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Ihr Produkt ist so sehr gefragt, dass Sie auch Kundschaft in anderen EU-Staaten haben? Herzlichen GlĂŒckwunsch! Das ist sicherlich gut fĂŒr Ihren Umsatz, bedeutet fĂŒr Besuche bei Ihrer auslĂ€ndischen Kundschaft aber zusĂ€tzlichen Aufwand. Warum? Sie benötigen entsprechenden Versicherungsschutz. Auch wenn Ihnen das Thema Versicherung sicherlich nicht zuerst in den Sinn kommt, sollten Sie es nicht vergessen. An dieser Stelle kommt die A1-Bescheinigung ins Spiel. Die A1-Bescheinigung ist bei RechtsfĂ€llen sehr wichtig und muss bei jeder Dienstreise in EU-Mitgliedstaaten mitgefĂŒhrt werden.

Damit Sie auf der nĂ€chsten Dienstreise in andere EU-Staaten keine rechtlichen Probleme bekommen, haben wir alles Wissenswerte zur A1-Bescheinigung fĂŒr Sie zusammengefasst. 😌

A1-Bescheinigung: Was ist das eigentlich?

Die A1-Bescheinigung ist ein Nachweis, der zeigt, dass Arbeitnehmer:innen bei Entsendungen ins EU-Ausland in ihrem Heimatland sozialversichert sind. Diese Entsendebescheinigung mĂŒssen sowohl Angestellte, als auch verbeamtete Personen und SelbststĂ€ndige erbringen. Wenn die Bescheinigung bei einer Kontrolle nicht vorgelegt werden kann, können Bußgelder und doppelte SozialversicherungsbeitrĂ€ge fĂ€llig werden. đŸ˜±
Das liegt daran, dass fĂŒr Arbeitnehmer:innen bei Entsendungen gemĂ€ĂŸ den Gesetzen der EuropĂ€ischen Union nur die Vorschriften eines Landes zur sozialen Sicherheit gelten. In den meisten FĂ€llen ist es das Land, in dem die BeschĂ€ftigten dauerhaft arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeitenden also nicht nachweisen können, dass sie in Deutschland arbeiten, mĂŒssen Sie BeitrĂ€ge fĂŒr den bereisten EU-Mitgliedstaat nachzahlen.

Bei einer Entsendung zu Kundschaft im Ausland muss daher bei jeder TĂ€tigkeit innerhalb der EU, der Schweiz oder in einem der Mitgliedstaaten des EuropĂ€ischen Wirtschaftsraums eine gĂŒltige A1-Bescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung beantragt werden. ☝

Wo genau gilt die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist in diesen Mitgliedstaaten der EU bzw. des EWRs gĂŒltig:

  • Belgien 🇧đŸ‡Ș
  • Bulgarien 🇧🇬
  • DĂ€nemark đŸ‡©đŸ‡°
  • Estland đŸ‡ȘđŸ‡Ș
  • Finnland đŸ‡«đŸ‡ź
  • Frankreich đŸ‡«đŸ‡·
  • Griechenland đŸ‡ŹđŸ‡·
  • Großbritannien 🇬🇧
  • Irland 🇼đŸ‡Ș
  • Island 🇼🇾
  • Italien 🇼đŸ‡č
  • Kroatien đŸ‡­đŸ‡·
  • Lettland đŸ‡±đŸ‡»
  • Liechtenstein đŸ‡±đŸ‡ź
  • Litauen đŸ‡±đŸ‡č
  • Luxemburg đŸ‡±đŸ‡ș
  • Malta đŸ‡ČđŸ‡č
  • Niederlande đŸ‡łđŸ‡±
  • Nordirland
  • Norwegen 🇳🇮
  • Österreich 🇩đŸ‡č
  • Polen đŸ‡”đŸ‡±
  • Portugal đŸ‡”đŸ‡č
  • RumĂ€nien
  • Schweden 🇾đŸ‡Ș
  • Schweiz 🇹🇭
  • Slowakei 🇾🇰
  • Slowenien 🇾🇼
  • Spanien đŸ‡Ș🇾
  • Tschechische Republik 🇹🇿
  • Ungarn 🇭đŸ‡ș
  • Zypern đŸ‡šđŸ‡Ÿ

Warum ist die A1-Bescheinigung so wichtig?

