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Le Blog Pleo

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Davantage impliqués dans les comités stratégiques et les décisions du conseil d'administration, le DAF tend à évoluer vers un rôle plus transversal au sein de l'entreprise. Cependant, un nombre important de tâches chronophages, répétitives et à faible valeur ajoutée l'empêche de rester centré sur son cœur d'activité. Le résultat de l'étude que nous avons menée auprès de 426 professionnels français en atteste : 35 % des DAF estiment qu’un allègement des procédures administratives les aiderait à mieux effectuer leurs tâches. Ils sont plus de 20 % à souhaiter une plus grande automatisation des processus manuels ainsi qu’un aperçu clair et en temps réel des données. DAF, RAF : comment vous libérer du temps pour l'analyse des coûts ? Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour optimiser vos processus et rester concentré sur les tâches à forte valeur ajoutée.

1 - Mettre en place les bons outils pour automatiser les tâches de faible valeur ajoutée

La digitalisation et l'automatisation de la gestion financière offrent une simplification des processus internes des services comptabilité, finance et contrôle de gestion. De nouveaux outils sont à la disposition des entreprises pour prendre en charge de nombreuses tâches répétitives et chronophages : production de données, réconciliation, rapprochement, etc. Le but ici est d'automatiser le traitement et la diffusion des données pour rester centré sur leur analyse. Pour gagner du temps et consacrer leur activité à des tâches plus stratégiques, les équipes comptabilité, finance et contrôle de gestion peuvent compter sur une vaste gamme de solutions que nous survolons ici.

  • Les ERP (Enterprise Resource Planning) systèmes de gestion intégrés couvrant de nombreux aspects de l'entreprise : comptabilité, gestion des ressources humaines, achats, gestion de la production, etc. Les ERP peuvent automatiser les processus financiers en permettant une entrée centralisée des données. Ils offrent une vision en temps réel des performances financières de l'entreprise.
  • Les outils de gestion des dépenses, facilitant la gestion et l'analyse des dépenses de l'entreprise.
  • Les logiciels de facturation organisant la génération et l'envoi des factures électroniques en quelques clics. Ces systèmes peuvent également assurer un suivi des transactions pour garantir les délais de paiement.
  • Les logiciels de gestion de trésorerie permettant de visualiser et d'anticiper les flux de trésorerie.
  • Les outils de reporting BI (Business Intelligence) capables de générer des rapports financiers détaillés en temps réel et de suivre les indicateurs clés de performance financière de l'entreprise.
  • Les solutions de signature électronique accélérant les processus de signature et réduisant les délais de traitement.

2 - Documenter et déléguer pour rester centré sur les tâches stratégiques

L'une des meilleures méthodes pour une bonne maîtrise de son temps au travail consiste à déléguer les tâches chronophages à ses collaborateurs ou à des intervenants externes. Afin de passer le relais dans les meilleures conditions, le mieux est de systématiser la gestion des activités à déléguer, c'est-à-dire créer des process d'opération documentés et duplicables. Pour que les informations soient faciles d'accès et toujours disponibles, il est conseillé de les centraliser dans une base de données partagée.

2.1 - Des tutos écrits pour documenter les différents stades d'une procédure

La production de tutoriels sous forme d'écrit garantit une meilleure compréhension de chaque procédure. Elle rend le processus plus facile à suivre pour ceux qui n'ont jamais effectué la tâche auparavant. Ces tutoriels écrits peuvent inclure des captures d'écran, des diagrammes ou des illustrations pour expliquer les différentes étapes d'une procédure.

2.2 - Déléguer avec des tutos vidéos pour une approche plus visuelle 

Des tutoriels sur support vidéo peuvent compléter les instructions écrites. Ils s'avèrent très utiles pour mettre en évidence le fonctionnement d'une application ou d'un logiciel et son parcours d’utilisation du début à la fin. Les plans rapprochés et les captures d'écran sont particulièrement efficaces pour suivre le chemin de navigation et montrer en image comment effectuer une tâche de manière pratique et les étapes en action.

2.3 - Quelques outils pour documenter, déléguer et collaborer avec ses équipes

De nombreuses solutions numériques peuvent faciliter la documentation et la centralisation des informations. Nous vous présentons les outils les plus connus. 

  • Google Drive : plateforme de stockage de fichiers sur le cloud pour la conservation et le partage de photos, vidéos, tableurs, présentations, contacts, etc.
  • Notion : outil de gestion de projet sur site basé sur le cloud pour la conservation d'enregistrements et de bases de données, la planification de tâches et la création de notes.
  • Loom : solution d'enregistrement vidéo et de partage d'écran.

3 - Savoir s’entourer des meilleurs experts pour gagner en efficacité et en productivité

S’entourer des meilleurs experts peut aider à alléger le fardeau des tâches chronophages pesant sur les services internes. Pour améliorer la productivité de l'équipe, expert-comptable et DAF part-time peuvent prendre en charge certaines tâches fastidieuses et/ou délicates. Ces intervenants extérieurs exercent leur activité à temps partiel pour plusieurs entreprises simultanément. Dans le cadre de leur mission, ils peuvent prendre à leur compte la gestion des aspects stratégie et finance, contrôle de gestion, comptabilité, gestion des données informatiques, supervision des fonctions support, etc.

4 - Mettre en œuvre une routine pour une gestion du temps optimisée

Une gestion du temps optimisée passe également par la planification régulière de temps dévolu à l'analyse de la performance, à la présentation de rapports et aux réunions individuelles avec les managers. Avec la mise en place d’un calendrier avec des blocs dédiés, le DAF a la certitude d'allouer le temps nécessaire pour l'exécution de ces tâches de manière fiable et efficace. Le but de cette méthode d'organisation ? Maintenir le focus sur les objectifs clés et s'assurer qu'aucune tâche n'est négligée.

Pleo, solution de gestion des dépenses professionnelles permet aux entreprises de simplifier la gestion des dépenses professionnelles et des frais engagés par leurs équipes. Il offre aux services finance, comptabilité et contrôle de gestion une visibilité et un contrôle en temps réel des dépenses. Grâce à ses multiples fonctionnalités et ses intégrations comptables, Pleo vous fait gagner un maximum de temps et d'argent. Pleo propose également des cartes d'entreprise pour vos collaborateurs et met à votre service son processus automatisé de remboursement des notes de frais

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