Creëer in no-time je eigen onkostenbeleid met Pleo

Creëer in no-time je eigen onkostenbeleid met Pleo

Een onkostenbeleid is een van de belangrijkste documenten binnen je bedrijf. Het ontwikkelen hiervan kost echter veel moeite, zeker als je toch al een hoop werk op je bordje hebt.

Dankzij het kostenbeleid van Pleo is het gelukkig makkelijk dan ooit om de juiste uitgavenrichtlijnen op te stellen en deze af te stemmen op je bedrijfskosten.

Hieronder geven we je advies over het maken van je eigen onkostenbeleid. Benieuwd geworden? Lees dan hieronder verder…

Wat is een onkostenbeleid?

Of je nu een groot of een klein bedrijf hebt: je ontkomt niet aan zakelijke onkosten. Vaak worden de uitgaven op het werk door je team zelf gemaakt. Er worden abonnementen aangeschaft, zakelijke lunches gekocht en reizen geboekt. ✈️

In een klein team is dit eenvoudig te organiseren. Wanneer je teamleden aankopen doen, leveren ze het bonnetje in en wordt dit netjes gedeclareerd. Voor grotere bedrijven is dit echter een stuk lastiger. 

Het managen van uitgaven wordt er gauw een chaos, zeker als werknemers hun bonnetjes vergeten in te leveren, als declaratieformulieren niet goed worden ingevuld of als er grote drukte heerst in je financiële team.

Om grip te houden op je zakelijke uitgaven, is een waterdicht uitgavenbeleid geen overbodige luxe. Dat geldt voor de hoogte van de kosten die je maakt, maar ook voor de manier waarop dat gebeurt.

De voordelen van een onkostenbeleid

Dankzij een goed beleid weten werknemers hoeveel hotelkosten ze mogen maken, welke geschenken ze kunnen bestellen, hoe parkeerboetes worden gedeclareerd en wat de richtlijnen zijn voor zakenreizen.

Je zakelijke uitgaven worden hierdoor een stuk transparanter en je teamleden weten precies waar ze aan toe zijn. Hierdoor voorkom je frictie, zorg je voor een gezonder uitgavenpatroon en bespaar je mogelijk een hoop geld. 💡

Waarom ook jouw team een onkostenbeleid nodig heeft

Ook jouw bedrijf heeft baat bij een professioneel uitgavenbeleid - ongeacht hoe groot of hoe klein je team is. Ontdek hieronder welke voordelen je dit oplevert:

1. Houd grip op je bedrijfsuitgaven

Dankzij een uitgavenbeleid stel je eenvoudig vast hoeveel geld teamleden maximaal mogen uitgeven. Deze richtlijn helpt je personeel om de juiste keuzes te maken. Bijvoorbeeld wanneer ze een hotel boeken of een zakelijke laptop aanschaffen.

2. Krijg de neuzen dezelfde kant op

Wanneer uitgaven niet goed worden beheerd, kan dit verongelijktheid veroorzaken binnen je team. Een bedrijfsbreed beleid is in zo’n geval een grote stap in de goede richting. 

Je stelt hiermee basisregels op voor iedereen binnen het bedrijf: van de CEO tot het uitvoerend personeel en iedereen daartussenin. Dankzij een eerlijke policy, wordt de verleiding bovendien een stuk kleiner om de regels te overtreden of de grens hiervan op te zoeken. 👮

3. Bereid je voor op de toekomst

Het voorspellen van budgetten en uitgaven wordt een stuk eenvoudiger wanneer je vooraf de juiste uitgavenlimieten bepaalt. Ook kun je geld besparen door te onderzoeken wat de exacte uitgavenlimiet is en hoeveel je personeelsleden gemiddeld uitgeven.

Stel dat het budget voor ontbijt op 20 euro ligt, maar personeelsleden structureel niet meer dan 12 euro uitgeven, dan kun je het beleid op basis hiervan aanpassen. Dit leidt tot structurele kostenbesparing. Zeker voor grote bedrijven levert dit een significant financieel voordeel op.

4. Voorkom frauduleuze uitgaven

Fraude met bedrijfskosten is geen fijn onderwerp om te bespreken, maar het is wel belangrijk. Volgens recente schattingen is de fraude in een land als Groot-Brittannië verantwoordelijk voor maar liefst 2 miljard pond aan kosten. Dat is een immense hoeveelheid.

