Communicatie is key bij effectief kosten besparen

Het beruchte gesprek over kostenbesparing. Voor veel teams is het reden tot paniek. Toch ontkom je er niet aan je budgetten regelmatig te herzien. Zeker nu de economie in onzekere tijden verkeert.

Bezuinigingen zorgen vaak voor een naar gevoel bij werknemers. Teams hebben minder te besteden en voelen zich hierdoor serieus geraakt. Ook is er de angst dat banen op de tocht komen te staan.  Caroline Matthews, COO bij Koto, een branding- en digitaal bureau, heeft daarom de volgende tip: “Vertel niet wat mensen niet meer kunnen doen, maar kies voor het stimuleren van een positieve gedragsverandering.”

Bepalen op welke kosten je als eerste bezuinigt

Wanneer je wilt besparen en bezuinigen, is het slim om voor een holistische aanpak te kiezen. “De term ‘onnodige kosten’ is vrij ongebruikelijk. Ik denk dat alle kosten moeten worden bekeken om te ontdekken hoe belangrijk ze zijn, wat hun rol is en wat ze opleveren.”

"Op microniveau kun je kijken naar kosten die binnenkomen en je afvragen om welke uitgaven het precies gaat. Wie heeft deze uitgaven gedaan en waarom? Het komt allemaal neer op communicatie. Als de rol en impact van de betreffende kosten positief zijn, gaat het om noodzakelijke kosten. Het is vooral een kwestie van bewustzijn.”

Vaak worden de activiteiten met betrekking tot mensen als eerste geschrapt. “De meest voor de hand liggende kostenpost waarin je wilt snijden zijn de leuke dingen; de teamuitjes en de extraatjes. En dat is jammer, want je medewerkers vormen het belangrijkste deel van je bedrijf. Het is juist essentieel om hen te belonen."

Zorg dat de neuzen dezelfde kant op staan

Omdat budgetten voortdurend herbeoordeling vereisen, kunnen er schommelingen zijn in wat je team wel en niet kan uitgeven - of het nu gaat om hotelkosten, vluchten of abonnementen. Het instellen van uitgavenlimieten is hiervoor een goede oplossing.

"Om kostenbesparingen in het bedrijf door te voeren, moet je daar allereerst op macroniveau naar kijken," aldus Caroline. "Je kunt vervolgens samen met de afdelingshoofden een beleid opstellen en werknemers begeleiden in de nieuwe richtlijnen die hieruit voortkomen. Het belangrijkst is dat ze begrijpen waarom je bepaalde keuzes maakt.”

Een manier om de neuzen dezelfde kant op te houden, is door een aangepast onkostenbeleid te creëren. Op die manier kunnen je medewerkers uitgeven wat ze nodig hebben zonder dat daar vooraf goedkeuring voor nodig is. Een effectief onkostenbeleid neemt onzekerheid weg en geeft je werknemers optimale vrijheid. Ook voorkomt het overbesteding door je teamleden.

Hoe controle onnodige uitgaven beperkt

Wil je meer weten over de rol van controle bij kostenbesparing? Meld je dan aan voor onze vierdelige educatieve video-serie The new way of finance, waar Caroline en nog vier andere financiële leiders hun beste tips en adviezen delen.