Zo vind jouw financiële team de juiste balans tussen vertrouwen en controle

Werknemers hebben behoefte aan vertrouwen, terwijl financiële teams optimale controle willen over de uitgaven. Die twee behoeftes lijken elkaar tegen te spreken. Want hoe kun je maximale controle uitoefenen op bedrijfsuitgaven zonder je werknemers te micromanagen? Tijdens ons Beyond-event in Londen was er veel aandacht voor deze vraag. Dat leidde tot interessante inzichten van internationale sprekers uit de financiële wereld. 

Wil jij weten hoe je de juiste balans vindt tussen vertrouwen en controle? En ben je benieuwd hoe je de uitgavencontroles binnen je bedrijf kunt vergroten zonder dat dit ten koste gaat van de autonomie van je werknemers? Dan biedt dit blog de antwoorden die je zoekt.

Zet je werknemers in hun kracht

Wist je dat de motivatie van medewerkers significant toeneemt wanneer ze meer vertrouwen krijgen van hun werkgever? Maar liefst 80% van de werknemers voelt zich hierdoor extra gemotiveerd om te presteren en het beste uit hun werk te halen.

Deze cijfers gaan hand in hand met een andere bevinding: dat bedrijven die hun medewerkers vertrouwen geven, doorgaans winstgevender zijn en een hoger rendement behalen op de aandelenmarkt. Vertrouwen in je personeel heeft dus een positieve impact op je omzet, je productiviteit én op je werknemers zelf.

In dit blog richten we ons op het controleren van werknemersuitgaven. Je wilt je financiële team optimaal inzicht bieden in deze uitgaven, maar tegelijkertijd wil je voorkomen dat ze je werknemers micromanagen wanneer ze zakelijke uitgaven doen. 

Bij Pleo kiezen we graag voor een win-winsituatie. Onze uitgavenbeheeroplossing bewijst dat je je werknemers prima autonoom geld kunt laten uitgeven zonder dat je inboet aan controle. Door werknemers zelf hun uitgaven te laten beheren, blijkt zelfs dat ze minder uitgeven dan voorheen. Dat komt doordat ze zich extra verantwoordelijk voelen en zich bewuster zijn van hoeveel geld ze uitgeven en waaraan.

Goede communicatie en automatisering zijn de sleutel tot controle

Controle is geen slechte zaak, het is zelfs onmisbaar om je financiën gezond te houden. Maar de manier waarop financiële teams deze controles uitvoeren, is vaak nadelig voor werknemers. Ze hebben het gevoel dat ze niet vertrouwd worden en dat ze geen autonomie hebben in hun zakelijke uitgaven.

Volgens Johnny Bray, CFO van Vistair en spreker op ons Beyond-evenement, kan dit voorkomen worden door het controleproces te automatiseren. Handmatige processen, Excel-spreadsheets, ontbrekende bonnetjes - het moderniseren van deze tijdrovende taken is een noodzaak om controle te behouden over de boekhouding.

Door je op automatisering te richten, hoef je niet langer handmatig te micromanagen. Je laat dit over aan digitale systemen, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt en werknemers meer autonomie ervaren. Ook is de kans een stuk groter dat fouten en afwijkende of zelfs frauduleuze uitgaven worden gedetecteerd.

Het belang van vertrouwen en transparantie

Vertrouwen en transparantie zijn onmisbare ingrediënten voor meer controle. Door transparant te communiceren met je werknemers, bevorder je de samenwerking en verbeter je de communicatie in de hele organisatie.

Er is een heel specifieke reden waarom dit de sleutel vormt tot succes. Het probleem is namelijk dat de regels rondom bedrijfsuitgaven voor veel werknemers onduidelijk zijn. Dit leidt tot terughoudendheid en onzekerheid, of juist tot onverantwoorde uitgaven en het slordig omgaan met bonnetjes en declaraties.

Uit onderzoek blijkt dat slechts 40% van de werknemers volledig op de hoogte is van de doelen en strategieën van het bedrijf waar ze werkzaam zijn. Daartoe behoort ook het onkostenbeleid. Wanneer dit beleid niet op orde is en werknemers hier onvoldoende kennis van hebben, ontstaan er inconsistenties in de financiële rapportage. Dit leidt tot een verlies van controle en vaak ook tot een overschrijding van budgetten.

