Rechnungen als Kleinunternehmer:in schreiben: Das müssen Sie beachten!

Wussten Sie, dass Kleinunternehmer:innen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen dürfen? Das besagt die Kleinunternehmerregelung im Umsatzsteuergesetz (UStG). Trotzdem müssen Sie einige Vorgaben beachten, wenn Sie eine Rechnung für Ihr Kleingewerbe schreiben. 🛑 Aber keine Sorge: Das hört sich aber nach mehr Arbeit an, als es tatsächlich ist. Eigentlich ähnelt eine Kleinunternehmer:innen-Rechnung einer normalen Rechnung in den meisten Punkten. Mit der passenden Rechnungsvorlage und praktischen digitalen Tools ist das Verfassen und die digitale Verwaltung von Rechnungen als Kleinunternehmer:in kein Kunststück mehr! 🎨 In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie rund um das Schreiben von Rechnungen für Kleingewerbe unbedingt wissen sollen.

Wer ist Kleinunternehmer:in?

Ein bisschen Theorie zum Anfang hat noch nie geschadet. Also –  los gehts, lassen Sie uns eintauchen in das Umsatzsteuergesetz: Der Gesetzgeber legt in § 19 UStG genau fest, wann es sich bei einem Unternehmen um ein Kleingewerbe handelt. So bleiben Ihnen beim genauen Lesen Missverständnisse erspart! 🤝 

Die beiden folgenden Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit es sich um einen Betrieb im Sinne der Kleinunternehmerregelung handelt:

1. Im letzten Geschäftsjahr lag der Umsatz, einschließlich Umsatzsteuer, bei weniger als 22.000,00 EUR. 
2. Für das laufende Geschäftsjahr darf der Umsatz nicht mehr als 50.000,00 EUR betragen. 

Wenn ein Kleinunternehmen bereits seit mindestens einem Jahr existiert, kann die Berechnung anhand der vorliegenden Zahlen aufgestellt werden. 🧮 Doch wie sieht es mit Start-ups und Existenzgründungen aus? Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass auch hier die Kleinunternehmerregelung Anwendung finden darf. Dazu müssen die Existenzgründer:innen die Umsätze im Gründungsjahr schätzen. 🤔

Eine plausible Prognose seitens der Gründer:innen darf die Grenze von 22.000,00 EUR nicht übersteigen. Als Grundlage für die Schätzung dienen der Businessplan, die Preiskalkulation und der Absatzplan. 📄 Diese Unterlagen akzeptiert das Finanzamt in der Regel auch als Nachweis, falls die Umsätze im ersten Geschäftsjahr doch mehr als 22.000,00 EUR betragen. 

Die Vorgaben besagen übrigens auch, dass Kleinunternehmer:innen bei ihren eigenen Einkäufen Umsatzsteuer zahlen müssen. Da sie selbst Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen, können sie die gezahlte Steuer nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. 🤷🏿 Überlegen Sie sich deswegen genau, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen oder ob sie trotz geringer Umsatzzahlen darauf verzichten.

Wann lohnt sich ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Bei der Gründung eines Unternehmens und im Laufe des Geschäftslebens kann es regelmäßig zu größeren Investitionen kommen. Ausgaben für die folgenden Bereiche sind üblich: 

• Einrichtung der Geschäftsräume 🪑
• Kauf eines Firmenwagens oder Aufbau eines Fuhrparks 🚘
• Computer und Telefon 💻📞
• Großeinkauf von Rohstoffen oder Waren bei Angeboten und Preisreduzierungen 🛢️
• und vieles mehr 🤯

Die Umsatzsteuer für die Geschäftsausgaben können Unternehmen bei der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt als Vorsteuer abziehen. Wenn die Vorsteuer höher ausfällt als die abzuführende Umsatzsteuerlast, lohnt sich ein Verzicht auf die Kleinunternehmerreglung. ✋ Dann kann der Betrieb die von der Kundschaft einbehaltene Mehrwertsteuer behalten, was die Liquidität steigert und dabei hilft, die Ausgaben zu finanzieren. 💰

Rechnungen schreiben im Kleingewerbe: Wo liegt der Unterschied zu normalen Rechnungen?

