El IVA deducible en los gastos de empresa

Toda empresa que lleve varios ejercicios contables a la espalda lo conoce.

Y las que no, deberían, ya que el IVA deducible es uno de los mejores aliados de todo negocio que se precie.

El ahorro económico trimestre tras trimestre es solo el beneficio principal, pero no el único.

Y hay bastantes cosas a tener en cuenta, que cuando se trata de tributar la Agencia Tributaria no perdona y conviene tenerlo todo clarinete.

Si tienes una empresa con gastos deducibles —o al menos, sospechas que los gastos de tu empresa lo son pero no lo tienes claro—, sigue leyendo, que vamos a adentrarnos en el conveniente y lucrativo mundo del IVA deducible 🙌

¿Qué es el IVA y qué significa?

El significado de IVA es «Impuesto sobre el Valor Añadido», que por sí solo no dice mucho.

«¿Valor añadido? ¿Eso qué es? ¿Qué es el IVA realmente?»

Todo viene explicado en la Ley de IVA pero a efectos prácticos y de forma resumida, el IVA es un impuesto que solamente paga el consumidor final.

El usuario.

La mala noticia es que es prácticamente inevitable. Al comprar leche, al pagar el gimnasio, un ticket de metro… con casi cualquier producto o servicio que se pueda adquirir, todo usuario paga IVA.

La buena es que tú, como empresa, eres tan solo una mera recaudadora.

Cambia el chip al modo business.

Tu empresa vende productos o servicios, que también llevan un IVA asociado.

Toda venta que hagas llenará tus arcas con un poco de IVA, que tendrás que entregar religiosamente a Hacienda al final de cada trimestre.

¿Fin?

Noooo: ahí entra en juego el IVA deducible.

Tu empresa también genera gastos, ¿no? Pues ese es el momento para deducir o desgravar IVA: el IVA de aquellos gastos que sean deducibles podrás descontarlo del IVA recaudado con la venta de tus productos y servicios.

Desgravar es la versión más informal de deducir, por cierto, pero viene a ser lo mismo.

Parece un poco lioso, pero es muy sencillo: tu empresa genera IVA y paga IVA; esa diferencia es la que se lleva Hacienda.

Los consumidores finales, como tú mismo cuando te compras una televisión o el periódico, pagan el IVA al completo… Y ahí queda la cosa.

Pero estamos aquí para centrarnos en el IVA deducible para tu empresa, así que seguimos.

¿Qué tipos de IVA existen y cuáles son?

La ley española recoge tres tipos impositivos de IVA.

El tipo general es el 21 %. Con este tipo se gravan todos los productos o servicios no pertenecientes a los otros dos grupos.

El del 10 % es el IVA reducido, e incluye productos y servicios considerados como «necesarios», como puedan ser el agua, los productos sanitarios, los servicios de movilidad, etc.

El 4 % es el IVA superreducido, que implica solamente productos que son de primerísima necesidad: frutas y verduras, medicamentos, libros…

Echa un ojo a este post sobre tipos de IVA en España en el que profundizamos mucho más en los tres tipos impositivos.

Aquí nos vamos a centrar más en los apellidos del IVA: repercutido y soportado, conceptos clave para comprender bien de qué va esto del IVA deducible.

IVA repercutido o devengado

¿Qué es el IVA devengado? ¿Es lo mismo que el IVA repercutido?

Lo es, y hace referencia al IVA que tú, como empresa, generas al vender tus productos o servicios.

Pongamos como ejemplo que tu empresa diseña, fabrica y vende impresoras.

Cada vez que vendas una, ya sea a otra empresa o a un cliente final —en caso de que hagáis venta minorista—, el IVA repercutido o devengado será el IVA generado.

Si cada impresora le cuesta una base imponible de 100 € al cliente, tu empresa recaudará 21 € de IVA (el 21 % de 100 €).

El cliente pagará 121 € de su bolsillo y tu empresa cobrará 121 €, de los cuales 21 € pertenecerán a la Agencia Tributaria, y se los tendrás que pagar en la próxima declaración de IVA.

IVA soportado

Para vender más impresoras como mayorista, has mandado a Pedro a reunirse con un importante cliente, que se encuentra en otra ciudad.

