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Dienstreisen buchen mit Pleo

Dienstreisen spielen in der heutigen Unternehmenswelt eine wichtige Rolle. ✈️ Gerade in Führungspositionen ist es keine Seltenheit, dass Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeitenden zu einer geschäftlichen Reise auffordern. Viele Arbeitnehmende wollen aber auch aus eigenem Interesse verreisen – zum Beispiel für Fortbildungen oder Messe-Besuche. 🤓 In diesen Fällen müssen die Angestellten ein wichtiges Dokument ausfüllen: den Dienstreiseantrag. Was es damit auf sich hat, welche Vorgaben beim Dienstreiseantrag gelten und wie Sie das Verfahren digitalisieren können, bringen wir Ihnen in diesem Beitrag näher.

Was ist ein Dienstreiseantrag?

Bei einem Dienstreiseantrag handelt es sich um einen Antrag, den Arbeitnehmer:innen stellen müssen, wenn sie aus eigenem Interesse eine Dienstreise antreten. Als Dienstreise zählt die Reise dann, wenn Angestellte die reguläre Arbeitsstätte verlassen und ihre Tätigkeit an einem anderen Ort ausüben. 

Wann müssen Angestellte einen Dienstreiseantrag ausfüllen?

Eine schriftliche Genehmigung für die Dienstreise ist nur dann nicht erforderlich, wenn die Reise innerhalb des Dienstortes stattfindet. Sollte eine Dienstreise von den Vorgesetzten angefordert werden, müssen die Reisenden sich im Regelfall auch nicht selbst um organisatorische Dinge kümmern. 🧘 Wollen Arbeitnehmer:innen jedoch auf eigene Faust eine Dienstreise antreten, brauchen sie dafür immer eine Genehmigung. Den Dienstreiseantrag bewilligen dabei entweder die Vorgesetzten oder die verantwortliche Personalabteilung. 👨🏽‍💼

Vorlage des Antrags bei den Vorgesetzten 

Haben die Arbeitnehmenden den Antrag ausgefüllt, müssen sie meistens noch weitere Unterlagen beilegen, um das Interesse an der Dienstreise zu begründen. Wollen Angestellte beispielsweise eine Fortbildung besuchen, ergibt es Sinn, grundlegende Infos zu dieser beizulegen. So kann sich die Personalabteilung sicher sein, dass die Weiterbildung auch tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen mit sich bringt. 🎁 Eine genauere Erklärung, warum die Fortbildung für die eigene Tätigkeit im Unternehmen hilfreich ist, kommt also garantiert gut an! 👍

Sobald die Antragstellenden alle wichtigen Dokumente gesammelt haben, legen sie den Antrag den Vorgesetzten oder der Personalabteilung vor. Diese entscheiden anschließend über die Dienstreisegenehmigung. Teilweise kann das eine ganze Zeit lang dauern, denn nicht selten erfolgt die Freigabe erst nach Prüfung durch mehrere Fachabteilungen, Kostenstellen und Vorgesetzte. 🥱 Aber keine Sorge, mit der richtigen Begründung (und natürlich, wenn die Dienstreise für den Job auch sinnvoll ist), sollte es keine Probleme geben, sodass es bald losgehen kann! 💨

Warum sollten Sie einen Dienstreiseantrag stellen?

Im Grunde ist es gar nicht so schwer, eine Dienstreisegenehmigung einzuholen. Und es lohnt sich: Nicht selten erhalten Mitarbeiter:innen zusammen mit der Genehmigung das sogenannte Tagegeld, um den Verpflegungsmehraufwand zu decken.💸 Außerdem können sie in der Reisekostenabrechnung auch Transfers (z. B. zum Hotel) und Übernachtungen geltend machen. Es ist daher immer von Vorteil, bei einer geplanten Dienstreise immer die Vorgesetzten zu informieren. 🙌

Da kein gesetzlicher Anspruch auf Tagesgeld besteht, kann es jedoch sein, dass den Reisenden trotz Genehmigung keine finanzielle Unterstützung gewährt wird. 😡 Aber wir können Entwarnung geben: In solchen Fällen müssen die Mitarbeitenden glücklicherweise nicht auf den Kosten sitzen bleiben. Den Verpflegungsmehraufwand können die Mitarbeitenden einfach als Werbungskosten von der Steuer absetzen. 😅

Was ist der Unterschied zwischen einem aktiven und einem passiven Dienstreiseantrag?

