planen hängt von vielem ab, ihre erfolgreiche Durchführung und ein reibungsloser Ablauf von noch viel mehr. Neben Kompetenz und Erfahrung braucht es für jedes Event, ob Firmenevent, Weihnachtsfeier oder öffentliche Veranstaltung, aber vor allem eins: Budget. Es versteht sich also von selbst, dass die Budgetierung zum Planungsprozess einer jeden Veranstaltung gehört. Um Events gekonnt zu budgetieren und laufende Kosten jederzeit überblicken zu können, bedarf es einer gut durchdachten Strategie – etwa einer smarten Vorkalkulation, Zwischenkalkulation und Nachkalkulation mit Pleo. 😉

Zwei Tipps zum Planen von Event-Budgets vorab … 

Planen Sie frühzeitig und planen Sie das Unplanbare.

Frühzeitig mit der Planung anzufangen und eventuelle Buchungen oder Reservierungen rechtzeitig vorzunehmen, ist nicht nur Best Practice in der Welt des Eventmanagements, es erspart einem auch eine ganze Menge leicht vermeidbaren Stress. Immerhin gibt es bei der Eventplanung weniges, das so frustrierend ist, wie ausgebuchte Locations – oder Locations zu utopischen Last-Minute-Preisen. Verderben Sie sich also nicht vorab unnötig die Laune und starten Sie mit der Planung Ihres Events lieber ein paar Monate zu früh als zu spät. Die Veranstaltungsplanung frühzeitig zu starten, wird einer sorgfältig aufgestellten Kostenprognose sowie Ihrem eventuell bereits feststehenden Budget garantiert zugutekommen.

Ein weiterer Tipp, den Ihnen jeder seriöse Event-Ratgeber mit auf den Weg geben wird: Budgetieren Sie nicht nur erwartbare Ausgaben, sondern auch eventuelle Kostenfaktoren, bekannt als kalkulierbare Risiken: 

Was passiert, wenn sich Veranstaltungsdienstleister plötzlich nicht an Vereinbarungen halten? Was, wenn das Wetter nicht mitspielt und der Veranstaltungsort plötzlich wortwörtlich ins Wasser fällt? Wer haftet bei technischen Problemen oder krankheitsbedingten Abweichungen vom ursprünglichen Eventprogramm?

Wir wollen wirklich nicht, dass Ihnen die Ängste vor Fehlplanung & Co über den Kopf wachsen, aber schwer vorhersehbare Eventualitäten wollen im Plan B Event-Szenario genauso wie im Event-Budget berücksichtigt werden. Kostspielige Überraschungen hat niemand gerne …  

Der richtige Einstieg in die Veranstaltungsplanung

Nachdem Sie also hoffentlich rechtzeitig mit dem Planen Ihrer Veranstaltung beginnen und bereits darauf gepolt sind, auch außerplanmäßige Ausgaben mit in Ihre Budgetierung einzubeziehen, geht es nun an die erste wichtige, wenn nicht sogar die wichtigste Frage, die sowohl den kompletten weiteren Verlauf Ihrer Eventplanung als auch Ihr Budget bestimmen wird:

Was ist das Ziel der Veranstaltung? Oder auch: Was zeichnet Ihr Event aus?

Geht es um eine Unternehmensveranstaltung, die Teambuilding fördern soll? Planen Sie ein Team Camp, das Ihre Mitarbeiter:innen aus aller Welt an einem Ort zusammenbringt? Oder planen Sie ein Event, das unter den Gäst:innen noch in Jahren für Gesprächsstoff sorgen soll? Wollen Sie mit Ihrer Veranstaltung neue Trends setzen oder Trends aufgreifen?

Wie auch immer Ihre Antwort lautet, die Konzepterstellung und alle weiteren Planungsschritte bauen auf Ihrem grundlegenden Ziel auf – und wirken sich dementsprechend auch auf die Kostenermittlung aus.

