In 6 stappen naar een goede balans tussen mens en digitalisering

Digitale transformatie is niet langer een trend. Het is een inherent onderdeel geworden van de manier waarop we werken, en is essentieel om een sterke concurrentiepositie te behouden, klantgericht te innoveren en je bedrijf toekomstbestendig te maken. 🚀

Moeten we onze werknemers dan maar massaal inruilen voor robots? En onze creativiteit vervangen door koude, harde cijfers? Natuurlijk niet. Als je digitaal wilt innoveren, maakt juist menselijke verbinding het verschil. De term ‘mensgerichte digitale transformatie’ klinkt misschien als een paradox, maar het tegendeel is waar.

En bovendien: de opkomst van digitalisering, automatisering en AI is allang niet meer te stuiten. Het is daarom veel slimmer om de digitale transformatie in je voordeel te gebruiken dan je ertegen te verzetten. Darwin schreef al dat het niet de sterkste soort is die overleeft, maar de soort die intelligent genoeg is om zich aan te passen.

In dit blog vertellen we je in zes stappen hoe je een goede balans vindt tussen mens en digitalisering, zodat deze twee elkaar versterken. Lees hieronder verder en ontdek hoe je het maximale uit de digitale transformatie haalt.

Waar kunnen mensen waarde toevoegen?

1. Breng digitale transformatie in lijn met een gezamenlijke visie

De digitalisering van je bedrijf valt of staat met de inzet van je medewerkers. Het is aan jou om hen de juiste tools te bieden om hier een succes van te maken. Dat begint bij het in kaart brengen van hun behoeften en uitdagingen. Hierdoor weet je wat ze nodig hebben om de digitale transformatie in goede banen te leiden. Waar je uiteindelijk naartoe wilt werken, is een gezamenlijke visie waaruit blijkt wat de primaire doelen en voordelen zijn van digitale transformatie. Hierdoor staan de neuzen dezelfde kant op en neem je onnodige angst weg onder je personeel. 💡

Managers lopen op dit gebied nogal eens tegen problemen aan. Dat geldt vooral als het om automatisering en AI gaat. Werknemers zijn bang dat deze ontwikkelingen hen overbodig maken, of dat de output van hun werk hierdoor generiek en onpersoonlijk wordt. Je kunt deze angst wegnemen door je werknemers uit te leggen waarom digitale transformatie belangrijk is en wat hiervan de voordelen zijn - voor de organisatie maar ook voor henzelf. 

Organiseer bijvoorbeeld een Q&A waarin werknemers vragen kunnen stellen of een seminar waarin je duidelijk maakt wat digitale transformatie voor hen kan betekenen.

2. Controleer je technologieën en processen

Nu jij en je team op één lijn zitten over digitale transformatie, is het tijd om je bestaande tools en processen te controleren. Breng in kaart hoe je op dit moment werkt, welke tools je hiervoor gebruikt en in hoeverre deze software nog efficiënt en relevant is. 

Op basis hiervan kun je eenvoudig bepalen welke tools irrelevant zijn, een upgrade nodig hebben of toe zijn aan vervanging. Dit kan om alle denkbare software gaan. Van projectmanagementsoftware tot ERP-systemen en alles daartussenin. Dit levert je twee grote voordelen op:

• Je bespaart geld door overbodige softwareabonnementen te beëindigen.
• Je verhoogt je efficiëntie en productiviteit door te upgraden naar slimmere software.

Heb je geen idee waar je moet beginnen? Optimaliseer je tech-stack dan aan de hand van deze handige guide. Deze gids vormt een perfect voorbeeld van hoe mens en technologie hand in hand gaan en hoe je hiermee de best mogelijke resultaten behaalt.

3. Train je team in het gebruik van nieuwe tools

Heb je nieuwe software aangeschaft voor je bedrijf? Dan is het trainen van je personeel onmisbaar. We zien nog te vaak dat bedrijven dure softwarepakketten aanschaffen, maar dat werknemers hier niet het maximale uithalen, omdat ze er simpelweg te weinig kennis van hebben. 