Pedro va en avión, invita a cenar al cliente para hablar de negocios y hace noche en un hotel antes de volar de vuelta.

El IVA asociado a los billetes de avión, al hotel en el que se aloja Pedro y a la cena con el cliente —gastos de representación en toda regla— se conoce como IVA soportado.

Es decir, es el IVA que paga tu empresa al adquirir productos o servicios.

También será IVA soportado el asociado a la adquisición de nuevas sillas en la oficina, el café en la sala de descanso, el fontanero que te arregla un grifo o el de los materiales con los que tu empresa fabrica las impresoras.

¿Cómo se calcula el IVA soportado? No hay que hacer cálculo alguno; es absolutamente todo el IVA que paga tu empresa. Punto.

Eso sí: todo el IVA soportado no es necesariamente deducible, pero a eso llegamos enseguida. 

Ejemplos de IVA repercutido y soportado

Vamos con otro ejemplo de IVA soportado y repercutido.

Dejamos atrás las impresoras. Pongamos que ahora vendes servicios. De marketing, quizás con una agencia de publicidad digital.

El IVA repercutido o devengado sería el que tienes que cobrar a todos tus clientes nacionales e incluirlo en tooooodas las facturas que emites.

Si a uno le llevas una campaña de Google Ads de 500 € al mes, en la factura aparecerán los 500 € + un 21 % de IVA (105 €).

Si a otro le llevas la publi en redes sociales por 800 € al mes, cada factura llevará un IVA repercutido de 168 € (el 21 % de 800).

Y si tienes un tercero al que le has hecho una web de 3.000 €, con él habrás generado un IVA de 630 €.

En un ejercicio contable normal tendrías tres facturas del primer cliente, tres del segundo y una del tercero.

El IVA repercutido total sería de 105 + 105 + 105 + 168 + 168 + 168 + 630 = 1.449 €, propiedad de Hacienda.

Es decir, el IVA repercutido es toooooodo el IVA que generas vendiendo productos o prestando servicios.

¿Y el IVA soportado?

Será todo el que pague tu empresa. Así a bote pronto podría ser el asociado a estos servicios:

• Alquiler de la nave que usáis como oficina
• Herramientas de marketing para gestionar las campañas, construir webs o monitorizar redes sociales
• Billetes de avión, gastos de alojamiento y dietas cuando tenéis que viajar por trabajo para reuniros con un cliente o acudís a una formación
• …

Y ese IVA soportado… ¿se puede deducir?

Aaaaamigo; llegamos al cacao 🤓

Y por fin… ¡El IVA deducible!

¿Y qué es el IVA deducible?

El IVA deducible es aquel IVA soportado en un gasto que, al estar directamente relacionado con la actividad económica de tu empresa, te puedes deducir en cada declaración.

En el ejemplo que acabamos de ver decíamos que el IVA repercutido era de 1.449 €, que se los habías recaudado a Hacienda y que te los pediría al final del trimestre.

Lo que pasa es que tu empresa, para generar ese IVA asociado a los servicios que vendes, ha tenido unos gastos cuyo IVA se puede desgravar.

Hablábamos del alquiler de la nave en la que se ubica el equipo, las herramientas y los gastos de viaje, por ejemplo.

¿Están todos ellos relacionados con los servicios que presta tu empresa? ¿Son imprescindibles para el desarrollo de su actividad?

Sí, por lo que todo el IVA soportado sería también IVA deducible.

Pongamos que el IVA soportado —y deducible, como acabamos de ver— asociado a esa suma de gastos se va a 620 €.

En la declaración trimestral de IVA no tendrás que pagar los 1.449 € recaudados como IVA repercutido o devengado, sino 1.449 – 620 = 829 € en total.

Parece magia, pero no lo es: es una consecuencia de los bailes de gastos e ingresos, enemigos íntimos de la liquidez si no los controlas a la perfección.

Pero de eso hablamos al final 🏁

Requisitos para que el IVA de los gastos sea fiscalmente deducible

¿Cuándo es deducible el IVA?

Como decíamos, el IVA es deducible fiscalmente si el gasto está directamente vinculado a la actividad económica desarrollada por tu empresa.