Faktoren, die Ihre Budgetvorüberlegungen beeinflussen

Für eine realistische Budgetierung Ihrer Veranstaltung sollten die ungefähren Rahmenbedingungen Ihres Events festgelegt werden. Nicht nur für Ihr Eventmanagement an sich, sondern auch für den internen Finanzüberblick ist es daher hilfreich, einen Terminplan bzw. einen Zeitplan zur Veranstaltungsplanung und Durchführung zu erstellen.

Ihr Zeitplan wiederum sollte folgende Event-Informationen abbilden:

1. Wie viel Zeit (Arbeitsstunden) kostet Sie das Event insgesamt?

Konzepte und Budgets für Veranstaltungen wollen mit allen Hauptverantwortlichen, etwa auch der Geschäftsführung, abgestimmt werden. Genehmigungsprozesse, das wissen wir alle, können sich wochenlang hinziehen. Das Recherchieren geeigneter Partner:innen und Organisator:innen benötigt Zeit. Und selbst nach dem Event kostet Sie das Event noch Zeit, beispielsweise wenn es an das finale Abrechnen und Maßnahmen wie Feedback und Dankes-E-Mails oder das Auswerten von PR-Mitteilungen geht.

2. An welchem Tag findet Ihr Event statt?

Wie heißt es so schön? Aufs richtige Timing kommt es an. Überlegen Sie sich also genau, welche Daten sich eignen: etwa vor einem Wochenende? Oder gibt es andere wichtige, branchenrelevanten Events, mit denen die eigene Veranstaltung im Terminkalender der Eingeladenen konkurrieren könnte? Macht die Festlegung eines Ersatzdatums Sinn? Locations kosten an unterschiedlichen Tagen zumeist unterschiedlich viel.

3. Für wie viele Gäst:innen müssen Sie Vorbereitungen treffen? Gibt es eine Plus-Eins-Regelung?

Die Gästezahl nimmt auch Einfluss darauf, ob etwa ein Saalplan ausgearbeitet werden muss, zusätzliche Toiletten beschaffen oder zusätzliche Rückzugsorte geschaffen werden sollten.

4. Welches Motto oder roter Faden muss in der Eventausstattung und im Eventprogramm beachtet und eingeplant werden?

Das Veranstaltungsmotto hat Auswirkungen auf den Veranstaltungsort, Dekoration, Dresscode, Speisekarte (vegan oder vegetarisch?), Getränke, Gäst:innen und das Programm an sich, sprich aufs gesamte Einkaufsmanagement und die Veranstaltungsorganisation.

Auf der Suche nach guten Veranstaltungsideen? Lassen Sie sich von aktuellen Trends in der Eventbranche inspirieren oder notieren sich, wofür andere ihr Geld ausgeben.

5. Wie kommen die Teilnehmer:innen zum Event?

Muss ein Shuttle-Service und Rücktransport organisiert werden? Oder vertrauen Sie auf Taxis und die öffentliche Verkehrsanbindung? Manchmal müssen sogar Anreisen per Bahn oder Flugzeug eingeplant und budgetiert werden – inklusive von Hotelübernachtungen in Nähe der Eventlocation. Das Teilnehmermanagement ist in Ihrem Zeitplan unter keinem Umstand zu vernachlässigen. Immerhin entscheiden letztendlich die Teilnehmer:innen über Erfolg oder Misserfolg Ihres Events.

6. Welche To-dos lagern Sie an externe Dienstleister:innen oder ein Sponsoring aus?

Auch Absprachen mit externen Dienstleister:innen, Sponsor:innen und das Personalmanagement auf der Veranstaltung selbst kostet Sie Zeit (und Geld). Denken Sie an Honorarkräfte wie Fotograf:innen, Catering und Bar-Personal, Techniker:innen (etwa auch für Livestreamings), Moderator:innen oder Speaker:innen, die Sie rechtzeitig buchen und ggf. bereits vorab bezahlen müssen. 