Bei Dienstreiseanträgen wird zwischen aktiven und passiven Anträgen unterschieden. Bei aktiven Dienstreiseanträgen stellen die Mitarbeitenden den Antrag vor Antritt der Reise. Die Reise dürfen sie erst dann buchen und antreten, wenn eine Genehmigung seitens des Vorgesetzten vorliegt.

In vielen Unternehmen, gerade solchen, in denen viel gereist wird, sind passive Reiseanträge üblich. Diese werden zwar vor der Reise ausgefüllt, müssen jedoch nicht direkt genehmigt werden, damit Arbeitnehmer:innen die Dienstreise antreten können. Stattdessen werden die Vorgesetzten nur in Ausnahmefällen informiert – zum Beispiel bei Missachtung der Reiserichtlinien oder wenn die Reise doch etwas mehr kostet als ursprünglich gedacht. 

Was gehört in einen Dienstreiseantrag?

Für Dienstreiseanträge gibt es grundsätzlich keine formalen oder gesetzlichen Vorgaben. Aber: damit ein Reiseantrag auch definitiv genehmigt wird, muss er korrekt ausgefüllt sein. Das heißt, dass alle relevanten Informationen enthalten sein müssen. Erst dann werden deine Vorgesetzten das Formular genehmigen. Schauen wir uns also nun die wichtigen Bestandteile eines Dienstreiseantrags an. 👀

Persönliche Angaben 🧑

Wie quasi jeder Antrag erfordert auch ein Dienstreiseantrag allgemeine Daten zur Person. Neben dem vollständigen Namen geben die Antragstellenden ihre Funktion, die Personalnummer und die zugehörige Abteilung an. Stellen mehrere Personen gemeinsam einen Reiseantrag, können sie die Daten aller Mitreisenden hinterlegen. 

Reisedatum 📅

Der wichtigste Punkt ist das Reisedatum. Hier müssen Reiselustige sowohl das geplante Anfangs- als auch das Enddatum der Reise angeben. Sollte die Dienstreise nicht aus eigenen Stücken erfolgen, sondern von den Vorgesetzten gewünscht sein, wird die Reisetätigkeit – sofern sie in die normale Arbeitszeit fällt – wie gewohnt vergütet. Praktisch: Das gilt auch dann, wenn die Reisenden ihre reguläre Arbeitszeit unterwegs unterschreiten. 

Reiseziel 🏁

Natürlich ist auch das Reiseziel von Relevanz, da es entscheidet, welche Vorgaben gelten. Handelt es sich beispielsweise um eine Reise am Dienstort, ist keine Genehmigung erforderlich, während bei Reisen ins Ausland die Vorschriften für die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) gelten.

Reisegrund ❓

Arbeitgeber:innen möchten wissen, wieso ihre Mitarbeitenden eine Dienstreise antreten wollen. Daher müssen diese auch den Reisegrund angeben. Eine Genehmigung ist vor allem dann realistisch, wenn Arbeitnehmende sich beruflich weiterbilden möchten und dafür eine Fortbildung oder eine vergleichbare Veranstaltung besuchen wollen. Außerdem ist es immer hilfreich, ein solches Vorhaben in ruhigeren Zeiten zu planen – während einer Sommerflaute zum Beispiel! 🤿

Kostenstellen 🧾

Die Kostenstellen dienen der Zuordnung der Reisekosten. Sie sind wichtig für die Reisekostenabrechnung, da Arbeitgeber:innen dadurch nachvollziehen können, wofür Mitarbeiter:innen Geld benötigen. Um spätere Komplikationen zu vermeiden, sollten die Reisenden unterwegs sämtliche Belege aufbewahren. Das kann zwar ziemlich nervtötend sein, mit den passenden Hilfsmitteln kann das Belege-Sammeln heutzutage glücklicherweise leicht digitalisiert und automatisiert werden. 👌

