Es el momento de modernizar tu política de gastos de viaje (y he aquí el por qué)

Allá por 2020, publicamos nuestro informe anual The State of Spending: How business reacted to Covid, en el que analizamos cómo nuestros clientes de toda Europa se estaban adaptando a los nuevos retos resultantes de la pandemia. 

Un dato evidente —casi predecible— que emergió del estudio fue la contracción del gasto en viajes, que descendía un 76 % tras el encierro inicial, cayendo así dos puestos en el ranking de las 10 principales categorías de gastos.

Por suerte, lo peor ha pasado.

Eso nos dejó pensando en qué ha cambiado y qué no. Y, sobre todo, en qué tendencias formarán parte del futuro laboral en general, y de los viajes de empresa en particular.

En este artículo te contamos cuáles han sido los principales detonantes del cambio y qué puede hacer tu empresa para moverse como pez en el agua dentro de la situación actual.  

¿La mejor forma de empezar? Una nueva y resplandeciente política de gastos que mantenga al equipo de viajeros —así como al de financieros— productivo y feliz ✨

Qué es una política de gastos de viaje y por qué tu equipo la necesita

Muy simple: una política de gastos de viaje es un conjunto de reglas para que tus empleados sepan cómo, cuándo y cuánto dinero pueden gastar en experiencias relacionadas con su trabajo. 

Las razones para tener una son muchas, pero sobre todo giran en torno al control y la previsión. Y es que si hablamos de gastos, bien está lo que bien registrado acaba 🤓

Control del gasto

Las prioridades de una empresa y las de su gente no siempre van a coincidir. La compañía puede poner el coste, la seguridad o los aspectos de compliance arriba del todo en la lista, mientras que el empleado quizás piense más en comodidad y facilidad. 

Y esto es lo bueno de una política de gastos: que una simple cantidad orientativa puede actuar como esa referencia necesaria, tanto para quien gestiona el gasto como para quien intenta reservar un hotel o un billete de tren. 

Alineamiento total 

Una política de gastos común establece reglas básicas para todo el mundo y promueve la transparencia a lo largo y ancho de la empresa, o si lo prefieres, de arriba a abajo: del CEO al aprendiz. 

Ese mensaje de «todos remamos en la misma dirección» puede reducir considerablemente la tentación de gastar fuera del límite marcado. Aunque, por supuesto, eso no elimina por completo la posibilidad de fraude. 

Y aquí es donde tu política de viajes vuelve a brillar: si está bien hecha, definirá las reglas del juego y qué sucede cuando alguien se las salta; tema importante el de la responsabilidad 👀

Un plan para el futuro

Cuando todos saben cómo, cuándo, cuánto gastar y en qué, tu equipo financiero no solo duerme mejor por las noches, sino que también lo borda con el forecasting y la planificación de presupuestos.  

Además, revisar cuánto se está gastando realmente la gente en sus viajes de trabajo puede ofrecer información útil para ahorrar dinero adaptando la política de viajes.

¿Hay algún tipo de gastos que se podría evitar? ¿Alguna forma de optimizar? Por ejemplo, si el gasto en hoteles de una determinada ciudad se está disparando, quizás podría considerarse un alquiler temporal de negocios o un Airbnb. 

Que haya que definir bien la política de viajes en un inicio no quiere decir que no convenga revisarla de cuando en vez. Y eso nos lleva a la siguiente cuestión. 

Un punto extra por mantener tu política siempre fresca 

Asegurar que tu política de gastos de viaje está actualizada es un punto extra, pero crucial. 

La introducción de nuevas formas de viajar (como SpaceX), la consumerización de los viajes de negocios, y servicios como Uber o Airbnb han transformado la forma en que viajamos, incluso antes de la COVID-19.  

Si no haces sitio en tu política para los nuevos cambios, se convertirá en una herramienta obsoleta —con información insuficiente o irrelevante— más pronto que tarde. Y lo que tendría que ser una ayuda para los empleados se convierte en un punto añadido de fricción.  

Sin indicaciones apropiadas, sus experiencias de viaje serán más inciertas y estresantes, y aumentarán las probabilidades de que no cumplan con las expectativas de gasto de la empresa. 

Al ritmo de un equipo descentralizado

En los últimos años, el panorama laboral también ha experimentado transformaciones; sobre todo la percepción del trabajo remoto e híbrido a medida que los beneficios del teletrabajo iban saliendo a la luz. 

Tener la posibilidad de elegir el ambiente de trabajo se ha convertido en una pieza básica para atraer talento, y las estadísticas son claras a este respecto, con un 68% de las personas que prefieren un entorno laboral flexible e híbrido.

La gente ya no solo quiere decidir si se pasa hoy por la oficina y mañana se queda en casa para aumentar su productividad; gracias al auge de los nómadas digitales, trabajar desde un país u otro también está dentro de la ecuación.

Somos humanos y las interacciones en persona —vernos, reírnos, brindar juntos por los pequeños éxitos— son un elemento clave del éxito empresarial, ya sea en eventos formales, reuniones informales o en retiros en los que toda la empresa pueda socializar. 

Y por supuesto, los empleados necesitan guías claras sobre cómo gestionar sus gastos cuando viajan para reunirse con clientes o compañeros de trabajo.

Cuando el ocio y el trabajo cada vez se parecen más

Con Slack y Gmail en el móvil y una flexibilidad laboral que no deja de aumentar, la tradicional jornada de 9 a 6 se desdibuja cada vez más. Y algo similar sucede con los viajes de trabajo.

Palabras como bleisure (business + leisure) o workations (work + vacations) han llegado para quedarse en nuestro vocabulario. Y según la Asociación Global de Viajes de Negocios, el número de empleados interesados en combinar viajes de negocios con ocio va en aumento. 

Como empresa, es importante facilitar este tipo de experiencias, no solo porque contribuyen a que el empleado esté feliz y motivado, sino porque también reducen el estrés y la ansiedad, y todo ello se traduce en un aumento de la productividad. 

Un gesto tan sencillo como explicar en tu política cómo extender una estancia de hotel, por ejemplo, demuestra que tu organización se preocupa por el bienestar de sus empleados, ayudándoles a gestionar su tiempo de ocio —tanto como el de trabajo— con facilidad. 

A ver esa nueva política de viajes 

Ahora que ha quedado claro por qué debes tener una política de viajes y mantenerla actualizada, probablemente te haya entrado el gusanillo… o eso esperamos 🙃

¿Y ahora por dónde empiezas a trabajar? 

Sigue la flecha y en pocos minutos tendrás listas las directrices necesarias para que todo tu equipo gestione los gastos de viaje como toca. ¡Alehop! A crear una política de gastos se ha dicho.