Vielleicht lohnt es sich auch, das komplette Eventmanagement an eine Eventagentur auszulagern oder gar Personal inhouse befristet einzustellen. In jedem Fall sollten Verantwortlichkeiten, Stellvertretungen und Aufgabenbereiche festgelegt werden, bevor es mit der Veranstaltungsplanung richtig losgeht.

7. Brauchen Sie ein Sicherheitskonzept oder ein dezidiertes Risikomanagement?

Ganz gleich, wie groß ihre Veranstaltung am Ende ist, auch bei kleinen Corporate Events lohnt es sich, vorab noch mal ein Blick auf Haftpflichtversicherung & Co zu werfen. Arbeiten Sie mit externen Kräften zusammen, sollte ohnehin abgeklärt werden, wer im Ernstfall für welche Schäden haftet. Denken Sie auch an Thematiken wie Barrierefreiheit oder das Einrichten von Rettungswegen. Öffentliche Veranstaltungen müssen zudem rechtzeitig dem Ordnungsamt gemeldet werden. GEMA-Gebühren und Ausschanklizenzen könnten zudem ein weiterer Punkt auf ihrer To-do-Liste sein.

8. Welche Marketingmaßnahmen braucht es vor und nach dem Event?

Die Werbetrommel rühren, Influencer:innen einladen, Merchandising für das Event und die Nachberichterstattung, Planung und Berechnung der No-Show-Rate … egal, wie Sie Ihr Event publik machen, alle diese Maßnahmen belasten nicht nur Ihr Marketingbudget, sondern wollen auch zeitlich sinnvoll eingeplant werden. Und vergessen Sie nicht: Nach dem Event ist vor dem Event! Auch Dankes-E-Mails, Fotogalerien, Pressematerial, Umfragen und Feedbackmanagement fordern ihre Zeit ein.

Nachdem das Ziel Ihrer Veranstaltung feststeht und Sie bereits wichtige Vorüberlegungen zu Ihrem Budget getroffen haben, sollten Sie, wenn auch noch nicht auf Papier, zumindest im Kopf eine Vorstellung davon haben, welche Ausgaben erwartbar sind, in welche Kostenpositionen Sie eventuell überdurchschnittlich viel investieren wollen und welchen Kostenpositionen Sie besonders viel Aufmerksamkeit schenken werden.

Grundsätzlich gibt es vier Kostenarten im Eventbudget:

• Selbstkosten 

(Kosten, die Sie selbst ausgeben wie etwa Personalkosten für die Planung der Veranstaltung)

• Fremdkosten

(Dienstleistungen und Services, die Sie von extern einkaufen)

• Fixkosten

(einmalige Kosten pro Veranstaltung)

• Variable Kosten

(Kosten, die je nach Teilnehmer:innen variieren, wie etwa die Kosten für Goodie-Bags)

Das Eventbudget planen mit Pleos Checkliste

Beim Budgetieren sollten Sie immer an alle einzelnen Schritte denken, die zur Eventplanung gehören und die organisiert werden wollen. Nutzen Sie gerne unsere Checklisten-Vorlage weiter unten, aber denken Sie immer daran, dass Ihre letztendliche Kostenauflistung alle Ihre individuellen Event-Bestandteile beinhalten sollte.

Um das Budget realistisch einzuschätzen, empfiehlt es sich bei jedem Kostenpunkt einen Puffer bzw. mit einem finanziellen Spielraum zu planen. Denken Sie an kalkulierbare Risiken! Auch wenn Sie bei der Planung noch so minutiös vorgehen, uneingeplante Kosten gibt es fast immer.

Beim professionellen Planen von Veranstaltungen sind und sollten Hilfsmittel wie Checklisten oder digitale Projektplanungstools immer erlaubt sein. Mit solchen gewinnen Sie einen guten Überblick über Ihr Eventbudget. Wir empfehlen dabei, in Kategorien zu arbeiten und so von Anfang an, Ausgaben, Einnahmen, SOLL- und IST-Kosten im Blick zu behalten.