Auf den ersten Blick macht es kaum einen Unterschied, ob Sie als Kleinunternehmer:in eine Rechnung schreiben oder als umsatzsteuerpflichtiger Betrieb. 👁️‍🗨️ Die Rechnung ohne Umsatzsteuer muss dieselben Pflichtangaben nach § 4 Abs. 2 Satz 1 UStG enthalten wie Rechnungen mit Umsatzsteuer.

Aber Achtung! 🤓 Beim genauerem Hinsehen fallen dann doch zwei kleine aber feine Unterschiede auf:

1. Die Rechnung von Kleinunternehmer:innen enthält nur den Warenwert, keinen Umsatzsteuersatz und keinen Betrag für die Umsatzsteuer. Es handelt sich also um eine Rechnung zum Nettopreis.
2. Auf dem Beleg findet sich ein Hinweis, warum es sich um eine Rechnung ohne Umsatzsteuer handelt.

Es gibt unterschiedliche Formulierungsmöglichkeiten dafür, wie der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung aussehen kann. Hier einige Beispiele:

• Umsatzsteuerfrei gemäß § 19 UStG Abs. 1
• Als Kleinunternehmen nach § 19 Umsatzsteuergesetz stellen wir keine Umsatzsteuer in Rechnung
• Der Rechnungsbetrag enthält keine Umsatzsteuer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG

Diese Pflichtangaben dürfen bei einer Kleinunternehmer:innen-Rechnung nicht fehlen

Gut hinhören 👂 –  § 4 Abs. 2 Satz 1 UStG führt genau auf, welche Pflichtangaben Sie als Kleinunternehmer:in in jedem Fall auf Ihre Rechnung packen sollten:

• Name und Anschrift von Verkäufer:in und Käufer:in
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum, auch als Rechnungsdatum bezeichnet
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung mit handelsüblicher Bezeichnung
• Lieferdatum oder Datum der Leistungserbringung bei Dienstleistungen
• Im Voraus vereinbarter Rabatt oder Minderung des Rechnungsbetrages
• Hinweis auf die fehlende Angabe der Umsatzsteuer wegen Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung

Neben den Pflichtangaben, die per Gesetz im Rechnungsformular erscheinen müssen, können Kleinunternehmer:innen die Rechnung zusätzlich um diese Angaben erweitern:

• Hinweis auf die zweijährige Pflicht zur Rechnungsaufbewahrung
• Hinweis auf die Steuerschuld der Empfänger:innen beim Reverse-Charge-Verfahren

Vorlage Rechnung für Kleinunternehmer:innen

Sie suchen eine Rechnungsvorlage für eine Rechnung für Ihr Kleingewerbe, die rechtssicher ist und das Finanzamt zufriedenstellt? Dann machen Sie es wie viele andere Unternehmer:innen auch und nutzen Sie unsere praktische Muster-Rechnung für Kleinunternehmer:innen. 

Die Rechnungsstellung ist über den kostenlosen Download schnell und einfach erledigt. Außerdem praktisch: Die Vorlage enthält alle Pflichtangaben nach der Kleinunternehmerregelung. Zu den Angaben gehört selbstverständlich auch der Hinweis auf die fehlende Umsatzsteuer nach § 19 UStG. 🥰 So müssen Sie sich mithilfe unserer Beispiel-Rechnung für Kleinunternehmer:innen keine Gedanken über die passende Formulierung machen und informieren Ihre Kundschaft mit jeder Rechnung direkt darüber, warum der Verkauf zum Nettopreis erfolgt.

