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vorbereitende Buchhaltung mit Pleo

Buchhaltung … hören Sie innerlich auch ein auf das Wort folgende Seufzen? Für viele Unternehmer:innen ist Buchhaltung ein notwendiges Übel. Aber warum eigentlich? Immerhin liefert sie doch wichtige Daten, die über das Unternehmen Spannendes zu erzählen haben. Sollten Unternehmer:innen eigentlich nicht furchtbar heiß auf derlei Einblicke sein?

Wir denken, die Schuld am schlechten Ruf der Buchhaltung tragen altmodische, zähe, langwierige Prozesse, die noch aus dem letzten Jahrtausend stammen.

Na gut … das denken wir nicht nur, wir wissen es!

Schließlich waren unsere Gründer selbst keine Fans vom monatlichen Sortieren von Papierbelegen und langatmigen Spesenabrechnungen im Namen der Buchhaltung. Sie entwickelten eine Digitallösung namens Pleo, die Ihnen diese Arbeit ein für alle Mal abnahm.

Seitdem Pleo 2015 das Licht der Welt erblickte, haben wir bereits über 25.000 Unternehmen europaweit – einschließlich uns selbst – dabei geholfen, die vorbereitende Buchhaltung leichtfüßiger zu gestalten.

Das sind sehr viel weniger Seufzer in Finanzabteilungen. Und sehr viel Freude über die Vorteile, von denen Unternehmen mit einer digitalisierten Buchhaltung heute profitieren.

Neugierig, um welche Vorteile es sich genau handelt? Dann lesen Sie weiter …

Vorab … ein paar Fakten zur vorbereitenden Buchhaltung

Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst Tätigkeiten, die notwendig sind, um die Buchführung eines Unternehmens und damit etwa auch Umsatzsteuervoranmeldungen, Steuererklärungen, Rechnungslegung, Mahnungen, Monats- und Jahresabschlüsse vorzubereiten. Typischerweise gehört zur vorbereitenden Buchhaltung:

  • das Sammeln und chronologische Organisieren von Buchhaltungsbelegen wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbelegen, Barbelegen, Kassenbelegen – schlicht aller Unterlagen, die Geschäftskontobewegungen belegen,
  • das Buchen und Vorkontieren von Ein- und Ausgaben,
  • sowie das Erstellen des Kassenberichts.

Wer darf die vorbereitende Buchhaltung machen?

Zum vorbereitenden Buchhalten bedarf es wenig Fachwissens. In den meisten Unternehmen kümmern sich die Angestellten selbst darum, ihre Ausgaben zu belegen und von Vorgesetzten freigeben zu lassen. Das Vorkontieren wird meistens entweder von der Buchhaltungsabteilung oder in kleineren Unternehmen von den Vorgesetzten inhouse bzw. einem Bürokaufmann oder einer Bürokauffrau übernommen, bevor die weitere Buchhaltung an externe Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen übergeben wird. Da in Deutschland laut §238 HGB alle Gewerbetreibende zur Buchführung verpflichtet sind, erledigen auch Freiberufler:innen die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung zusätzlich zu ihrer eigentlichen Tätigkeit zumeist selbst.

Was sind die konkreten Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung?

  1. Das Vorsortieren von Belegen
    Alle Geschäftskontobewegungen lassen sich mit einer Quittung, einem Rechnungsbeleg, einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung belegen. Die entsprechenden Belege müssen innerhalb der vorbereitenden Buchhaltung der entsprechenden Kontobewegung zugeordnet bzw. angehängt und auf Korrektheit kontrolliert werden.
  2. Spesen- und Reisekostenabrechnungen
    Auf Dienstreisen fallen allerhand Kosten an, die gesammelt und erfasst werden wollen. Zu diesen Kosten zählen auch Pauschalen wie Verpflegungs- und Kilometerpauschalen, die zunächst berechnet und ausgezahlt werden müssen. Ob Fahrt- oder Übernachtungskosten oder der Kaffee am Bahnhof … innerhalb der vorbereitenden Buchhaltung werden sämtliche Reisekosten korrekt vermerkt und etwaige Rückerstattungen an die Mitarbeiter:innen vorgenommen.
  3. Das Pflegen der Portokasse
    Viele Unternehmen speziell in Deutschland arbeiten weiterhin mit einer Portokasse, an der sich Mitarbeiter:innen mit Bargeld für unternehmerische Ausgaben bedienen dürfen. Auch diese Umsätze müssen etwa in einem Kassenbuch gepflegt, abgerechnet und in die Buchführung übertragen werden. 
  4. Die Kontenabstimmung
    Im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung müssen die Konten regelmäßig abgestimmt werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. Die Abstimmung umfasst die Überprüfung der Salden und die Identifizierung von Abweichungen.
  5. Das Vorkontieren
    Nachdem alle Belege vorsortiert wurden, werden sie den jeweiligen Buchungskonten zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt dabei anhand von Buchungsschlüsseln, die für jedes Konto festgelegt sind. Diese Buchungsschlüssel bestehen aus einem Kontonamen oder einer Kontonummer und beschreiben, welchem Konto der entsprechende Geschäftsvorfall, mit welchem Steuercode, zugeordnet werden soll. Eine entsprechende Liste der Konten und ihrer Nummern kann man bei seiner Steuerberatung anfragen.
  6. Das Archivieren der Belege
    Ob digitale oder physische Belege – in jedem Fall besteht in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht über 10 Jahre. Dementsprechend müssen Belege GoBD konform archiviert werden.
  7. Absprachen mit der Steuerberatung
    Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es schließlich, die bereits aufgearbeiteten Geschäftsvorfälle inklusive der sortierten Belege der Steuerkanzlei zu übergeben.

