Dienstreisen: Alles zu Ausgaben, Erstattung & Co.

Perfekt vorbereitet in die nächste Dienstreise starten 🧳

Dienstreisen gehören in international oder gar global agierenden Unternehmen schon lange zur Tagesordnung. Auch wenn inzwischen Videokonferenzen 📹 die persönlichen Treffen in der heutigen Zeit weitestgehend ersetzen, legen viele Geschäftspartner:innen noch großen Wert auf den persönlichen Austausch. 

Bereits mit dem Antritt einer Geschäftsreise stellt sich bei Arbeitgeber:innen und Arbeitnemer:innen die Frage, wer für die anfallenden Reisekosten aufkommt und wie die Abrechnung aussieht. Ob der Prozess Ihrem Unternehmen viel Arbeit macht oder nicht, hängt auch von den Zahlungsverfahren ab, die Sie einsetzen. Denn Reisekostenabrechnungen müssen nicht immer so kompliziert sein, wie man denken könnte 🎊! In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur Dienstreise, den dabei anfallenden Kosten und vor allem zur smarten Abrechnung und Rückerstattung der Reisekosten. 

Wir verraten Ihnen an dieser Stelle schon mal so viel: Am Ende des Beitrags sind Sie garantiert perfekt gewappnet, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf die nächste Reise schicken …

Für die Wissbegierigen unter Ihnen geht es nun noch mal genauer ins Detail. Versprochen, ein paar wichtige Fakten haben wir bisher noch für uns behalten 😶 …

Was ist eine Dienstreise? Die Rahmendetails 

Bevor wir auf die Details eingehen, sollten wir zunächst das Grundlegende klären: Was genau versteht man unter einer Dienstreise? Denn: Nicht jede Reise im Rahmen der Tätigkeit für ein Unternehmen muss auch eine Geschäftsreise sein! 

Das entscheidende Merkmal der Dienstreise ist die berufliche Notwendigkeit. Die Reisetätigkeit wird meist durch die Arbeitgeber:innen veranlasst und findet in der Regel im Rahmen der Arbeitszeit statt. Dabei verlassen die Mitarbeitenden den eigentlichen 

Wichtig ist, dass die Mitarbeiter:innen bei einer vom Unternehmen beauftragten Dienstreise nicht auf ihren Kosten sitzen 💺 bleiben! Nach Beendigung der Geschäftsreise erfolgt daher in der Regel eine Erstattung der angefallenen Kosten durch die Arbeitgeber:innen. Das geschieht vorwiegend im Rahmen von Pauschalbeträgen. Manche Unternehmen erstatten ihren Angestellten jedoch auch die tatsächlich angefallenen Kosten für die Reise. In diesem Falle ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeitenden ihre Belege während der Reise sammeln und gut aufbewahren.

Was zählt als Dienstreise?

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen aus beruflichen Gründen reisen, handelt es sich dabei um eine Dienstreise. Die Mitarbeiter:innen sind also noch immer beruflich tätig, halten sich dafür aber vorübergehend außerhalb des üblichen Dienstortes auf. Die Erledigung der Arbeiten erfolgt in diesem Fall also außerhalb des Betriebgsgeländes, meist aber innerhalb der regulären Arbeitszeit.

Müssen Dienstreisen beantragt werden? 

Dienstreisen werden in der Regel von den Arbeitgeber:innen angeordnet. In diesem Falle ist keine Genehmigung der Geschäftsreise notwendig. Aber es gibt eine kleine Ausnahme! 

Wenn Ihre Angestellten die Dienstreise auf eigenen Wunsch vornehmen, beispielsweise weil sie eine Fortbildung besuchen möchten, muss Ihr Unternehmen eine Genehmigung für die Reise ausstellen. In der Regel geht die Antragstellung aber ganz einfach: 

• Einen Dienstreiseantrag bei den Vorgesetzten oder der Personalabteilung abholen, 
• den Antrag ausfüllen und bei der entsprechenden Stelle einreichen, 
• Genehmigung durch die Vorgesetzten abwarten, 
• und schon kann’s losgehen. 🚉

Die Genehmigung ist vor allem aus versicherungstechnischen Gründen sehr wichtig für die Arbeitnehmer:innen! 

Wenn die Fortbildung in der Stadt stattfindet, in der auch Ihr Unternehmen steht, ist übrigens keine Genehmigung notwendig. Sind sie neugierig, warum das so ist? Na, wir wollen Sie nicht länger auf die Folter spannen …. 