Transparantie is hierin het sleutelwoord. Door je beleid rondom uitgaven duidelijk te communiceren richting werkgevers, creëer je meer controle en bied je werknemers maximale autonomie. Ze weten dankzij het onkostenbeleid precies hoeveel ze mogen uitgeven en waaraan. Ook zijn ze op de hoogte van hoe ze deze uitgaven kunnen declareren en wanneer ze hun declaraties uitbetaald krijgen.

Goede communicatie leidt tot meer vertrouwen en autonomie onder werknemers. Door dit te combineren met zorgvuldig geselecteerde (en geautomatiseerde) uitgavencontroles, krijg je grip op je werknemersuitgaven.

Welke voordelen brengen uitgavencontroles met zich mee?

Uitgavencontroles zijn essentieel om je bedrijfsdoelen te bereiken en je operationele en financiële prestaties te handhaven. Hieronder vind je een overzicht van de soorten financiële controles en de voordelen daarvan:

• Preventief: Preventieve controles verkleinen de kans op ongewenste 'activiteiten'. Proactieve documentatie, autorisatie en goed doordachte processen om potentiële risico's te identificeren, zijn basisvereisten voor goede controle.
  
• Detectief: Het tegenovergestelde van preventieve controles, zijn detectieve controles. Deze hebben als doel om fouten te vinden nadat ze plaatsvinden. Het voordeel van detectieve controles is dat je precies kunt pinpointen waar de preventieve controle tekortschiet. De meest directe vorm van detectieve controle is reconciliatie.
  
• Correctief: Na de detectieve controles worden correctieve controles gebruikt om fouten of onregelmatigheden recht te zetten die langs je primaire controles zijn geglipt, zoals het bevriezen van een creditcard wanneer er fraude is opgetreden.

Een goed uitgebalanceerd proces omvat idealiter alle vormen van controle. Het volledig uitbannen van fouten is onmogelijk, zelfs bij zeer strenge controles, dus richt je tijdens je controleproces vooral op het minimaliseren van schade.

Hoe Pleo je meer controle biedt over je werknemersuitgaven

De juiste balans vinden tussen vertrouwen en controle is essentieel. Daarom hebben we bij Pleo aanpasbare uitgavencontroles ontwikkeld. Deze uitgavencontroles zijn eenvoudig in te stellen en geven je volledige autonomie over de financiën van je bedrijf, of je werknemers nu onderweg zijn, uit eigen zak uitgeven, een klant mee uit eten nemen of buiten de deur lunchen. 

Pleo’s uitgavencontroles bieden je de volgende mogelijkheden:

• Budgetten: Voeg tags toe voor specifieke projecten, zodat je grip krijgt op het volgen van uitgaven op verschillende plaatsen. Moet je meer geld uitgeven voor een bepaalde klant? Wijs de uitgave dan eenvoudig toe aan de bijbehorende tag, zodat je binnen je budget voor die specifieke klant blijft. Je kunt zelfs meldingen instellen voor wanneer je je limiet nadert.
  
• Goedkeuring in meerdere stappen: Met Pleo kun je het beoordelingsproces verdelen tussen verschillende teamleden, zowel op team- als bedrijfsniveau. Je kunt zelfs uitgavendrempels toevoegen, zodat een specifieke medewerker aan de controle wordt toegewezen op basis van de hoogte van de uitgave. Voor hoge uitgaven kan dit bijvoorbeeld de CFO zelf zijn en voor kleinere uitgaven een juniormedewerker. Zo heb je altijd de juiste ogen op de juiste plek.
  
• Uitgavenlimieten: Elke werknemer die een Pleo-betaalkaart krijgt, heeft uitsluitend toegang tot een vooraf door jou bepaalde uitgavenlimiet. Je kunt zelfs transactielimieten per aankoop instellen, zodat werknemers niet meer dan een bepaald bedrag in één keer kunnen uitgeven.

Je kunt via Pleo ook je eigen op maat gemaakte onkostenbeleid samenstellen. In dit beleid kun je opnemen welke uitgavencategorieën er zijn, wat de maximale bedragen zijn die daaraan mogen worden gespendeerd en bij welke verkopers of handelaars deze uitgaven mogen worden gedaan. Denk bijvoorbeeld aan specifieke hotelketens, restaurants, groothandels en reisbureaus.

Wil jij meer controle over je bedrijfs- en werknemersuitgaven? En wil je niet dat dit ten koste gaat van de autonomie van je werknemers? Neem dan een kijkje op onze pagina over uitgavencontroles en ontdek hoe Pleo jouw bedrijf kan helpen met het optimaliseren en automatiseren van je bedrijfsuitgaven.