Ausgabenlimits festlegen und im Blick behalten

Nachdem Ihre SOLL-Ausgaben nun budgetiert sind und Ihre Vorkalkulation abgeschlossen ist, stellt sich die Frage, wie Sie diese Ausgaben am besten im Blick – und unter Kontrolle – behalten.

Wir hätten da eine Idee!

Pleo ist eine ganzheitliche Ausgabenlösung, die Ihnen Folgendes ermöglicht …

1. Innerhalb weniger Minuten neue Bezahlkarten mit individuellen Ausgabenlimits ausstellen

Unternehmen, die Pleo nutzen, können selbst an freie Mitarbeiter:innen Pleo-Karten ausstellen und diese mit einem individuellen und jederzeit anpassbaren Ausgabenlimit bzw. Budget versehen. 

2. Transaktionen in Echtzeit einsehen und für die Zwischenkalkulation mitaufnehmen

Sobald eine Ausgabe getätigt wird, kann diese in Echtzeit eingesehen, überprüft und automatisch in die Zwischenkalkulation mit aufgenommen werden. Auch das Einplanen von Vorauszahlungen und das Managen Ihres Unternehmens- bzw. Event-Cashflows wird somit erleichtert. Eine transparente Kostenübersicht in Echtzeit unterstützt Sie außerdem bei der Kommunikation mit Event-Stakeholdern.

3. Budgetposten mithilfe von Ausgabenkategorien überblicken

Nach dem Bezahlen mit der Pleo-Karte werden Sie von der mit der Bezahlkarte verknüpften App dazu aufgefordert, den Zahlungsbeleg zu fotografieren und die Ausgabe einer Kategorie zuzuordnen – etwa der Kategorie „Event-Dekoration“. Damit wird es zum Kinderspiel innerhalb Pleos die verschiedenen Budgetposten genauestens im Auge zu behalten.

Und die Buchhaltung freut sich gleich doppelt: Denn wichtige Belege werden somit automatisch digitalisiert, GoBD konform verarbeitet und Ausgaben automatisiert vorkontiert, bevor sie über eine von Pleos nahtlosen Schnittstellen zu anderen Buchhaltungsprogrammen wie etwa DATEV überführt werden können.

Liquidität gewährleisten: ob vor Ort, offline oder online

Stellen Sie sich einmal kurz vor, Ihre Veranstaltung ist im vollen Gange, aber auf einmal geht der Bar das Eis aus. Jetzt heißt es schnell handeln, denn auf warme Cocktails stehen die Wenigsten. Vielleicht kommen Sie jetzt auf die Idee, Ihren Azubi schnell zur nächsten Tankstelle zu schicken. Aber womit soll er bezahlen? Und können Sie sich wirklich darauf verlassen, dass er der Buchhaltung den Beleg für das zusätzliche Eis nächste Woche noch vorlegen kann?

Mit unseren smarten Firmenkarten können Sie alles, immer und überall bezahlen. Versprochen!

Pleo-Karten sind als physische oder virtuelle Firmenkarten verfügbar und bedienen sich am sogenannten Pleo-Wallet. Fällt das Guthaben in Ihrem Pleo-Wallet unter einen von Ihnen bestimmten Wert, kann es automatisch per SEPA-Lastschriftverfahren mit neuem Guthaben von Ihrem eigentlichen Geschäftskonto aufgeladen werden. 

Überdies sind Pleo-Karten Commercial Cards von Mastercard, die von über 3 Millionen Händlern weltweit akzeptiert werden und sich mit Apple Pay und Google Pay verknüpfen lassen. Ob online gebuchte Fahrten mit der Deutschen Bahn, Flüge oder den mit Ihrer Apple Watch gezahlten Coffee-to-go an der Ecke … mit Pleo zahlen und managen Sie wirklich alle Ausgaben effizient.

Und die Belege?

Die Belegerfassung erledigt sich quasi von selbst, indem Belege per mobiler Pleo-App noch unterwegs fotografiert werden können und der Buchhaltung somit für immer und ewig in digitaler Form vorliegen.

