Zo integreer je Pleo veilig en snel binnen je bedrijf

Zo integreer je Pleo veilig en snel binnen je bedrijf

Dankzij Pleo verandert de manier waarop je bedrijf geld uitgeeft. Pleo biedt je werknemers vrijheid en verantwoordelijkheid en geeft je meer controle over je financiën en de veiligheid daarvan. 

Mocht je al een demo hebben gehad van ons verkoopteam, dan weet je hoe het onboarding-proces van Pleo eruitziet. Is dat nog niet het geval? Boek dan gerust een kosteloze demo en ontdek wat Pleo voor jouw bedrijf in petto heeft.

Leer Pleo kennen met onze gratis demo

Het management van je zakelijke financiën is een ingewikkelde zaak. Het is daarom logisch dat je niet zomaar wil overstappen op een heel nieuwe werkwijze. Om deze stap wat minder groot te maken, kun je bij Pleo een gratis demo aanvragen.

Tijdens deze demo gaan we vrijblijvend met je in gesprek over je zakelijke uitgaven. We ontdekken samen hoe je uitgavenpatroon er op dit moment uitziet en hoe je hier het overzicht in behoudt. We bespreken wat er goed gaat, maar ook wat er beter kan. Zo ontdekken we stap voor stap wat Pleo voor jouw bedrijf kan betekenen.

Starten met Pleo in 6 simpele stappen

Of je Pleo nu gebruikt binnen een klein team of over meerdere afdelingen: er is altijd een manier die werkt. Om Pleo te integreren binnen je bedrijf, hoef je enkel de onderstaande zes stappen te doorlopen. Piece of cake, toch? 🍰

Stap 1. Verifieer je account

Om je Pleo-account te verifiëren, maken we gebruik van de Know Your Customer (KYC)-procedure. Deze procedure stelt ons in staat om veilig samen te werken met onze klanten. We vragen je tijdens deze procedure om enkele belangrijke documenten op te sturen. Denk daarbij aan je btw-identificatienummer en de adres- en identiteitsbewijzen van uitvoerende bestuurders en belangrijke aandeelhouders.

Deze gegevens worden vervolgens door ons compliance-team gecontroleerd. Om de veiligheid van je bedrijf te waarborgen, zijn we ook gecertificeerd met de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Dat is een hele mond vol, maar het betekent simpelweg dat we een strenge benchmark hanteren om jouw geld veilig te houden.

Stap 2. Zet geld op je Pleo Wallet

Is je account geverifieerd? Dan is het tijd om geld over te maken van je zakelijke bankrekening naar je Pleo Wallet. Je kunt de Pleo Wallet zien als de plek waar je kaarten van saldo worden voorzien.

Om je op weg te helpen, raden we je aan om zo’n € 50,- over te maken naar je Pleo Wallet. Elke keer als je geld toevoegt aan de Pleo Wallet, komt dat van je zakelijke bankrekening vandaan. Dit verloopt niet rechtstreeks via ons, maar via de bank. Dit betekent dat niemand direct toegang heeft tot je geld, ook wij niet.

Heb je vragen tijdens dit proces? Neem dan gerust contact op met de account executive van wie je de demo hebt gehad. Ook kun je op elk gewenst moment contact opnemen met ons ondersteuningsteam. We staan met plezier voor je klaar! 🎉

Stap 3. Bestel betaalkaarten voor je team

Nu je account geverifieerd is en er geld op je Pleo Wallet staat, kun je betaalkaarten aanvragen voor je team. In de dagen erna helpen we je stap voor stap om deze kaarten in gebruik te nemen.

Naast fysieke betaalkaarten, is het ook mogelijk om virtueel te betalen met Pleo. Onze virtuele creditcards zijn meteen beschikbaar voor de leden van je team. Zelfs als je fysieke betaalkaarten nog niet over de post zijn verzonden.