Begin dus met een goede basistraining waarin je duidelijk maakt waar de tool voor bedoeld is, welke voordelen het oplevert en hoe ze deze tool het beste kunt gebruiken. Geef hen vervolgens rustig de tijd om aan de software te wennen en te grasduinen door de functionaliteiten. Onthoud: actief leren is de beste manier om iets onder de knie te krijgen.

Zijn er goede video-tutorials beschikbaar? Is er een actieve online helpdesk? Of zijn er op Reddit of andere fora communities opgericht van gebruikers? Attendeer je werknemers hier dan op. Zo weten ze waar ze terecht kunnen voor vragen en inspiratie. Dit wekt ook enthousiasme op. Wanneer duizenden Reddit-gebruikers enthousiast zijn over een bepaalde tool, werkt dit heel aanstekelijk. 👍

Een sleutelwoord in dit proces is ‘growth mindset’, oftewel om het in simpel Nederlands te zeggen: groeidenken. De Amerikaanse psycholoog Carol Dweck gelooft dat mensen met een ‘growth mindset’ succesvoller zijn dan mensen met een ‘fixed mindset’. Dat komt omdat mensen met een growth mindset uitdagingen omarmen en veranderingen verwelkomen, terwijl mensen met een fixed mindset van mening zijn dat hun capaciteiten al vastliggen, dat uitdagingen vermeden moeten worden en dat verandering meestal leidt tot verslechtering.

Door een gezamenlijke visie op te stellen en een duidelijk wat, hoe en waarom te formuleren rondom digitale transformatie, creëer je vanzelf een growth mindset onder je medewerkers.

4. Definieer duidelijk wat de volgende stappen zijn 

Uit onderzoek van Gallup blijkt dat slechts de helft van de werknemers daadwerkelijk begrijpt wat er van hen wordt verwacht. Als je veranderingen wilt doorvoeren, is goed communiceren dus een must.

Dat begint bij het vaststellen van behapbare en begrijpelijke doelen en het duidelijk communiceren van deze doelen richting je organisatie. Stel bijvoorbeeld een roadmap op voor digitalisering binnen je bedrijf en organiseer regelmatig bijeenkomsten om de voortgang te bespreken en feedback te ontvangen. Je toont hiermee goed werkgeverschap en laat zien dat je een verantwoordelijke leider bent. 👩🏻‍💼

5. Verdiep je in de ethiek en regels rondom AI

Nu de opkomst van AI een vlucht neemt, is er ook steeds meer aandacht voor de ethische implicaties hiervan. ChatGPT brengt bijvoorbeeld diverse juridische kwesties met zich mee, zoals vooringenomenheid, discriminatie en internationale governance.

Ga niet achteloos voorbij aan dit soort kwesties, maar bepaal hoe je veilig met dit soort digitale tools omgaat. Breng de regelgeving in kaart en stel protocollen op om de gegevens van je klanten veilig te houden. Denk ook goed na over het verantwoordelijk gebruik van interne bedrijfsgegevens, en ook over kwesties rondom privacybescherming en verschillen in regelgeving wanneer je bedrijf internationale entiteiten heeft.

Schakel hiervoor bij voorkeur de hulp in van een jurist. Er zijn in Nederland talloze juristen die gespecialiseerd zijn in digitalisering en de ethische en wettelijke implicaties daarvan. ⚖️

6. Onthoud: de snelste weg is zelden de beste weg

Het digitaliseren van je bedrijf kost veel tijd en energie, dus deel dit proces op in kleine en haalbare stappen. Het is een marathon, geen sprint. Betrek je personeel actief bij dit proces en houd hen goed op de hoogte. Je medewerkers zijn de sleutel tot succesvolle digitale transformatie, niet de software zelf.