Es gibt mehrere GrĂŒnde, warum die A1-Bescheinigung bei einer Entsendung zu Kundschaft in einem anderen EU-Mitgliedstaat so wichtig ist. Damit Sie diese nicht mĂŒhsam recherchieren mĂŒssen, haben wir sie hier kurz aufgelistet ☑: 

  • Wenn entsendete Personen ihren Sozialversicherungsstatus nicht nachweisen können, zĂ€hlen laut Territorialprinzip die im Ausland geltenden Rechtsvorschriften. Dadurch mĂŒssen die Arbeitgeber:innen eventuell zusĂ€tzliche SozialversicherungsbeitrĂ€ge zahlen. 💾
  • Durch eine gĂŒltige A1-Bescheinigung sehen die Kontrollierenden, ob fĂŒr eine erwerbstĂ€tige Person das Recht des Entsendestaates oder das Recht des EU-Ziellandes anzuwenden ist. đŸ‘©â€âš–ïž
  • Die A1-Bescheinigung ist vor allem auch dann nĂŒtzlich, wenn Arbeitnehmende in mehreren EU-Staaten gleichzeitig arbeiten. Durch Vorlage der Bescheinigung werden eine Beitragszahlung in mehreren Mitgliedstaaten und ein Wechsel zwischen den verschiedenen Sozialversicherungssystemen umgangen. 🔄
  • Außerdem wird die Vorlage von A1-Bescheinigungen derzeit verstĂ€rkt kontrolliert. Grund dafĂŒr sind neue Vorschriften zur EindĂ€mmung von Schwarzarbeit und Lohndumping. đŸ•”ïžâ€â™‚ïž

Wer beantragt die A1-Bescheinigung: Arbeitgeber:in oder Mitarbeiter:in?

Wir haben eine gute und eine schlechte Nachricht fĂŒr Sie. Die Schlechte zuerst: Sie als Arbeitgeber:in mĂŒssen sich um die Beantragung der Bescheinigung kĂŒmmern. Die Gute: Ihre Mitarbeitenden können sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. đŸ€“
Das gilt seit 2021 auch fĂŒr verbeamtete und ihnen gleichgestellte Personen sowie fĂŒr SelbststĂ€ndige. Wenn die Deutsche Rentenversicherung fĂŒr die Ausstellung der Bescheinigung zustĂ€ndig ist, muss der oder die Antragstellende unbedingt die Rentenversicherungsnummer der entsendeten Person im Antrag auffĂŒhren. Die Angabe muss auch erfolgen, wenn ein SelbststĂ€ndiger Kundschaft innerhalb des EWR besucht oder wenn eine verbeamtete Person eine Dienstreise ins EU-Ausland unternimmt. ✈

Wie wird die A1-Bescheinigung beantragt?

Seit dem 1. Juli 2019 kann die A1-Bescheinigung fĂŒr Arbeitnehmende aus der Privatwirtschaft nur noch online beantragt werden. đŸ’»
Das gilt seit dem 1. Januar 2022 auch fĂŒr BeschĂ€ftigte aus dem öffentlichen Dienst, fĂŒr andere verbeamtete Personen und fĂŒr das Personal auf Hochseeschiffen, das bei einem deutschen Unternehmen angestellt ist.

Auf welchem Weg beantragen Arbeitgeber:innen oder Ämter die Bescheinigung?

Unternehmen und Ämter haben zwei Möglichkeiten, die A1-Bescheinigung fĂŒr ihre BeschĂ€ftigten zu beantragen:

  1. hauseigene Entgeltabrechnungssoftware
  2. elektronischer Antrag ĂŒber sv.net

Die Entgeltabrechnungssoftware ĂŒbermittelt den Antrag auf die Ausstellung der A1-Bescheinigung an den zustĂ€ndigen SozialversicherungstrĂ€ger. Das Portal sv.net stellt eine AusfĂŒllhilfe fĂŒr den elektronischen Antrag bereit. Nach PrĂŒfung der eingetragenen Daten und ErfĂŒllung aller erforderlichen Voraussetzungen erhalten die Arbeitgeber:innen die A1-Bescheinigung online zugesandt. Ganz einfach also! đŸ€©

Wer stellt die A1-Bescheinigung aus?