Voor zowel de fysieke als de virtuele betaalkaarten geldt dat je per kaart een betaallimiet kunt instellen. Je kunt deze limiet wijzigen wanneer je maar wilt, zodat je optimale controle hebt over je zakelijke uitgaven.

Stap 4. Stel een financieel beleid op

Tijdens het opstellen van je financiële beleid, bepaal je hoe de zakelijke uitgaven binnen je bedrijf worden ingericht. Je bepaalt bijvoorbeeld hoeveel geld er beschikbaar is voor het boeken van hotels, wie de parkeerboetes betaalt en hoe het betaalgedrag van je teamleden eruitziet.

Je kunt dit beleid zien als de betaalcultuur van je organisatie. Het doel hiervan is om een helder beeld te scheppen van wie welke uitgaven doet en hoe deze uitgaven worden verwerkt. Handig voor je financiële team én voor je werknemers.

Bij Pleo helpen we je graag met het opstellen van een goed financieel beleid. Omdat we dit al voor duizenden andere bedrijven hebben gedaan, weten we precies wat je nodig hebt.

Stap 5. Leg je team uit hoe Pleo werkt

Om Pleo in gebruik te nemen, raden we je aan om beheerders aan te stellen binnen je bedrijf. Een beheerder is iemand die de Pleo-gebruikersrechten beheert en de uitgaven van je accounts exporteert naar de boekhoudsoftware. Dit is bij voorkeur iemand van je financiële team, maar het kan ook een teamleider of afdelingshoofd zijn.

Het doel van Pleo is om je zakelijke uitgaven zoveel mogelijk te automatiseren. We leggen je financiële team daarom graag uit hoe ze Pleo koppelen met hun eigen boekhoudsoftware. Hierdoor bespaart je team een hoop tijd en wordt de foutmarge op je financiën een stuk kleiner. Door Pleo te synchroniseren met je boekhoudsoftware, zeg je definitief vaarwel tegen handmatige uitgaven.

Dit is ook het perfecte moment om Fetch in te schakelen. Fetch is onze automatische zoekfunctie voor ontvangen e-mails. Zodra Fetch is ingeschakeld, worden alle bonnetjes die in de inbox van beheerders terechtkomen, automatisch gekoppeld aan de bijbehorende Pleo-uitgave.

Stap 6. Deel betaalkaarten uit aan je team

Het is nu eindelijk tijd om Pleo in gebruik te nemen. Wacht je nog op de bestelling van je betaalkaarten? Dan kun je alvast gebruik maken van virtuele creditcards om je eerste betalingen te verrichten.

Zodra de fysieke betaalkaarten bezorgd zijn, kun je deze uitdelen aan je team. Je kunt je teamleden vervolgens uitleggen hoe ze hun kaart aan de Pleo-app op hun telefoon koppelen. Zodra dat is gelukt, zijn je teamleden klaar om hun eerste betaling te verrichten.

Een groot voordeel van Pleo is dat je geen wachtwoord nodig hebt. Je kunt gewoon inloggen op je Pleo-account en krijgt een magische code te zien die rechtstreeks naar je mailbox wordt verzonden. Dankzij deze tweestapsverificatie verklein je de kans op fraude en zijn je gegevens optimaal beschermd.

Ons team staan voor je klaar 🥳

Hoewel Pleo heel gebruiksvriendelijk is, is het voor je team misschien even wennen om met deze nieuwe betaalmethode te werken. Daarom houden we de eerste weken een oogje in het zeil en contacteren we je zodra we zien dat er iets misgaat. 

Dankzij Pleo Assurance worden je beheerders van meet af aan op de hoogte gesteld wanneer er dubieuze uitgaven plaatsvinden. Je hebt hierdoor volledige controle over je zakelijke uitgaven en de veiligheid daarvan.

Heb je tussentijds vragen of wil je meer weten over wat je met Pleo kunt doen? Dan staat ons supportteam voor je klaar met advies!