Smartes Abrechnen von Verpflegungs- und Reisekosten rund um Veranstaltungen

Falls bei Ihrer Veranstaltung keinerlei Reisekosten anfallen, überspringen Sie diesen Teil gerne. Für alle anderen hält Pleo ein Feature namens Rückerstattungen bereit, das die Abrechnung von An- und Abreißen zum Event sowie Kosten rund um Verpflegung um Lichtjahre vereinfacht. Ganz ohne Excel und langatmige Prozesse rund um Reisekostenabrechnungen.

Kaufen Sie Flug- oder Bahntickets sowie Hotelübernachtungen mit Pleo und ordnen Sie diese in wenigen Klicks direkt der entsprechenden Ausgabenkategorie, etwa „Personal An- und Abreise zum Event“, zu. Die Ausgaben werden automatisiert den entsprechenden Sachkonten zugeordnet. Ihre vorbereitende Buchhaltung erledigt sich quasi von allein.

Benzinkosten und Kilometerpauschalen überblicken, verwalten und auszahlen

Statten Sie Personal, das mit dem eigenen Auto zum Event an- und abreist, mit einer Pleo-Karte aus und lassen Sie es an der Tankstelle mit Pleo bezahlen. Die Ausgaben für Benzin wandern so automatisch richtig vorkontiert in die Buchhaltung.

Wenden Sie die Kilometerpauschale an, kann auch diese ganz leicht in Pleo verwaltet werden. Dazu öffnen Pleo-Nutzer:innen einfach die App und geben Startadresse und Zieladresse ein ihrer Reise ein. Pleo verrechnet die zustehende Pauschale automatisch und erstellt automatisiert eine Reisekostenabrechnung für die Buchhaltung.

Verpflegungsmehraufwand weltweit überblicken, verwalten und auszahlen

Auch bei der Verwaltung der Verpflegungskosten für Ihr Personal hilft Pleo. Reisedetails werden einfach in die App eingegeben und Pleo berechnet je nach Ort und Dauer der Reise die korrekte Verpflegungspauschale. Für Pleo-Nutzer:innen und Finanzteams ist so leicht nachvollziehbar, welche Ausgaben im Budget der Reise liegen und welche nicht. Mahlzeiten auf Reisen können als Privatausgabe markiert und automatisch von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Wird das Budget überschritten, welches Sie im Voraus festgelegt haben, wird diese Differenz ebenfalls automatisch als Privatausgabe in Pleo festgehalten.

Erfassung der tatsächlichen Veranstaltungskosten

Schwirrt Ihnen der Kopf von all den Informationen rund um die Budgetplanung von Veranstaltungen?

Eines können wir Ihnen versichern: Halten Sie alle Ihre Ausgaben in entsprechenden Ausgabenkategorien mit einer Ausgabenlösung wie Pleo in Schach, ist die Nachkalkulation alles andere als Raketenwissenschaft.

Solange Sie alle Ihre Ausgaben über Pleo laufen lassen, sehen Sie auch alle tatsächlichen Kosten, noch während Sie Ihre Veranstaltung planen, bereits in unserer Daten und Analyse-Echtzeitübersicht. Das Reporting für die Zwischenkalkulation sowie ein Budgetabgleich (SOLL/IST) ist damit allzeit verfügbar und auf dem aktuellsten Stand.

Für eine exakte Nachkalkulation müssen Sie jetzt nur noch die tatsächlichen Einnahmen gegenrechnen.

Sie sehen also, mit der richtigen Strategie, gut durchdachten Checklisten und smarten Tools behalten Sie Ihr Budget vom Anfang bis zum Ende der Veranstaltung ohne viel Kopfzerbrechen unter Kontrolle. Zumindest budgetseitig sollte dem Erfolg Ihrer Veranstaltung jetzt nichts mehr im Wege stehen.

Also dann: Get the party started. 🥂