Maaltijdvergoeding 2024: alles wat je moet weten

De maaltijdvergoeding maakt onderdeel uit van de zogenaamde werkkostenregeling (WKR) en is bedoeld om medewerkers te compenseren voor hun maaltijden tijdens overwerk, reizen, koopavonden of ambulante werkzaamheden.

Wanneer een maaltijd door de werkgever wordt verstrekt, bijvoorbeeld vanuit de bedrijfskantine, ligt de standaardvergoeding voor deze maaltijd op 3.55 euro. Deze vergoeding is belastingvrij en kan gedeclareerd worden via het “declaratieformulier maaltijdvergoeding”.

Wat is een maaltijdvergoeding?

De maaltijdvergoeding is bedoeld om werknemers te compenseren voor de maaltijden die ze nuttigen tijdens overwerk, dienstreizen, koopavonden of ambulante werkzaamheden. De regels voor de maaltijdvergoeding zijn relatief ingewikkeld. Dat komt omdat deze vergoeding alleen geldt onder heel specifieke omstandigheden. 🍔

Wanneer heb je recht op een maaltijdvergoeding?

De maaltijdvergoeding geldt uitsluitend voor volwaardige maaltijden voor het personeel, en dus niet voor koffie, thee, gebak of andere tussendoortjes. Je hebt bovendien pas recht op een maaltijdvergoeding wanneer het om een maaltijd gaat waarbij:

• het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is;
• er sprake is van tenminste twee uren overwerk of werk op koopavonden;
• het niet mogelijk is om op een gebruikelijke tijd en locatie te eten;
• de maaltijden onderdeel zijn van tijdelijke verblijfskosten (hieronder vallen onder meer dienstreizen en zakelijke besprekingen buiten de vaste werkplek);
• er werkzaamheden plaatsvinden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens;
• je werkzaam bent als mobiel of ambulant medewerkers en daardoor geen vaste werkplek hebt;
• de werkgever expliciet toestemming geeft voor het uitkeren van een maaltijdvergoeding.

Om aanspraak te maken op een belastingvrije maaltijdvergoeding tijdens het overwerken, moet het overwerk tenminste twee uren duren en moet het hierdoor niet mogelijk zijn om op een gebruikelijke tijd en locatie te eten. Onder een gebruikelijke tijd wordt de periode tussen 17:00 uur en 20:00 uur bedoeld.

Gaat het om een maaltijd van bijkomend belang? Dan mag de werkgever nog steeds een vergoeding uitkeren, maar is deze vergoeding niet langer onbelast. De vergoeding wordt dan beschouwd als onderdeel van het loon.

Hoe hoog is de onbelaste maaltijdvergoeding?

Wanneer je als werknemer kunt aantonen welke kosten je gemaakt hebt voor de zakelijke maaltijd, kan dit bedrag onbelast door de werkgever worden vergoed. Het maakt daarbij niet uit of de maaltijd in een restaurant genuttigd is of dat deze uit de winkel komt. 

In sommige cao’s is er sprake van specifieke regels omtrent de hoogte van de maaltijdvergoeding. Sommige cao’s hanteren bijvoorbeeld de regel dat het maximaal te vergoeden bedrag voor een maaltijd gelijk moet zijn aan de verblijfkosten voor dienstreizen. 

Wat de precieze regels zijn voor de maximale onbelaste vergoeding, verschilt per arbeidsovereenkomst en per werkgever. 👨‍💼

Wat is het verschil tussen maaltijdvergoeding en maaltijdverstrekking?

Er is een duidelijk verschil tussen een maaltijdvergoeding en een maaltijdverstrekking. Bij een maaltijdverstrekking wordt de maaltijd in natura door de werkgever aangeboden aan het personeel. Denk daarbij aan maaltijden in de bedrijfskantine. Voor de maaltijdvergoeding geldt dat niet. Deze wordt door de werknemer zelf voorgeschoten en kan later deels of geheel worden gedeclareerd.

Wordt er een maaltijd verstrekt door de werkgever? Dan ligt het normbedrag voor de lunch in 2024 op 3.55 euro. Deze vergoeding wordt gezien als onderdeel van het loon, maar kan ook worden aangewezen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)

Dankzij deze WKR mag de werkgever een deel van het totale fiscale loon van de organisatie uitgeven aan onbelaste vergoedingen. Daaronder valt niet alleen de vergoeding voor maaltijden, maar ook uitgaven zoals een kerstpakket of zakelijke smartphone.

Bijtelling lunch berekenen bij maaltijdverstrekking

Wanneer je als werkgever maaltijden verstrekt aan je personeel, mag je de werknemer om een bijtelling voor de lunch vragen. Dit kan op twee manieren:

Handmatig bijhouden

De eerste manier is om medewerkers te laten aanvinken wanneer ze mee lunchen. De bijtelling kan vervolgens worden ingehouden op het salaris. Het gaat hierbij om een normbedrag van 3.55 euro per lunch. Deze manier lijkt eenvoudig, maar is gevoelig voor fouten. Dat komt omdat je de lijst met aangevinkte werknemer goed moet bewaren en het aantal lunches per maand handmatig moet invoeren in de loonadministratie.

Rekenformule gebruiken

Deze formule werkt een stuk sneller en is minder gevoelig voor fouten. 🖩

Maaltijdvergoeding bijhouden? Pleo helpt je verder

Om een maaltijd te declareren, maak je gebruik van een declaratieformulier voor maaltijdvergoeding. Hiervoor heb je wel een betaalbewijs of bonnetje nodig. Hoe dit formulier eruit ziet, verschilt per bedrijf, maar in de meeste gevallen dien je de volgende zaken in te vullen:

• Is de maaltijd genuttigd tijdens overwerk?
• Op welke datum/tijd is de maaltijd genuttigd?
• De bon of het betaalbewijs van de maaltijd
• Het bedrag dat besteed is aan de maaltijd
• De handtekening van de werknemer

In de praktijk zien we dat er veel fouten worden gemaakt tijdens het declareren van maaltijden. Werknemers raken bonnetjes kwijt en financiële teams besteden veel tijd aan het handmatig bijhouden van declaraties voor maaltijden.