En el ejemplo de antes, supón que en la nave que alquiláis solo ocupáis la mitad como oficina, para trabajar el marketing de vuestros clientes.

En la otra mitad vives tú.

Si el alquiler es de 2.000 € + IVA, este ascenderá a 420 €, pero de ahí solo serán deducibles 210 € —la que corresponde al alquiler de la mitad de la nave que se utiliza para trabajar—.

Así pues, ese es el primer requisito, pero no el único.

También será necesario que el gasto esté debidamente justificado con facturas que incluyan todos los datos: 

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Lugar de emisión
• Datos fiscales del proveedor
• Datos fiscales de tu empresa
• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado
• Cuota repercutida
• Moneda en la que se ha realizado el pago

Las facturas simplificadas pueden ser suficientes siempre que contengan los datos del destinatario y el desglose del IVA, según el art. 7.2 del Reglamento de Facturación. 

Y como tercer requisito tenemos que la factura debe estar debidamente registrada en los libros de registro de IVA.

Esto, si no haces un seguimiento exhaustivo y metódico de todos los gastos deducibles de tu empresa, la cosa se puede descontrolar.

El descontrol lleva a errores en las liquidaciones y ellos, a multas por parte de Hacienda o a no poder aprovechar el mejor de los beneficios de deducir el IVA: el dinerito 💰

Beneficios de deducir IVA para las empresas

El gran, grandísimo beneficio de tener bien controlado el IVA deducible para tu empresa es que vas a contar con un dinero adicional que oye, con toda seguridad vendrá genial.

No es lo mismo recibir 8.000 € de IVA repercutido y darle a Hacienda los 8.000 € que recibir 8.000 y darle solo 5.000, ¿no?

En realidad esos 3.000 € no es que te los regale, sino que los has adelantado pagando algunos tipos de gastos de tu empresa.

Si llevas una contabilidad avanzada ya contarás con esos 3.000 € antes de hacer la declaración; si no, una sorpresita de 3.000 € no hace daño a nadie 🙃

Pero a ver, no nos quedemos ahí.

Además del económico evidente, ¿qué otros beneficios acompañan al IVA deducible?

• Podrás analizar mejor las finanzas de tu empresa, con lo que tomarás mejores decisiones, basadas en datos reales.
• También podrás detectar fraudes; es un clásico que algún listillo hinche las notas de gastos. Controlando el IVA deducible, estas variaciones voluntarias serán más detectables.
• Aumentarás la liquidez de tu empresa al recuperar el IVA que ya has pagado, porque si no lo dedujeras de tus declaraciones correctamente el resultado a ingresar en Hacienda sería mayor.

Pues no se queda cojo el asunto del IVA deducible, ¿eh?

Ejemplos de gastos con IVA deducible

Hemos visto un par de casos para reflejar lo que es el IVA devengado o repercutido y el soportado; vamos ahora con el deducible.

Los ejemplos más notables para tu empresa son el coche, las comidas y los viajes.

Deducir el IVA del coche de empresa

Tu empresa compra un coche para que tu equipo se mueva y visite a clientes y proveedores.

¿Qué porcentaje del IVA es deducible del coche de empresa? 

¿El IVA de la gasolina es deducible también?

La respuesta viene dada en la Ley de IVA: si quieres deducirte el IVA de tu coche de empresa, podrás hacerlo tan solo en un 50 %, tanto en la adquisición como en el mantenimiento.

Es decir, si al comprar un coche para tu empresa soportas un IVA de 2.000 €, fiscalmente solo podrás deducirte 1.000 €.

Después, para cada reparación, revisión, cambio de ruedas, ITV y demás, se seguirá el mismo criterio del 50 % del IVA total, al igual que con el IVA de la gasolina. 

Ah, y una anotación: lo del 50 % es la regla general, aunque la ley también contempla casos en los que se permite la deducibilidad del 100%.

Deducir el IVA de las comidas de empresa

El IVA es deducible en las comidas de empresa al 100 %, siempre que el correspondiente gasto se considere deducible a efectos del Impuesto de Sociedades o de IRPF. 