Es gibt unterschiedliche Ansprechpartner:innen, die fĂŒr die Ausstellung der A1-Entsendebescheinigung zustĂ€ndig sind. Die verantwortliche Stelle hĂ€ngt von der Krankenversicherung der Mitarbeiter:innen ab, die ins Ausland geschickt werden sollen:

  • Krankenkasse: Wenn die entsendete Person freiwillig, ĂŒber eine Familienversicherung oder im Rahmen der Pflichtversicherung Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse ist, ist die jeweilige Krankenkasse fĂŒr die Ausstellung der A1-Bescheinigung zustĂ€ndig. 🍁
  • RentenversicherungstrĂ€ger: Die deutsche Rentenversicherung stellt die A1-Bescheinigung fĂŒr die entsendeten Personen aus, die einer privaten Krankenversicherung angehören, aber nicht ĂŒber eine berufsstĂ€ndische Versorgungseinrichtung abgesichert sind. 🧓
  • Arbeitsgemeinschaft berufsstĂ€ndischer Versorgungseinrichtungen (ABV): An die ABV mĂŒssen sich Arbeitgeber:innen und SelbststĂ€ndige wenden, wenn die entsendete Person privat krankenversichert ist und einer berufsstĂ€ndischen Versorgungseinrichtung angehört. Dazu zĂ€hlen unter anderem Architekt:innen, AnwĂ€lte und AnwĂ€ltinnen, Steuerberater:innen, Ärzte und Ärztinnen und Ingenieur:innen. đŸ‘„
  • Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen (GKV): Wenn Angestellte oder SelbststĂ€ndige regelmĂ€ĂŸig in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstĂ€tig sind, ist der GKV-Spitzenverband der zustĂ€ndige Ansprechpartner fĂŒr die A1-Bescheinigung. Die sogenannte gewöhnliche MehrfacherwerbstĂ€tigkeit bedeutet, dass eine entsendete Person regelmĂ€ĂŸig mindestens einen Tag im Monat oder fĂŒnf Arbeitstage pro Quartal bei Kundschaft in mindestens zwei LĂ€ndern tĂ€tig ist. Ansprechpartner beim GKV-Spitzenverband ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). đŸ›«

Wann und wie bekomme ich die Bescheinigung?

Das Gesetz legt fest, dass die zustĂ€ndigen Stellen maximal drei Arbeitstage Zeit haben, um einen Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung zu bearbeiten.❗ Wenn alle Angaben vollstĂ€ndig und richtig sind, können Sie die Bescheinigung in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm aufrufen und ausdrucken. Wenn Sie fĂŒr die Beantragung das Portal sv.net nutzen, finden Sie die Bescheinigung im Postfach.

Wie lange ist die A1-Bescheinigung gĂŒltig?

Bei einem einmaligen oder befristeten Auslandseinsatz endet die GĂŒltigkeit der A1-Bescheinigung mit Beendigung des Auftrags. Dauert die BeschĂ€ftigung bei der Kundschaft im Ausland lĂ€nger oder muss wiederholt werden, kann dieselbe Entsendebescheinigung fĂŒr maximal 24 Monate genutzt werden.

Nur ein kurzes Meeting oder eine kurzzeitige Dienstreise im Ausland: Brauche ich die A1-Bescheinigung dann auch?

Ja, auch fĂŒr ein kurzes Meeting bei auslĂ€ndischer Kundschaft benötigen Sie eine A1-Bescheinigung. Sobald Sie ĂŒber die Grenze fahren, sind Sie nicht mehr in Deutschland tĂ€tig. Um innerhalb Europas nachzuweisen, dass Sie trotzdem nach deutschem Recht sozialversichert sind, muss die Entsendebescheinigung vorgelegt werden. Ansonsten kann es zu einem Bußgeld kommen und Ihr Unternehmen muss doppelte BeitrĂ€ge zur Sozialversicherung sowohl in Deutschland als auch im Ausland zahlen. 💾 

Außerdem können die Kontrollierenden der EU-Mitgliedstaaten verlangen, dass Sie sofort Ihre Teilnahme an dem Meeting beenden. ❌

A1-Bescheinigung auch bei Transit?

Stichwort Österreich: Das Land ist fĂŒr GeschĂ€ftsreisende nach Italien hĂ€ufig ein Transitland. Da stellt sich die Frage, ob auch in diesem Fall eine A1-Bescheinigung vorgelegt werden muss. Die Antwort lautet in den meisten FĂ€llen: Nein. đŸ™…â€â™€ïž
Wenn es sich lediglich um eine Durchfahrt durch Österreich handelt, muss keine A1-Bescheinigung beantragt werden. Das gilt auch dann, wenn die entsendete Person auf der Fahrt von Deutschland nach Italien kurz in Österreich anhĂ€lt, um ein geschĂ€ftliches Telefonat zu fĂŒhren oder eine E-Mail zu beantworten. Die Transitregelung ist selbstverstĂ€ndlich auch fĂŒr andere LĂ€nder gĂŒltig.

