Alles wat je bedrijf moet weten over facturenbeheer

We leven in een tijd waarin digitale transformatie centraal staat. Toch zijn er dingen die voelen alsof ze nooit veranderen. Denk bijvoorbeeld aan het ontvangen en betalen van facturen.

Factuurbeheer is een tijdrovende uitdaging voor bedrijven door heel Europa, en onze cijfers ondersteunen dat. In een recent onderzoek onder honderden financiële beheerders ontdekten we dat facturen voor de meeste bedrijven meer dan 50% van alle uitgaven uitmaken. En voor de helft van alle financiële teams zijn facturen goed voor 75% of meer van alle uitgaven.

Het belang van efficiëntie op dit gebied is cruciaal, maar daar zit ‘m ook meteen het probleem. Het beheer van facturen is voor veel bedrijven namelijk bijzonder inefficiënt ingericht.

Wat is een factuur?

Een factuur wordt uitgegeven door een bedrijf om een transactie met een klant vast te leggen. Het beschrijft de geleverde goederen of diensten, hoeveel verschuldigd is toen de transactie plaatsvond en de betalingsvoorwaarden.

Normaal gesproken heeft elke factuur een unieke referentie om beide partijen te helpen deze correct te volgen.

Wat is facturenbeheer?

Factuurbeheer is het proces waarmee bedrijven facturen die ze van leveranciers ontvangen, ontvangen, volgen, betalen en verantwoorden. Dit kunnen goederen zijn, zoals kantoorbenodigdheden of computerhardware, maar ook diensten.

Sommige facturen krijg je eenmalig binnen en kun je meteen verwerken. Andere komen elke maand als een uurwerk in je mailbox terecht. Weer andere komen op je bureau terecht op het slechtst mogelijke moment als het om je cashflow gaat.

Hoe gaat facturenbeheer in z’n werk?

Stel dat je IT-manager tien nieuwe laptops bestelt om de hardware van het IT-team te upgraden. Geweldig voor de developers die een nieuwe laptop krijgen, maar een stuk minder prettig voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor het boekhoudkundig verwerken van deze bestelling.

De factuur wordt naar de IT-manager gemaild nadat die de bestelling heeft geplaatst. Je IT-manager is hoogstwaarschijnlijk niet in de positie om een paar duizend euro uit te geven, dus worden de essentiële gegevens in plaats daarvan handmatig ingevoerd in je factuurverwerkingssysteem. Dat wordt vervolgens naar je financiële team doorgeschoven voor goedkeuring.

Je financiële team moet de factuur vervolgens controleren. Als ze tevreden zijn, ondertekenen ze de betaling. Er moet een beslissing worden genomen over wanneer de factuur moet worden betaald, aangezien zulke hoge kosten impact kunnen hebben op de bedrijfsbudgetten.

Omdat het om laptops gaat, is het ook nog eens noodzakelijk deze over meerdere jaren af te schrijven. En dan ben je er nog steeds niet, want wanneer de betaling is gedaan, moeten de bedrijfsrekeningen worden bijgewerkt om de betaling weer te geven.

Het probleem met traditioneel facturenbeheer

Elke fase van het factureringsproces brengt stress met zich mee, zoveel is duidelijk. Dat blijkt ook uit ons onderzoek.

Voor 18% van de financiële professionals die we spraken, geldt bijvoorbeeld dat het ontvangen van een factuur het meest inefficiënte onderdeel van het proces is. Of dat nu om het opvolgen van leveranciers gaat of om het controleren over de betaling tijdig is verwerkt.

Voor anderen blijkt de grootste stress het goedkeuren van het papierwerk. Denk daarbij aan het opsporen van fouten of afwijkingen en het corrigeren hiervan. Handig als het fout gaat, maar zonde van je tijd als alles op orde blijkt te zijn.

Toch blijkt de boekhouding zelf de grootste stress op te leveren. Voor maar liefst 23% van de respondenten vormen de handmatige gegevensinvoer en de enorme hoeveelheid tijd die per factuur nodig is, het grootste probleem.

Denk je dat je facturen al volledig digitaal zijn? Think twice…

Er is steeds betere software op de markt om factuurbeheer te digitaliseren, maar je ontkomt nog steeds niet aan handmatige gegevensinvoer. 

Toen we financieel managers vroegen om hun huidige factuurverwerkingsproces te beschrijven, waren 'tijdrovend' en 'handmatige gegevensinvoer' twee van de top drie keuzes. "Handig" was een veel minder populair antwoord.

Hoe geautomatiseerd facturenbeheer werkt

Het beheren van facturen met Pleo kan via een tool genaamd Pleo Invoices. Deze tool gaat een stap verder dan de verwerkingstools die je wellicht al kent.

Met Pleo Invoices kun je elke factuur die je team ontvangt, volgen, betalen en verantwoorden. Je factuurafhandeling verloopt daardoor veel sneller en je krijgt optimaal inzicht in het proces dat een factuur aflegt binnen je organisatie.

De vitale factuurinformatie moet eenmalig worden ingevoerd en vanaf dat moment wordt de gegevensinvoer volledig geautomatiseerd.

Nu al je facturen op één plek opgeslagen zijn, krijg je bovendien realtime inzicht in wat er betaald moet worden en wanneer. Hierdoor kun je het toezicht op je cashflow eindelijk naar een hoger niveau tillen.

En het mooiste van alles: geen kosten meer voor te late betaling. Opluchting alom.