Dienstreise und Dienstgang: Hier liegen die Unterschiede begraben

In der beruflichen Praxis ist die Unterscheidung zwischen Dienstreise und Dienstgang wichtig, da beide Tätigkeiten fernab der eigentlichen Arbeitsstätte und während der Arbeitszeit stattfinden. Trotzdem handelt es sich bei einem Dienstgang nicht automatisch um eine Geschäftsreise.

Dienstreise 🚌: Die Mitarbeiter:innen müssen eine größere Strecke zurücklegen, um zum Beispiel einen Kunden in einem anderen Bundesland zu erreichen und dort ihre Aufgabe für die Arbeitgeber:innen wahrzunehmen. Entscheidendes Merkmal ist hier die Überwindung einer größeren räumlichen Entfernung.

Dienstgang 🚶🏽‍♀️: Suchen Ihre Mitarbeiter:innen ein Ziel in der näheren Umgebung des Betriebsgeländes auf und besuchen zum Beispiel einen Kunden im selben Stadtteil, handelt es sich um einen Dienstgang. Wichtig ist also die räumliche Nähe. So können Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen den Kunden einfach zu Fuß aufsuchen.

Dienstreisen in Zeiten der Corona-Pandemie 😷

Seit Beginn der Corona-Maßnahmen ab März 2020 sind Dienstreisen für Unternehmen und ihre Angestellte mit besonderen Schwierigkeiten verbunden. Während die Pandemie zunächst ein absoluter Ausnahmefall war, wird sie für uns langsam zum Alltag. Mittlerweile stehen auch Geschäftsreisen wieder häufiger als noch zu Beginn der Pandemie auf der Tagesordnung. Jedoch sind derzeitig einige zusätzliche Überlegungen erforderlich, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf eine Reise schicken. Das gilt für Reisen innerhalb der Bundesrepublik genauso wie für Auslandseinsätzen. 

Da eine Dienstreise per Definition das Zurücklegen einer gewissen Strecke erfordert und sich die Betroffenen zum Beispiel zwischen verschiedenen Bundesländern innerhalb Deutschlands bewegen, müssen Sie teilweise unterschiedliche Regelungen für jeden Abschnitt der Reise berücksichtigen.

Sehen Sie sich die Quarantänevorschriften der einzelnen Bundesländer genau an und beachten Sie Faktoren wie eingeschränkte Flugzeiten. Da Geschäftsreisen für Ihre Mitarbeiter:innen unter Coronabedingungen mit einem höheren Stressfaktor verbunden sind, sollten Sie die Arbeitnehmer:innen unbedingt mit in die Entscheidungen einbeziehen.

Bei Dienstreisen ins Ausland lohnt sich außerdem ein Blick in die § 106 GewO. Laut diesem Paragrafen haben die Arbeitnehmer:innen das Recht, die Geschäftsreise zu verweigern, wenn sie sich in ein Land mit Reisewarnung des Auswärtigen Amtes begeben sollen. Der Grund dafür ist die erhebliche gesundheitliche Gefährdung, der Ihre Arbeitnehmer:innen während der Reise ausgesetzt sind. Dienstreisen ins Ausland müssen Sie also besonders sorgfältig planen. Informieren Sie sich vor jeder anstehenden Reise beim Auswärtigen Amt darüber, welche Warnungen für die angereisten Destinationen aktuell vorliegen.

Darauf müssen Sie bei Dienstreisen in Coronazeiten besonders achten

Wer eine Dienstreise ins Ausland unternimmt, muss in der Corona-Pandemie einige wichtige Punkte berücksichtigen. Dazu gehört die Frage, ob das Zielland berufsbedingte Einreisen überhaupt zulässt. Häufig ist eine Einreise nur in Ausnahmefällen möglich, zum Beispiel in einige Länder Asiens. Möglicherweise werden bei der Anreise auch Zusatzanforderungen gestellt, wie die Dokumentation der Systemrelevanz der Dienstleistung. Typisch ist auch, dass die Behörden einen negativen Corona-Test 🔬 fordern.

Reisen Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen ins europäische Ausland, müssen Sie eine Bestätigung über die Sozialversicherungspflicht jederzeit mitführen. Diese nennt sich auch A1-Bescheinigung. Faktoren wie die Dauer des Aufenthalts oder ob es sich um Arbeitnehmer:innen oder Selbstständige handelt, spielen in folgenden Ländern keine Rolle: 

• Länder der EU
• Island
• Liechtenstein
• Norwegen
• Schweiz
• Vereinigtes Königreich/Großbritannien 
• Nordirland

Die Beantragung ist per elektronischem Verfahren zum Beispiel bei den Krankenkassen möglich, bei der die Mitarbeiter:innen freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind. Zuständig können auch die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV), der jeweilige Rentenversicherungsträger oder der GKV-Spitzenverband sein. Der Antrag wird von den Arbeitgeber:innen vorgenommen. 