Conviene saber que para deducirte el IVA es necesario que a la factura no le falten datos, cuidado. 

En algunos restaurantes no emiten facturas completas sino simplificadas, pero si no aparecen todos los datos que hemos visto antes… no podrás deducírtelas.

¿Y qué podemos considerar como «comidas de empresa»?

Cuando invitas a comer a un cliente, por ejemplo, o cuando tu equipo desayuna, come o cena fuera por trabajo.

Deducir el IVA de los gastos de viaje

Otra partida importante en cuanto al IVA deducible.

Cuando alguien de tu equipo sale de viaje suele tener gastos fijos como el transporte, el alojamiento o las dietas.

El IVA asociado a todos ellos, si se justifica debidamente con facturas, es deducible en un 100 %.

Para eso, claro, es necesario que a la factura no le falte nada de lo que hemos visto antes y que esté reflejada en el Libro de Facturas Recibidas.

Otros gastos con IVA deducible

Vamos con otros gastos comunes con el IVA deducible: 

• Alquileres, siempre y cuando lleven IVA 
• Servicios profesionales como puedan ser jurídicos, de marketing, etc.
• Bienes de inversión: ordenadores, sillas, papelería, impresoras, etc.
• WiFi
• Suministros
• …

Cuando tengas dudas, hazte la pregunta: ¿el concepto de la factura está directamente relacionado con la actividad económica de tu empresa?

Si es que sí, pasa a la siguiente: ¿tienes la factura completa con TODOS los datos que hemos visto antes?

Si vuelve a ser que sí ya solo te queda poner la puntilla: incluirlo en el Libro Registro de Facturas Recibidas.

¡Listo!

Ejemplos de gastos con IVA no deducible

Lo hacemos al revés ahora. Un IVA no será deducible cuando no cumpla la triada de condiciones:

• Concepto directamente relacionado con la actividad económica de tu empresa
• Factura completa
• Registro en los libros de IVA

Pero espera, que la ley señala algunos casos en los que el IVA no es deducible.

No son muchos y probablemente no te afecte ninguno pero por si acaso, aquí va un breve listado de ejemplos de gastos con el IVA soportado no deducible:

• Bebidas alcohólicas y tabaco
• Compra de joyas y alhajas
• Bienes y servicios destinados a la atención al cliente
• Cestas navideñas
• Comidas de empresa de Navidad

Y lo que te decíamos hace un rato: el IVA deducible solo tiene sentido si se controla bien. Con orden.

Descontrolados pueden ser un auténtico dolor de cabeza —y que solo sean eso; meterse en un lío con la Agencia Tributaria es un escenario mucho peor—.

También existe la prorrata del IVA...

La prorrata del IVA, en términos contables, es un concepto fundamental que afecta a la deducibilidad del IVA soportado por una empresa. Cuando una empresa realiza tanto operaciones sujetas a IVA como operaciones exentas de este impuesto, la prorrata del IVA se vuelve relevante para determinar el porcentaje del IVA que puede ser deducido. En resumen, la prorrata del IVA es una regla que se aplica cuando una empresa realiza simultáneamente operaciones que generan derecho a deducción de IVA y otras que no lo generan.

Así que a controlar y para ello, Pleo ✌

Cómo Pleo puede ayudar con el IVA deducible y los gastos

Mira que nos gustaría conseguir que pagaras menos por cualquier tipo de gasto, fuera deducible o no.

Aunque estamos en ello y no podemos desvelarte nada, sí que podemos animarte a que lo controles todo desde nuestra app.

Sea el gasto que sea, cuando alguien de tu equipo paga con una tarjeta Pleo y sube una foto de la factura, queda todo registrado en el sistema.

Finanzas podrá revisarlo, aceptarlo, hacer las modificaciones que estime convenientes… y fin de la historia.

Sin facturas a las que le faltan datos, sin errores en las declaraciones y sin papeles extraviados.

Con orden. Sabiendo qué tipo de gastos de trabajo se pueden desgravar. Y con un control total del IVA deducible por parte de finanzas, para eliminar cualquier error humano.

Dale tarjetas para gastos de empresa a tus equipos, despreocúpate y empieza a ahorrar desde ya ✊