Anfallende Kosten 💰

Fahrtkosten, Teilnahmegebühren und Übernachtungskosten: Wer eine Dienstreise beantragen möchte, weiß meistens noch nicht genau, wie hoch die Kosten am Ende sein werden. Trotzdem sollten die Antragstellenden auch die geschätzten Kosten in den Dienstreiseantrag aufnehmen. 🤔

Zusätzliche Informationen und Unterlagen ✒️

Hier können die Mitarbeiter:innen sämtliche Zusatzinformationen hinterlegen. Dabei kann es sich beispielsweise – sofern sie sie schon im Vorfeld gekauft haben – um Eintrittskarten zu Veranstaltungen handeln. Aber auch Einflussfaktoren auf die Reisekosten, wie das Besitzen einer BahnCard oder das Planen der Dienstreise mit privatem Pkw können die Antragsteller:innen hier angeben. Im Grunde haben sie hier also Raum, um alles Weitere bezüglich der gewünschten Reise loszuwerden, was in den restlichen Inhalten keinen Platz gefunden hat.

Dienstreiseantrag-Vorlage: Jetzt herunterladen

Da viele Informationen angegeben werden müssen, ist es bei einem Dienstreiseantrag nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Damit Sie in Ihrem nächsten Antrag sicher alles Wichtige einbringen, haben wir für Sie eine umfassende Vorlage erstellt, die den Vorgaben für Dienstreiseanträge entspricht.

Laden Sie die kostenlose Dienstreiseantrag-Vorlage als PDF-Dokument kostenlos herunter und füllen Sie sie aus. Wer es oldschool mag, kann das Dokument auch ausdrucken und in Papierform einreichen! 👵🏽

Dienstreiseantrag-Vorlage herunterladen

TMS: Dienstreiseanträge digitalisieren

PDFs mit Dienstreiseantrag-Vorlagen schön und gut, doch auch die haben wohl irgendwann mal ausgedient. Immer mehr Prozesse im Betrieb werden heutzutage digitalisiert – und das nicht ohne Grund! 📱

Reisemanagementplattformen, oder – in der Sprache der digitalen Welt – TMS, ermöglichen die Digitalisierung für Dienstreiseanträge. Hiermit können Mitarbeiter:innen ihre Anträge einfach online ausfüllen. Die Erfassung der erforderlichen Daten erfolgt über eine vordefinierte Eingabemaske. 

Was daran so gut ist? ⚡

  • Geringere Fehlerquote
  • Keine Ablage in Papierform erforderlich
  • Kürzere Bearbeitungszeit
  • Weniger Risiko, wichtige Angaben auszulassen
  • Nachfragen über das System möglich

Digitales Reisemanagement mit Pleo

Durch entsprechende Software lassen sich nicht nur Dienstreiseanträge digitalisieren, sondern auch der ganze Prozess drumherum. Wenn der Dienstreiseantrag gestellt und die Reise genehmigt ist, kommt die Pleo-App ins Spiel: Sie hilft Unternehmen dabei, alle mit der Reise zusammenhängenden Abrechnungsprozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren. 🤩

Bei Dienstreisen erleichtert unsere App Ihnen viele, sonst so lästige Arbeitsschritte. Profitieren Sie von den folgenden Benefits: 

  • Automatische Berechnung von Verpflegungspauschalen
  • Einfache und schnelle Verbuchung und Rückerstattung von Auslagen
  • Digitale Erfassung von Belegen und Ausgaben sowie automatisierte Vorkontierung
  • Einfache und schnelle Dokumentation von Fahrtwegen
  • Automatisierte Reisekostenabrechnungen
  • Geringere Fehlerquote
  • Kein lästiger Papierkram
  • Kompatibilität mit den gängigen Buchhaltungssystemen
  • Übersichtlichkeit für den Arbeitgeber
  • Zentralisierung der Unternehmensausgaben

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