Was gehört nicht zur vorbereitenden Buchhaltung?

Folgende Aufgaben gehören nicht zur vorbereitenden Buchhaltung:

  • die eigentliche Buchführung (Verbuchung und Kontierung aller Geschäftsvorfälle)
  • das Erstellen von Buchungssätzen, Steuererklärungen, Bilanzen und Abschlüssen wie Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen

Diese Aufgaben werden auf Basis der vorbereiteten Buchhaltungsdaten durchgeführt, sind aber separate Prozesse und erfordern spezielles Fachwissen von Steuerberater:innen oder Wirtschaftsprüfer:innen in den Bereichen Bilanzierung und Steuerrecht. Damit alle Anforderungen erfüllt und potenzielle Risiken minimiert werden, bedarf es eines tiefgreifenden Verständnisses der gesetzlichen Anforderungen und Bestimmungen, der Buchhaltungsgrundsätze und -techniken sowie Erfahrung, Buchhaltungsergebnisse zu interpretieren und zu analysieren.

Vorteile einer digitalen vorbereitenden Buchhaltung

Die Digitalisierung, das dürfte sich längst herumgesprochen haben, ist mehr als ein Trend und mehr als Nice-to-have für hippe Unternehmen. Digitale und automatisierte Prozesse sind längst die Gegenwart, der Standard der Zukunft und daher ein absolutes Muss für alle Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Zu groß sind ihre Vorteile und zu disruptiv wirken sich diese auf bisherige Unternehmensprozesse aus. 

Aber lassen Sie uns endlich konkret werden …

Hier kommen fünf unschlagbare und greifbare Argumente, warum jedes Unternehmen – besser gestern als heute – seine vorbereitende Buchhaltung digitalisiert haben sollte.

1. Weniger Kosten

Das Sortieren, Abgleichen und Vorkontieren von Belegen kostet, ohne digitale Hilfe, nicht nur die Buchhaltungsabteilung Zeit und damit Arbeitskraft, sondern alle, die an Ausgaben beteiligt sind: Mitarbeiter:innen, die Unternehmensgelder ausgeben, Mitarbeiter:innen, die Unternehmensgelder freigeben lassen müssen, Mitarbeiter:innen, die Unternehmensgelder freigeben, Mitarbeiter:innen, die dann Spesen- oder Reisekostenabrechnungen erstellen, Mitarbeiter:innen, die Rückerstattungen und Eingangsrechnungen auszahlen müssen … 

Sie sehen, worauf wir hinaus wollen, oder?

Auch wenn jeder nur zehn Minuten für derlei Tätigkeiten aufbringen muss (oftmals dauert es ja doch länger), verbringen viele Menschen Zeit mit etwas, das dem Unternehmen keinen echten Mehrwert bringt.

Was wäre also, wenn sich alle diese Aufgaben plötzlich von selbst und automatisiert erledigen würden?

Richtig, das Unternehmen spart eine Menge, Zeit, Geld und fokussiert seine Kräfte auf Mehrwert generierende Tätigkeiten.

Wir beschäftigen uns seit Jahren mit den monetären Vorteilen unserer Ausgabenlösung, die die vorbereitende Buchhaltung digitalisiert. Letztendlich sind es aber vor allem unsere Kunden und Kundinnen, die bestätigen, was in unzähligen Studien bereits erfasst wurde.

„Ich denke, dank Pleo sparen wir monatlich rund eine Woche Arbeitszeit.“

Christian Sernatinger, Himmelwerk

2. Weniger Papierkram

Ciao, Papierbelege und Aktenschränke! Die digitale Buchhaltung funktioniert ganz ohne herumflatternde Belege. Darüber freut sich nicht nur die Umwelt, sondern abermals der Unternehmensgeldbeutel: Es wird weniger Stauraum benötigt, weniger Druckerpapier- und Patronen und weniger Gänge zur Post, um Unterlagen der Steuerkanzlei oder dem Hauptsitz des Unternehmens zu schicken.

