Je team écht verder helpen? Automatiseer hun uitgaven

Je team écht verder helpen? Automatiseer hun uitgaven

De werkvloer is constant aan verandering onderhevig. Werken op kantoor wordt gaandeweg vervangen voor thuiswerk en het nieuwe werken maakt een stevige opmars.

De meeste veranderingen op de werkvloer zijn verbeteringen, maar werknemers hebben wel de tijd nodig om hieraan te wennen. Als werkgever kun je diverse stappen zetten om dit veranderproces in goede banen te leiden. Het dragen van zorg voor je team staat daarbij voorop. 

Ook binnen Pleo besteden we hier veel aandacht aan. We lanceerden onlangs nog een voordelenpakket waarmee werknemers hun eigen benefits mogen kiezen. Dit kan gaan om het upgraden van hun thuiskantoor, het opnemen van extra vakantiedagen en nog veel meer.

Maar hoe zorg je voor je team in deze snel veranderende wereld? Je denkt nu misschien aan pingpongtafels en hippe werkplekken, maar dat is niet waar we op doelen. 🏓 Wij doelen op het automatiseren van de onkosten die je team maakt, zodat ze geen weken of zelfs maanden moeten wachten tot gedeclareerde uitgaven worden terugbetaald.

Handmatig uitgavenbeheer gaan ten koste van je team

Handmatig uitgavenbeheer heeft al sinds het stenen tijdperk geen make-over gehad. Wist je dat er in het graf van koning Scorpion I uit het oude Egypte al zakken olie en linnen werden ontdekt met lopers van been waarop numerieke markeringen stonden? Deze markeringen zijn niet heel anders dan de bonnetjes en betaalbewijzen waar we vandaag de dag mee werken.

Hoewel we anno nu geen botten meer graveren om declaraties in te dienen, worden uitgaven nog steeds handmatig beheerd. Dat kost een hoop tijd en is extreem gevoelig voor fouten. Gegevensinvoer is een tijdrovende klus, bonnetjes worden vergeten of raken kwijt en het afstemmen van de kosten levert een hoop gedoe op. En het nare is: dat geldt voor elke individuele uitgave. 😓

Wij zijn ervan overtuigd dat het handmatig afhandelen van uitgaven slecht is voor het bedrijfsleven - en dus ook voor jouw organisatie. Uit onze berekening blijkt dat een bedrijf met tien werknemers gemiddeld 347,10 euro per maand kwijt is aan het handmatig verwerken van zakelijke uitgaven. Doodzonde en ook nog eens onnodig.

Niet alleen financieel is handmatig uitgavenbeheer nadelig, maar ook de productiviteit gaat achteruit. Je financiële team is veel tijd kwijt aan de verwerking - tijd die ook aan nuttige zaken kan worden besteed.

Waarom het loont om je team te vertrouwen

Hoe meer vertrouwen je je werknemers geeft, hoe meer werkplezier ze ervaren. Dit leidt weer tot meer productiviteit en tot minder verloop binnen de organisatie. Door te vertrouwen op je personeel, creëer je een cultuur waarin eerlijkheid, veiligheid en respect centraal staan. Daarmee heb je een recept voor werkgeluk in handen. 😊

Een onderzoek van Harvard Business Review onderschrijft dit. Uit dit onderzoek blijkt dat werknemers bij bedrijven met een hoog vertrouwen maar liefst 106% meer energie op kantoor tonen. De productiviteit binnen deze bedrijven ligt gemiddeld 50% hoger en er is 74% minder stress in vergelijking met bedrijven die hun personeel micromanagen.

Ook vanuit onze klantenkring horen we positieve verhalen. De automatisering van het uitgavenbeheer leidt bij onze klanten tot meer werkgeluk, meer productiviteit en minder stress..

Steve Pars, de CEO van Convivo, liet ons weten dat Pleo hem inzicht gaf in hoe hij zijn bedrijf het liefst wil besturen.

“We gebruiken de betaalkaarten van Pleo om onze culturele waarden rondom geld te versterken. We hebben de kaarten bewust niet voorzien van bestedingslimieten, ook al is dat wel mogelijk. Iedereen binnen ons bedrijf is beheerder en iedereen kan zien welke transacties er worden gemaakt. Deze werkwijze is helder als zonlicht.” 🌞

Je team ondersteunen kan op allerlei manieren, maar voordat je een pingpongtafel of peperdure koffiemachine aanschaft, is het belangrijk om eerst de fundamentele processen binnen je bedrijf aan te pakken.

Uitgaven horen je team niet tegen te houden of te benadelen. Ze horen je team juist het vertrouwen en gebruiksgemak te bieden om hun werk leuker en nuttiger te maken.