Zum Inhalt springen

Nur bis zum 31.1.: Entscheiden Sie sich für einen Jahresplan und erhalten Sie 2023 monatlich Cashback. Erfahren Sie mehr.

Eine Demo buchen
Frau im Auto

Ihre Mitarbeitenden führen ein Fahrtenbuch, weil sie das Fahrzeug der Firma auch privat nutzen? Vielleicht wurde einem/einer Ihrer Beschäftigten auch von einer Strafverfolgungsbehörde auferlegt, alle Fahrten mit dem Dienstwagen in einem Fahrtenbuch festzuhalten? Ganz egal, aus welchen Gründen Sie und Ihre Angestellten sich für das Führen eines Fahrtenbuches entscheiden: Damit es vom Finanzamt anerkannt wird, muss es bestimmte Formvorgaben erfüllen. 📖🚗

Sie wissen um die Vorgaben, bekommen aber Kopfschmerzen, wenn Sie an das Erstellen eines Fahrtenbuches denken? Kein Problem! In diesem Beitrag finden Sie eine PDF-Vorlage, die Sie nutzen können. Diese Vorlage können Sie auch in Office-Programme wie Excel überführen und so einfach Ihr eigenes Fahrtenbuch in Excel entwerfen. Außerdem erfahren Sie kurz und knapp alles Wichtige zu Formvorgaben, gesetzlichen Grundlagen und den Anforderungen des Finanzamtes. 🤓

Fahrtenbuch führen – Wer muss was und was muss wie?

Zuerst stellt sich die Frage, wer überhaupt ein Fahrtenbuch führen muss. Die Antwort ist einfach. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, den diese auch privat nutzen, können Sie sich freiwillig für ein Fahrtenbuch entscheiden. Sind sie aber für weniger als die Hälfte aller Fahrten beruflich unterwegs, wird das Fahrtenbuch Pflicht. ✔

Auch Strafverfolgungsbehörden dürfen das Führen eines Fahrtenbuches anordnen, wenn ein Firmenwagen in einen Verkehrsunfall verwickelt ist und sich nicht genau klären lässt, wer dabei am Steuer saß. Dann greift Paragraf 31a der Straßenverkehrszulassungsverordnung (StVZO). Dieser verpflichtet Fahrzeughalter:innen (bei einem Firmenwagen wäre das Ihr Unternehmen), ein Fahrtenbuch zu führen, damit zukünftig klar ersichtlich ist, wer wann am Steuer saß. 🖊🧾

Das „wer muss was“ hätten wir damit erfolgreich geklärt. Bleibt nun die Frage, welche Regelungen für Fahrtenbücher gelten und welche Angaben enthalten sein müssen. Glücklicherweise haben wir auf alles eine Antwort. 🤓

Eine Vorlage für Ihr eigenes Fahrtenbuch

Bevor wir die erforderlichen Angaben tiefer einordnen, zuerst das, worauf Sie wahrscheinlich schon längst warten: Die Antwort auf die Frage „was muss wie“. Oder etwas ausführlicher: das versprochene Fahrtenbuch-Muster für die Vorlage beim Finanzamt. 🥳

Fahrtenbuchvorlage herunterladen

Aus dieser Vorlage wird schnell klar, dass ein Fahrtenbuch einige Details enthalten muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden:

  • Name der Fahrerin/ des Fahrers 👤
  • Datum und Uhrzeit bei Beginn der Fahrt und bei Ende der Fahrt 📅⏱
  • Startort und Zielort 🗺
  • Kilometerstand bei Fahrtbeginn und bei Fahrtende, um die gefahrenen Kilometer nachzuvollziehen 🔢
  • Das Kennzeichen des Fahrzeuges 🚐
  • Art der Reise (dienstlich, privat) 🧳
  • Zweck der Reise (Wer wurde besucht und warum) ❓
  • Wurde ein Umweg gefahren? Wenn ja, warum? 🧐
  • Unterschrift der Fahrerin/ des Fahrers 🖊

Aber nicht nur die enthaltenen Angaben entscheiden, ob das Finanzamt mit Ihrem Fahrtenbuch einverstanden ist. Auch die Form ist maßgeblich für die korrekte Führung eines Fahrtenbuchs. Die Behörden geben vor, dass das Fahrtenbuch eine geschlossene Form aufweisen muss, zum Beispiel also ein gebundenes Heft. 📖

Excel ist dabei sicher leichter zu organisieren als ein Fahrtenbuch aus Papier. Wenn Ihnen das aber zu kompliziert erscheint, haben wir eine weitere Alternative für Sie parat. Elektronische Fahrtenbücher in Form von Apps und Trackern oder Ähnlichem sind ebenfalls erlaubt. Diese erledigen den Papierkram bequem für Sie. Hier müssen Sie laut Bundesministerium für Finanzen (BMF) allerdings die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD – beachten. ☝

Fazit: Fahrtenbuch mit der Pleo-App führen?

Unser Muster kann Ihnen bei der Vorlage Ihres Fahrtenbuches helfen. 

Mit Pleo-Pocket haben Sie ein Tool zur Hand, mit welchem Sie ganz einfach die Treibstoffkosten abrechnen können. Das Ganze ist in wenigen Schritten erledigt:

  1. Nutzen Sie das Pocket-Feature zur smarten Ausgabenverwaltung ohne Papierkram.
  2. Sie können sich einfach Entfernungen und Treibstoffkosten berechnen lassen.
  3. Fahrende müssen nur Beginn und Ende der Fahrt eingeben: Pleo ermittelt automatisch die Kilometerpauschale.

Ausgabenverwaltung und Co. leicht gemacht - mit Pleo! 💆‍♀️

E-Book: 9 Digitaltools – nie wieder manuelle Prozesse

Ähnliche Beiträge