Anders sieht es bei Fernfahrerer:innen aus, die Waren von Deutschland durch ein anderes Land zum EmpfĂ€ngerland transportieren. Hier stellt der Transit eine ĂŒbliche BerufstĂ€tigkeit dar und die A1-Bescheinigung muss mitgefĂŒhrt werden. 🚚

Wird fĂŒr Drittstaatsangehörige auch eine A1-Bescheinigung ausgestellt?

Drittstaatsangehörige sind Personen, die keine EU-, EWR- oder Schweizer Staatsangehörigkeit haben. Die meisten LĂ€nder haben durch Unterzeichnung der Drittstaatsangehörigenverordnung VO (EU) 1231/2010 geregelt, dass fĂŒr diese Personen auch eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden kann. 

Drittstaatsangehörige, die die Grenzen verschiedener Mitgliedstaaten ĂŒberschreiten, mĂŒssen nachweisen, dass sie fĂŒr Arbeitgeber:innen tĂ€tig sind, die in einem dieser Mitgliedstaaten ansĂ€ssig sind. Außerdem mĂŒssen Sie einen rechtmĂ€ĂŸigen Wohnsitz in einem Mitgliedstaat vorweisen können. Dann haben auch sie Anspruch auf eine A1-Bescheinigung. đŸ’Ș

Was ist mit LÀndern, in denen andere Bescheinigungen nötig sind?

Es gibt auch LĂ€nder, in denen Ihre Mitarbeitenden andere Bescheinigungen als die A1-Bescheinigung fĂŒr eine Dienstreise benötigen. Dies ist zum Beispiel im Falle einer Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat (z. B. die USA oder China) erforderlich. Diese Bescheinigung kann derzeit aber nicht elektronisch beantragt werden. Sie wird grundsĂ€tzlich von der Einzugsstelle (Krankenkasse) ausgestellt, an die die BeitrĂ€ge zur Rentenversicherung gezahlt werden. Personen, die ihre RentenversicherungsbeitrĂ€ge nicht an die Krankenkasse zahlen (z.B. Beamte und SelbststĂ€ndige), können sich an den DRV Bund wenden. Dieser stellt eine entsprechende Bescheinigung aus. đŸ§Ÿ

FĂŒr das sogenannte „vertragslose Ausland“ (z. B. Mexiko oder Indonesien) gibt es generell keine Entsendebescheinigung. Das bedeutet: Ob die deutschen Rechtsvorschriften bei vorĂŒbergehender BeschĂ€ftigung im vertragslosen Ausland gelten, mĂŒssen Sie als Arbeitgeber:in selbst prĂŒfen. ❗

Pleo hilft auch bei Dienstreisen

Bei einer Entsendung innerhalb der EU ist die A1-Bescheinigung wichtig, um Bußgelder, Arbeitsverbote oder doppelte SozialversicherungsbeitrĂ€ge fĂŒr die Arbeitgeber:innen zu vermeiden. Im Zusammenhang mit einer Dienstreise fallen aber weitere Reisekosten fĂŒr Verpflegung, Unterkunft und andere Dienste an. Um den Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale & Co. erstattet zu bekommen, mĂŒssen Ihre Mitarbeiter:innen wĂ€hrend der Entsendung jeden Beleg akribisch aufheben. Doch da kann schnell mal etwas verloren gehen! Was, wenn wir Ihnen sagen, dass sich dieses Problem ganz leicht lösen lĂ€sst? 😩

Mit Pleo haben Sie alle Ausgaben im Blick – auch wenn Ihre Mitarbeitenden im Ausland unterwegs sind. Fetch hilft Ihnen zusĂ€tzlich, Ihre E-Mails nach Belegen zu durchsuchen – Sie mĂŒssen diesen Aufwand also nicht mehr selbst betreiben. 😎
Obendrauf kann Ihnen mit unserer digitalen Belegerfassung auch kaum mehr ein Beleg durch die Lappen gehen. Ihre Buchhaltung wird sich freuen! đŸ„ł

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