E-facturatie: alles wat je moet weten

Heb je ons CFO-handboek voor 2024 al gelezen? Dan komt de term e-facturatie je ongetwijfeld bekend voor. (Als je het handboek nog niet hebt gelezen, download hier je exemplaar!)

De nieuwe regelgeving rond e-facturatie heeft grote invloed op bedrijven in heel Europa. In dit blog leggen we je uit wat je moet weten over e-facturatie en welke regels gelden voor welke landen. Je kunt je hierdoor optimaal voorbereiden op de toekomst.

We zijn ervan op de hoogte dat wijzigingen in de regelgeving nog voor elke markt besproken worden. Dit blog wordt bijgewerkt zodra de huidige omstandigheden veranderen.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is de afkorting van ‘elektronische facturering’, oftewel: het digitaal versturen, ontvangen en verwerken van facturen. Dat klinkt niet heel revolutionair, maar er komt meer bij kijken dan alleen het digitaliseren van het factureringsproces.

Het voorstel voor e-facturatie is gericht op het terugvorderen van meer dan €11 miljard aan btw per jaar door afscheid te nemen van papieren administratie en door digitale handtekeningen in te voeren en belastingontduiking en fraude te voorkomen. e-facturatie heeft daarnaast als doel om bedrijven efficiënter te laten werken. 

De meeste bedrijven werken al grotendeels digitaal, zeker wat hun facturen betreft, maar we horen nog regelmatig verhalen van financiële teams die facturen afdrukken en per post versturen, waardoor het risico op gegevenslekken toeneemt. Ook leidt dit vaak tot dubbel werk en tot het verlies van kostbare informatie. Met e-facturatie kunnen deze risico’s worden geminimaliseerd.

De regels voor e-facturatie per land

In veel Europese landen zijn de regels rondom e-facturatie al van kracht. Wel varieert per land wat deze regels precies zijn. Daarover lees je hieronder meer.

Verenigd Koninkrijk

De wetten met betrekking tot e-facturatie zijn op dit moment nog niet van toepassing in het Verenigd Koninkrijk. Omdat deze wetten in heel Europa worden uitgerold, is de kans wel groot dat dit op afzienbare termijn verandert. Ben je in het Verenigd Koninkrijk actief? Dan is het zeker geen slecht idee alvast te investeren in je technologische infrastructuur.

Hier is alles wat je moet weten over factuurbeheer, inclusief hoe Pleo jouw bedrijf helpt bij het automatiseren van je boekhouding, waardoor je geen gemiste facturen meer hebt en geen vertragingskosten meer betaalt.

Frankrijk

Frankrijk heeft onlangs zijn verplichte B2B e-facturaties- en B2C e-rapportagemandaten uitgesteld, maar dat betekent niet dat e-facturatie geheel van de baan is. Sterker nog, in 2025 nemen bedrijven deel aan een pilot waarin e-facturatie wordt getest. Grote, middelgrote en kleine bedrijven gebruiken tijdens deze pilot e-facturen en e-rapportages. Deze pilot staat gepland voor 2026 en 2027.

Het is het vermelden waard dat de Senaat een tegenvoorstel heeft ingediend om de verplichtingen rondom de nieuwe factureringswet van september 2026 naar juli 2025 te verplaatsen. Als het voorstel van de Senaat met een meerderheid van stemmen wordt aangenomen, moeten alle bedrijven vanaf 1 juli 2025 in staat zijn e-facturen te ontvangen en te verwerken. Bovendien moeten grote bedrijven tegen die datum in staat zijn hun e-facturen uit te geven.

Spanje

Op 15 september 2022 werd de Crea y Crece-wet definitief goedgekeurd. Dit betekent dat bedrijven en zelfstandigen verplicht zijn e-facturering te gebruiken voor commerciële transacties.

Deze regelgeving is nog niet definitief goedgekeurd door de Raad van Ministers. Zodra de regelgeving is gepubliceerd en goedgekeurd (we kunnen niet zeggen wanneer dit zover is), begint de periode waarin de betrokken bedrijven actie moeten ondernemen.

Bij de eerste fase zijn alle bedrijven en zelfstandigen met een jaarlijkse omzet van meer dan 8 miljoen euro betrokken. Ze hebben een periode van 1 jaar.

De tweede fase omvat de overige bedrijven en zelfstandigen. Deze hebben een jaaromzet van minder dan 8 miljoen euro. Ze zijn verplicht deze maatregel binnen 2 jaar toe te passen.

Duitsland

Duitsland voert vanaf januari 2025 e-facturatieregels in voor de B2B-sector. 'EN-compatibele' e-facturen worden de standaard in Duitsland, hoewel niet-conforme facturen in eerste instantie nog steeds worden geaccepteerd. Hiervoor geldt een geleidelijke uitfasering in de periode 2026-2028.

Denemarken

Denemarken loopt enigszins voor op de rest. In 2022 lanceerde het land een nieuwe boekhoudwet waarin e-facturatie verplicht werd gesteld. In deze wet zijn strengere eisen gesteld aan leveranciers van boekhoudsoftware, waaronder de mogelijkheid om elektronische facturen uit te geven, te ontvangen, te verwerken en te archiveren. Alle bedrijven zijn nu verplicht om Digital Bookkeeping Systems (DBS) te gebruiken die voldoen aan de overheidsnormen.

Zweden

Hoewel er geen duidelijke tijdlijn is voor het uitfaseren van niet-conforme facturen, heeft Zweden reeds de voordelen geschetst van de overstap naar e-facturatie. Het land heeft ook formele verzoeken aan de regering ingediend om verplichte e-facturatie in te voeren in de B2B- en G2B-sectoren. Ben je in Zweden actief, blijf dan op de hoogte, want e-facturatie zit ook hier in de pijplijn.

Nederland

Hoewel er nog geen verplichte regels zijn voor e-facturatie in Nederland, zijn er al diverse stappen gezet om de inkoopworkflow te digitaliseren. Dit is onder meer gedaan door e-bestellingen in te voeren via Pan European Public Procurement Online (PEPPOL). Er is een goede kans dat Nederland het voorbeeld van andere landen uiteindelijk zal volgen en e-facturatie op termijn verplicht stelt. Voor nu is daar echter nog geen sprake van.

Wil je op de hoogte blijven van wetswijzigingen en ontwikkelingen rondom e-facturatie? Plaats dit blog dan in je bladwijzers en keer er regelmatig naar terug. Wij zorgen dat de inhoud altijd up-to-date blijft. Zo weet je precies waar jouw bedrijf aan toe is.