Mit Rechnungssoftware die Buchhaltung auf ein neues Level heben

Als Kleinunternehmer:in haben Sie jeden Tag genug mit Einkauf, Verkauf und Marketing zu tun. Da bleibt nicht viel Zeit für die Buchhaltung! 🥵 Eine eigene Buchhaltungskraft einzustellen oder einen externen Dienstleister zu beauftragen, ist für viele Kleingewerbe zu teuer. Auch Ihre:n Steuerberater:in nutzen Sie häufig nur für die notwendigsten steuerlichen Angelegenheiten? Dann stellen Sie auf eine digitale Rechnungssoftware um! 💻

Inzwischen gibt es einige smarte Programme, die Ihnen den Arbeitsalltag und den Umgang mit dem ganzen Papierkram erleichtern. Viele Angebote sind intuitiv zu bedienen und erledigen Ihre Buchführung mit wenigen Klicks. Das Beste dabei: Die Anwendung erfolgt ganz einfach online oder über eine App. 📱 Rechnungen und andere Dokumente können Sie so schnell, mit wenig Aufwand und rechtssicher schreiben und archivieren. Und in den meisten solcher Programme können Sie dort nicht nur Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer verwalten –  sondern auch Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Ganz schön praktisch, oder? 🌞

Neben der einfachen Rechnungsstellung bietet eine digitale Rechnungssoftware noch viele weitere Vorteile:

• GoBD-konforme Archivierung der Unterlagen nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“
• Automatische Übernahme von Rechnungen aus E-Mails
• Einscannen der Belege über eine App
• Übersicht über die offenen Posten, um Schuldner:innen mit Zahlungsrückständen rechtzeitig anzumahnen
• Versand der Mahnungen durch Übernahme der Daten aus überfälligen Rechnungen
• Elektronisches Kassenbuch möglich, um Bargeldzahlungen zu verwalten
• Bei Rechnungen mit Umsatzsteuer automatische Berechnung der Umsatzsteuervoranmeldung inklusive Versand an das Finanzamt
• Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben, um die Liquidität jederzeit zu prüfen und den Gewinn zu berechnen

Die Komplettlösung für Eingangsrechnungen von Kleinunternehmer:innen von Pleo

Die digitale Rechnungsverwaltung hat sie überzeugt? Dann passt Pleo Invoices perfekt zu Ihnen! 👨🏾‍❤️‍💋‍👨🏻 Das Tool hilft Ihnen bei der mühelosen Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen. Und so einfach gehts: Laden Sie die Kleinunternehmer:innen-Rechnungen als Foto oder per Drag-and-drop hoch oder leiten Sie einfach die E-Mails Ihrer Zulieferer:innen mit den Rechnungen an Pleo weiter. 📧 Die Admins genehmigen die Rechnungen, sodass Sie die Belege auf dem Dashboard prüfen können.

Wenn Sie Skonto abziehen möchten, können Sie den verminderten Rechnungsbetrag sofort über die Pleo-Wallet bezahlen. Sie möchten lieber das Zahlungsziel ausnutzen, weil Sie erst auf einen größeren Zahlungseingang warten? Auch kein Problem, dann planen Sie eine Terminüberweisung zu einem späteren Zeitpunkt. 📅 Nach Abschluss der Bearbeitung werden Rechnungen und Zahlungen direkt in Ihr Buchhaltungssystem übertragen. So können Sie die Unterlagen über DATEV oder ein anderes Programm an Ihre:n Steuerberater:in weiterleiten – oder diese einfach archivieren.

Pleo hilft Ihnen als Kleinunternehmer:in, Rechnungen digital zu bearbeiten und so Zeit und Geld zu sparen. Dazu bietet das Rechnungsprogramm von Pleo noch einige praktische Extras, auf die Sie sicher schon bald nicht mehr verzichten wollen:

• Rechnungen im Tool prüfen, buchen, genehmigen und mit kostenloser Überweisung bezahlen
• Rechnungen planen und Zahlungsverzögerungen vermeiden
• Rechnungen in verschiedene Buchhaltungssysteme exportieren
• Zentraler Überblick über sämtliche Rechnungsvorgänge

Sie möchten die Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung von Pleo nutzen und sich über alle Vorteile informieren? Dann nichts wie los – buchen Sie eine Demo und überzeugen Sie sich davon, dass Pleo und Ihr Unternehmen ein wahres Dream-Team sind! ♾️