Kijkje achter de schermen: zo versimpelt Pleo je boekhouding

Als bedrijf ontkom je niet aan je boekhouding. Daar gaat veel tijd en energie in zitten, maar gelukkig zijn er diverse manieren om je boekhouding simpeler én leuker te maken. De betaalkaarten van Pleo zijn daar een goed voorbeeld van.

Pleo maakt zakelijke uitgaven binnen je bedrijf eenvoudiger dan ooit. Niet alleen voor je financiële team, maar ook voor je personeel. Dankzij Pleo worden je boekhoudprocessen geautomatiseerd en hoeven je werknemers geen zakelijke betalingen meer voor te schieten.

Elk financieel team kent dezelfde problemen

Hoewel bedrijven hun boekhouding op verschillende manieren doen, loopt elk financiële team tegen dezelfde problemen aan:

🥱 Het verwerken van bedrijfsuitgaven wordt handmatig gedaan en is daardoor gevoelig voor fouten

🏃‍♀️ Werknemers moeten constant worden herinnerd aan het inleveren van bonnetjes en facturen

🤷 Het delen van zakelijke bedrijfskaarten onder het personeel verloopt rommelig en is lastig bij te houden

Dankzij de betaalkaarten van Pleo is de oplossing voor deze problemen voor iedereen binnen handbereik. Ook voor jouw organisatie.

Zo versimpelt Pleo je boekhouding

In veel organisaties beschikken alleen managers over een zakelijke kaart. Dat komt niet omdat ze hun personeel niet vertrouwen, maar omdat het aanvragen van zo’n kaart een hoop papierwerk vergt.

Dankzij Pleo zijn papierwerk en ingewikkelde aanvragen definitief verleden tijd. Met onze award-winnende compliance-software, vraag je Pleo in amper tien minuten aan voor je bedrijf. Dat kan gewoon online en daar komt geen papierwerk aan te pas.

Zodra je bedrijf door ons compliance-team is geverifieerd, nodig je je teamleden eenvoudig uit met hun naam en e-mailadres. Vervolgens plaats je je bestelling en voila: het is geregeld. Supersimpel toch?

Dankzij Pleo kunnen je werknemers alles kopen wat ze nodig hebben en heeft je financiële team real-time inzicht in de uitgaven. Is het nodig hier specifieke budgetten aan toe te wijzen? Dan wijs je deze verantwoordelijkheid in een paar klikken toe aan de betreffende teammanager.

Reconciliatie is in een paar klikken geregeld

Al meer dan twintigduizend bedrijven in Europa gebruiken Pleo als hun vertrouwde betaalmethode. We horen van onze klanten dat Pleo veel meerwaarde levert op het gebied van reconciliatie. Omdat handmatige taken dankzij Pleo worden geautomatiseerd, wordt er een hoop tijd bespaart. De foutmarge in je financiële administratie is bovendien nihil.

Benieuwd hoe dat in zijn werk gaat? Wanneer je op je Pleo-kaart tikt, heb je de volgende mogelijkheden:

🔔 Je krijgt direct een melding om een bonnetje toe te voegen en deze te matchen in je Pleo-app

👉Je aankoop wordt toegewezen aan de juiste categorie

🏷️Je kunt je aankoop van een label voorzien - zoals een klantnaam/code - die overeenkomt met je boekhouding

📝Je kunt aangepaste notities toevoegen om de context van de uitgave toe te lichten

Dankzij Pleo is al je uitgavendata (bonnen, transactiegegevens, projectcodes, werknemerscodes, tags, btw-codes etc.) gereed om geëxporteerd te worden naar je boekhoudsoftware. Omdat Pleo te integreren is met verschillende providers, waaronder Xero, is dit in een handomdraai geregeld.

Door gebruik te maken van Pleo, hoef je de uitgaven binnen je bedrijf niet langer maandelijks af te stemmen. Ook het verzamelen en uploaden van bonnetjes en het identificeren van transacties is niet langer nodig. Alle gegevens worden vanuit Pleo rechtstreeks met je boekhoudsoftware gesynchroniseerd.

Optimaal inzicht in het betaalgedrag van je werknemers

Je kunt met Pleo elke medewerker hun eigen betaalkaart geven. Dankzij het gebruiksvriendelijke analytics-dashboard van Pleo ben je altijd op de hoogte van welke zakelijke uitgaven er worden gedaan en door wie. Ook kun je via dit dashboard betalingen toewijzen aan teams, projecten, werknemers en verkopers.

Wachten op bankafschriften aan het einde van de maand is dankzij Pleo niet meer nodig, want je hebt real-time inzicht in je financiën. Dit biedt je bedrijf enkele belangrijke voordelen:

• Het risico op out-of-policy gedrag wordt geminimaliseerd.
• Verdachte transacties worden real-time gesignaleerd.
• Er kunnen per betaalkaart betaallimieten worden ingesteld.
• Je kunt dankzij Pleo betrouwbare budgetteringsprognoses opstellen.

Doordat alle betaalgegevens op de juiste plaats staan, is het eenvoudiger dan ooit om je voor te bereiden op een financiële audit. Wel is het belangrijk dat werknemers hun bonnetjes en betaalbewijzen via de Pleo-app inscannen. Hierdoor kun je de btw-aftrek terugvorderen.

Dit kun je verwachten als je Pleo aanschaft

Je weet nu dat Pleo een kant-en-klare en complete oplossing biedt voor al je bedrijfsuitgaven. Deze oplossing bestaat uit betaalkaarten voor je werknemers én uit een online platform waar je je financiën tot in detail kunt meten en bijhouden. Als je met Pleo aan de slag gaat, is dit wat je van ons krijgt:

✅ Virtuele en plastic Pleo-betaalkaarten

✅ Pleo-apps voor web en mobiel

✅ Pleo Pocket voor het afhandelen van contante uitgaven

✅ Pleo Facturen voor het betalen van leveranciersfacturen

✅ Automatische categorisering van je zakelijke uitgaven

✅ Digitale boekhoudintegraties

✅ Gebruikers- en teambeheer

✅ Realtime uitgavendashboard

✅ Aangepaste tags- en categorie-instellingen

✅ Gedetailleerde analyse van bedrijfsuitgaven

✅ Externe toegangsmogelijkheden voor boekhouders

✅ Geavanceerde fraudedetectie

Pleo uitproberen? Boek een gratis demo!

Duizenden bedrijven in Europa vertrouwen al op Pleo voor hun bedrijfsuitgaven. Ook jij kan Pleo aanvragen en dat levert je werknemers een hoop voordelen op. Je kiest helemaal zelf wie van je personeel een Pleo-kaart ontvangt en welk saldo daarop staat. Je hebt hierdoor optimaal inzicht in het uitgavenpatroon van je werknemers en biedt hen een aangename betaalervaring.

Wil je meer weten over de voordelen van Pleo voor jouw bedrijf? Boek vandaag nog een demo en probeer Pleo één maand kosteloos uit.