Stattdessen werden alle Buchhaltungsunterlagen GoBD konform digitalisiert und abgelegt und über nahtlose Schnittstellen zu den entsprechenden Buchhaltungstools (wie etwa DATEV) an die Steuerberater:innen oder andere externe Buchhalter:innen übermittelt.

„Unsere Buchhaltungskosten waren viel zu hoch, weil der Buchhalter viel zu viel manuell buchen musste. Dank Pleo sparen wir unserem (teuren) Buchhalter nun jede Menge Stunden, indem wir einfach alles mit der Pleo-Karte kaufen, was wir können. Dann Rechnung in die App scannen oder aus dem Posteingang als PDF in die App exportieren, Buchungskonto/USt-Satz festlegen, fertig. Spart Papier, spart Geld, funktioniert super.“

Christian Mehl, Antipodean GmbH

3. Gesteigerte Produktivität

Nie wieder Belegen hinterherrennen oder auf Spurensuche nach verloren gegangen Belegen gehen …  

Dass mit der Automatisierung von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben, mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben bleibt, haben wir bereits geklärt.

Aber es ist nicht nur der Wegfall zeitraubender (aber notwendiger) Tätigkeiten, der Teams produktiver macht. Zu mehr Produktivität führt auch, dass Mitarbeiter:innen verständlicherweise zufriedener sind, wenn sie ihre Arbeitszeit ihren Talenten entsprechend einsetzen können, statt sich mit Büropolitik und Verwaltungsaufgaben beschäftigen zu müssen. Je zufriedener die Mitarbeiter:innen, desto höher ihre Arbeitsqualität! 

Eine digitale Buchhaltungslösung läutet dabei speziell für Mitarbeiter:innen der Buchhaltung ein neues Zeitalter ein. Bislang eventuell vernachlässigte analytische Fähigkeiten und Beratungskompetenzen können jetzt voll ausgeschöpft werden.

„Unsere Buchhaltung ist jetzt viel mehr hinsichtlich Budgetierung oder auch Mahnverfahren beratend tätig, anstatt sich operativen Finanzaufgaben zu widmen.“

Felix Menzel, Cobe

4. Mehr Überblick

Ausgabentools wie Pleo übernehmen nicht nur die vorbereitende Buchhaltung, sondern digitalisieren und erfassen alle Ausgabedaten eines Unternehmens und all seiner Standorte auch in Echtzeit. Statt auf umständlichen und erneut zeitaufwendigen Wegen aktuelle Finanzberichte zu verfassen (die gerne auch mal menschliche Rechnungsfehler beinhalten), reichen jetzt wenige Klicks aus, um die Gesamtausgabensituation des Unternehmens in Echtzeit zu überblicken.

Auf Basis dieses verbesserten Überblicks lassen sich zukunftsorientierte Entscheidungen hinsichtlich Cashflow und anderer Faktoren selbstbewusst fällen. Ein echter Wettbewerbsvorteil!

69 Prozent unserer Pleo-Admins sind der Meinung, dass Pleo die Transparenz rund um Unternehmensausgaben verbessert.

5. Mehr Kontrolle

Ja, die automatisierte Buchhaltung ist weniger fehleranfällig als eine manuelle Buchhaltung. Aber das allein gibt Unternehmen noch nicht mehr Kontrolle über ihre Finanzen zurück. Und auch eine verbesserte Finanzübersicht allein, bewirkt noch nicht, dass Unternehmensgelder stets kinderleicht im Griff behalten werden können – auch wenn es ein guter Anfang ist.

72 % der Pleo-Admins sagen, dass Pleo ihnen einen besseren Überblick über die Verwendung von Firmengeldern gibt.

Der Schlüssel zu einer digitalen, vorbereitenden Buchhaltung sind schließlich smarte Firmenkarten, die an alle Mitarbeiter:innen ausgegeben und über die alle Unternehmensausgaben abgewickelt werden.

Und genau an dieser Stelle finden Finanzmanager:innen den mächtigsten Kontrollhebel: Sie können entscheiden, wer, wie viel, wofür ausgeben darf. Etwa mithilfe von individuellen Ausgabenlimits. Oder flexiblen Freigabe-Flows von Ausgaben und Rechnungen.

„Mit Pleo kann jeder seine eigene Bank sein. Wir steuern, wer Zugriff auf Karten hat, wie viel Volumen pro Karte erlaubt ist und überwachen Transaktionen.“

Stefan Truthän, hhpberlin

Machen Sie Ihre vorbereitende Buchhaltung zur Basis …

… einer zukunftsorientierten Geschäftsstrategie,

… um egal, in welcher finanziellen Situation Sie sich befinden, nicht den Überblick zu verlieren,

… und für mehr Effizienz und Produktivität in Ihren Teams – egal, wo und an welchen Standorten diese sich befinden.

Und bei Interesse: Buchen Sie noch heute eine Demo mit uns.

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