Betrieblich bedingte Reisen ins Ausland gelten immer als Entsendung. Es ist daher in jedem Fall eine Entsendemeldung erforderlich. Eines ist klar: Die Bedingungen für Dienstreisen ins Ausland sind durch die Corona-Pandemie deutlich erschwert. Stellen Sie Ihre Angestellten daher auf den erhöhten Verwaltungsaufwand ein. Sinnvoll ist es, mit der Planung von Geschäftsreisen unter Pandemie-Bedingungen grundsätzlich früh zu beginnen.

Arbeiten während der Dienstreise: Was zählt als Arbeitszeit? 

Was gehört bei einer Dienstreise eigentlich zur Arbeitszeit? Und zählen bei Geschäftsreisen auch Hin- und Rückfahrt zur Arbeitszeit? Diese Frage stellen sich Mitarbeiter:innen, die im Auftrag ihrer Arbeitgeber:innen unterwegs sind, häufig. Denn theoretisch sind sie ja auch bei mehrtägigen Aufenthalten an anderen Orten ununterbrochen im Namen des Unternehmens unterwegs. 

Die Bestimmungen rund um die Arbeitszeit bei auswärtigen Tätigkeiten werden im Arbeitszeitgesetz festgehalten. Nach dem Arbeitszeitgesetz dürfen die Angestellten auch bei Dienstreisen pro Tag in der Regel nicht mehr als acht Stunden arbeiten. In gewissen Ausnahmen darf diese Arbeitszeit auch überschritten und bis zu 10 Stunden gearbeitet werden. Das Arbeitszeitgesetz schreibt dann jedoch vor, dass innerhalb von sechs Monaten der tägliche Durchschnitt von acht Stunden nicht überschritten werden darf. 

Nehmen die Mitarbeiter:innen die Dienstreise während der gewöhnlichen Arbeitszeit vor, zählt auch die Reisezeit als Arbeitszeit. Hin- und Rückreise mit dem Flugzeug oder Auto sind dann also Teil der Arbeitszeit. Außerhalb der normalen Arbeitszeit sind die Wegezeiten nur dann als Arbeitszeit zu berücksichtigen, wenn die Mitarbeiter:innen auf Veranlassung der Arbeitgeber:in während der Fahrt arbeiten. Dazu kann die Arbeit am Notebook während einer Zugreise gehören, insofern sie von den Arbeitgeber:innen gewünscht wird. 

Während auswärtigen Tätigkeit zählt nur die Zeit als Arbeitszeit, in der Ihre Mitarbeiter:innen im Rahmen ihrer Arbeitstätigkeit beschäftigt sind. Die Übernachtung im Hotel oder ein Abendessen nach einer Besprechung gehören nicht dazu. Diese Aufenthaltszeiten gelten als Ruhezeiten 🧘🏿‍♀️.

Diese Kosten können im Rahmen von Dienstreisen entstehen

Das sind die Kosten, die Sie bei Geschäftsreisen im Blick haben sollten:

• Transportkosten: Das können Flugkosten sein, Kosten für ein Mietauto oder für öffentliche Verkehrsmittel.
• Übernachtungskosten: Das sind die tatsächlich entstandenen Kosten für Hotels, Herbergen oder andere Unterkünfte. Fernseher, Telefon oder Garage gehören als Nebenkosten nicht zu den Übernachtungskosten.
• Verpflegungskosten: Eine andere Bezeichnung hierfür lautet Verpflegungsmehraufwand. Das sind alle Kosten für die Verpflegung außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte während einer beruflich bedingten Tätigkeit.

Abrechnung von Dienstreisen 🧮: So funktioniert's

Nach erfolgter Dienstreise kommt es zur Abrechnung. Dazu reichen die Arbeitnehmer:innen ihre Unterlagen bei der Firma ein und es erfolgt nach Überprüfung der Unterlagen eine Erstattung. So einfach wie es klingt, ist es dann aber nicht immer. Auch hier gilt es in der Praxis natürlich wieder einige Details zu berücksichtigen.

Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter:innen Ihnen für alle angefallenen Kosten während der Dienstreise einen Nachweis vorlegen. Notwendig ist das für die Mehrwertsteuerrückerstattung, für eventuelle Betriebsprüfungen und natürlich, um zu prüfen, ob die Ausgaben den Reisekostenrichtlinien entsprechen.

Ein einfacher Beleg in Papierform reicht hierfür aus. Er muss den Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers aufführen, Angaben zum Aufwand enthalten sowie auch die Mehrwertsteuer. Nachweise in elektronischer Form sind allerdings zum Glück ebenfalls möglich 🥳.

Achtung: Eine Rechnung ist noch kein Beleg oder Zahlungsnachweis. Denn die Rechnung alleine belegt nicht die Bezahlung. Sie ist für die Spesenabrechnung nur gültig, wenn sie einen eindeutigen Vermerk wie „vollständig bezahlt" oder „Rechnung bezahlt" enthält.

Pauschalen, die anwendbar sind

Pauschalen vereinfachen die Erstattung der Reisekosten für Sie als Unternehmen sowie für Ihre Mitarbeiter:innen erheblich! Die folgenden anwendbaren Pauschalen sollten Sie als Arbeitgeber:in kennen:

• Kilometerpauschale: Wenn die Mitarbeiter:innen ihre Dienstreise mit dem eigenen privaten Fahrzeug antreten, kann die Auszahlung in Form einer Kilometerpauschale erfolgen. Das Kilometergeld beträgt 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer. Dieser Betrag soll die Kosten für das Benzin und die Abnutzung des Fahrzeugs abdecken. Jedoch wird das Kilometergeld nur dann ausgezahlt, wenn das Unternehmen die Fahrt mit dem privaten Pkw anordnet. Könnten die Mitarbeiter:innen auch mit dem Zug fahren, kommt die Pauschale nicht zum Einsatz – es sei denn, das Unternehmen erklärt sich bereit dazu. 
• Übernachtungspauschale: Die Übernachtungspauschale beträgt derzeit 20,00 EUR. Es ist jedoch in vielen Unternehmen üblich, dass die Arbeitgeber:innen auch höhere Beträge, also die tatsächlich angefallenen Kosten, übernehmen.
• Verpflegungspauschale bzw. Tagegeld: Bei einer Reisedauer zwischen 8 und 24 Stunden wird seit 2024 voraussichtlich ein Tagegeld in der Höhe von 15,00 EUR ausgezahlt. Ab 24 Stunden beträgt das Tagegeld sogar 30,00 EUR. Beim An- und Abreisetag sind es wiederum 15,00 EUR.
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  Die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes erfolgt pro Tag. Achtung: Bei Reisen ins Ausland gelten oft höhere Tagegelder! 

Wenn im Arbeitsvertrag keine Regelung über pauschale Vergütungen getroffen wurde, müssen Arbeitgeber:innen die tatsächlich entstandenen Kosten erstatten. In diesem Fall müssen die Mitarbeitenden ihre Belege am Ende der Geschäftsreise einreichen, um eine Erstattung zu erhalten. 

Manuelle Abrechnung der Reisekosten: Diese Fehler können sich einschleichen

Unterschätzen Sie niemals den Aufwand, den die Abrechnung von Dienstreisen macht. Das gilt sowohl für die Mitarbeiter:innen als auch die Arbeitgeber:innen. Aus Sicht der Arbeitnehmer:innen bereitet insbesondere das Sammeln der Belege viel Mühe. Das gilt umso mehr, wenn die Belege in Papierform umherflattern. 

Die Arbeitnehmer:innen müssen die Belege erst umständlich sammeln und später einreichen. Vergessen Angestellte das Einreichen der Belege, erhalten sie für die aufgekommenen Kosten keine Erstattung. Gerade bei längeren und häufigen Dienstreisen geht der Überblick schnell verloren.

Viel Aufwand entsteht in einem zweiten Schritt in der Buchhaltung. Es kostet die Mitarbeiter:innen viel Zeit, alle Belege zu prüfen und die entsprechenden Buchungen und Erstattungen vorzunehmen.

Mit Pleos Firmenkarten den Überblick über die Ausgaben behalten

Das Hauptproblem bei Dienstreisen liegt wohl schon seit  gefühlten Urzeiten im Aufwand mit den manuellen Abrechnungen. Belege sammeln, abgeben, alle Unterlagen ausfüllen, Erstattung einleiten, auf Erstattung warten … Ach, Sie merken schon: Das dauert alles lange und macht keinen Spaß. Haben Sie die manuellen Erstattungen auch satt?

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