Dankzij een onkostenbeleid bied je je personeel de juiste handvatten om zakelijke uitgaven te doen en kun je hen verantwoordelijk houden voor hun uitgavenpatroon.

Je eigen onkostenbeleid maken: hier moet je op letten

Het onkostenbeleid van Pleo is de ideale tool om je eigen onkostenbeleid mee op te stellen. De volgende zaken spelen daarin een centrale rol:

Houd het simpel. Een onkostenbeleid is bedoeld voor iedereen, niet slechts voor je financiële team. Het is daarom belangrijk om het beleid simpel en toegankelijk te houden, zodat iedereen begrijpt wat er op hen van toepassing is. 👍

Houd het relevant. Het uitgavenpatroon van je teams kan door de tijd heen veranderen. Soms verandert dit elk seizoen en soms beweegt dit mee met ontwikkelingen in de markt. Merk je dat de behoeften op het gebied van onkosten veranderen? Update het uitgavenbeleid dan op tijd, zodat deze altijd up-to-date is. ⏰

Houd het toegankelijk. Door je onkostenbeleid digitaal beschikbaar te maken, heeft heel je team inzage, ongeacht waar ze zijn of wanneer ze het beleid willen raadplegen. Dit werkt een stuk beter dan het onkostenbeleid op papier uit te delen. Het raakt dan kwijt of komt ergens in een stoffige lade terecht.

Wat heeft het onkostenbeleid van Pleo te bieden?

Wil je het uitgavenbeleid van Pleo gebruiken om je eigen beleid op te stellen? Dan vind je hieronder een overzicht van wat je hiermee kunt:

Accommodatie

Voor veel bedrijven zijn zakelijke reizen van vitaal belang. Vaak is het noodzakelijk om een accommodatie te boeken, zoals een hotel of een Airbnb. Dankzij het uitgavenbeleid van Pleo kun je eenvoudig bepalen welke kosten teamleden op dit gebied mogen maken en welke boekingswebsites het meest geschikt zijn. 🌴

Maaltijden

Worden de kosten voor ontbijt, lunch en diner gedekt door het bedrijf? Zo ja, welk percentage hiervan kan worden gedeclareerd? En mag je voor zakelijke maaltijden een fooi bieden aan het personeel van een restaurant? Al deze vragen zijn belangrijk om te beantwoorden en helpen je om je uitgavenbeleid waterdicht te maken. Dit biedt duidelijkheid aan jezelf en aan je personeel. 🍔

Reiskosten

Binnen vrijwel elk bedrijf worden reiskosten gemaakt. Denk daarbij niet alleen aan kilometervergoeding, maar ook aan de kosten voor vluchten, taxi’s en openbaar vervoer. Dankzij het uitgavenbeleid van Pleo stel je hier in een paar simpele stappen de juiste richtlijnen voor op. 🚀

Conferenties en events

Om de kennis van je teamleden up-to-date te houden, is het bezoeken van conferenties en events een must. In het uitgavenbeleid van Pleo kun je eenvoudig aangeven hoeveel personen per jaar naar welke events toe mogen en wat de maximale prijsklasse van een ticket is. 📢

Thuiswerken

Thuiswerken wordt steeds normaler, zeker sinds de coronacrisis. Meer dan de helft van de ondernemers is zelfs van mening dat twee dagen thuis werken per week de norm mag worden. Om je thuiswerkers te ondersteunen, kun je in je policy de kosten opnemen voor het inrichten van een werkplek en diverse andere zaken. 🏠

Geschenken en bloemen

Of het nu om je klanten of je personeel gaat: soms heeft iemand een presentje verdiend. Dit werkt motiverend en geeft blijk van waardering. Maar hoeveel geld kun je hier aan uitgeven als bedrijf? En onder welke voorwaarden is een gift van toepassing? Al deze zaken kun je met het uitgavenbeleid van Pleo eenvoudig bepalen. 🎁

Je weet nu hoe je een goed onkostenbeleid opstelt en hoe Pleo je daarbij kan helpen. Heb je zin om hier zo snel mogelijk mee te beginnen? Ga dan naar de link hierboven en stel een volwaardig onkostenbeleid op voor je personeel.