Vorsteuer vs. Umsatzsteuer

Steuern gibt es gefühlt wie Sand am Meer. 🌊 Da ist es nicht immer leicht, den Überblick über die Besonderheiten der einzelnen Steuerarten zu behalten. Das beste Beispiel: Umsatzsteuer und Vorsteuer – eigentlich das gleiche, oder? 

Ja und nein. Im Grunde handelt es sich bei beiden um die gleiche Steuer, nur aus verschiedenen Perspektiven 📐 und mit unterschiedlichen Folgen für Ihren Umgang mit dem Finanzamt. Ist laut Umsatzsteuerrecht die Rede von Umsatzsteuer, müssen Sie gegenüber Ihrem Finanzamt eine Verbindlichkeit –  die Umsatzsteuerzahllast –  erfüllen. Ein Vorsteuerguthaben lassen Sie sich hingegen von Ihrem Finanzamt erstatten. Hier treten Sie praktisch als Gläubiger:in auf. 🤑 Doch Vorsicht: Nicht alle Positionen sind vorsteuerabzugsberechtigt. Beim Abzug der Vorsteuer kann der ein oder andere Fallstrick lauern. 🧶🐱‍👤 Mit diesem Artikel sind sie auf diese allerdings bestens vorbereitet! 

Wo liegt der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?

Wann Vorsteuer, wann Umsatzsteuer? Das ist auf Anhieb oft gar nicht so leicht zu verstehen. Doch keine Panik, wir erklären es Ihnen! 

Die Vorsteuer kommt ins Spiel, wenn andere Unternehmen Ihnen beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen eine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Diese Umsatzsteuer wird für Sie zur Vorsteuer. Sie bezahlen diese und können die Vorsteuer dann am Ende des Jahres vom Finanzamt zurückfordern 🧐 und mit der von Ihnen erhobenen MwSt. auf ihre Produkte oder Dienstleistungen verrechnen. 💸 In Ihren eigenen Ausgangsrechnungen hingegen weisen Sie stets die Umsatzsteuer aus, die Ihre Kund:innen oder Geschäftspartner:innen bezahlen müssen. Das verwirrt Sie?

Was ist die Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer, die andere Unternehmen Ihnen für den Kauf von Waren oder der Dienstleistungen in Rechnung stellen, nennt sich Vorsteuer. 💡 Warum? Hier eine Eselsbrücke: 🦄 Die Vorsteuer ist die Steuer, die Sie beim Kauf von Produkten oder Leistungen an ein anderes Unternehmen zahlen, beVOR 🤓 Sie sich die Steuer vom Finanzamt zurückholen. Sind Sie als Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie Ihre Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.  🤑 Im Rahmen des Umsatzsteuerrechts gelten auch für die Vorsteuer – denn sie ist eine Umsatzsteuer – die Steuersätze von 7 Prozent (ermäßigter Steuersatz) und 19 Prozent (Regelsatz). 

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer fällt bei grundsätzlich allen Unternehmen an – immer dann, wenn ein Kauf oder Verkauf getätigt wird. Sie heißt auch Mehrwertsteuer und besteuert, wie der Name schon sagt, den Mehrwert innerhalb einer Wertschöpfungskette. 💎 Daher weisen Sie die Umsatzsteuer immer in Ihren eigenen Ausgangsrechnungen aus. Die eingenommene Umsatzsteuer müssen Sie an Ihr Finanzamt abführen. Auch das ist ein Fall für die Umsatzsteuervoranmeldung. 🦸‍♀️

Vorsteuer und Umsatzsteuer korrekt ermitteln

Sie wollen Umsatzsteuer und Vorsteuer korrekt ermitteln, aber wissen nicht wie? Das Umsatzsteuerrecht gibt Ihnen ein Instrument namens Umsatzsteuervoranmeldung an die Hand. 🎷 Damit sind Sie nicht nur dazu in der Lage, sondern auch dazu verpflichtet, Ihre Umsatzsteuerzahllast oder Ihr Vorsteuerguthaben selbst zu ermitteln. Und so schwer ist das Ganze auch gar nicht. Hierzu rechnen Sie lediglich die Umsatzsteuerbeträge und die Vorsteuerbeträge gegeneinander auf. 🙌

Die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen Sie monatlich oder quartalsweise. Welcher Abrechnungszeitraum dabei für Ihr Unternehmen in Betracht kommt, können Sie dem Umsatzsteuergesetz entnehmen. In der Regel besteht die Pflicht zur Abgabe quartalsweise, das heißt für jedes Kalendervierteljahr. 📆

Soll- oder Ist-Versteuerung: Was muss ich anwenden? 

Welche Faktoren entscheiden über den Zeitpunkt der Fälligkeit einer Umsatzsteuertraglast? Hier können Sie zwischen der Soll- und der Ist-Besteuerung unterscheiden. ☝ In der Regel sind Sie zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet – und damit ist die Soll-Versteuerung für Sie relevant.

Am Ende des Jahres geben Sie als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen Ihre Umsatzsteuerjahreserklärung ab. Hierbei berücksichtigt das Finanzamt die Umsatzsteuerzahllasten und die Vorsteuerguthaben, die Sie unterjährig mit Ihren Umsatzsteuervoranmeldungen ermittelt haben. Ergibt sich hier eine Differenz, müssen sie entweder Umsatzsteuer nachzahlen oder können sich zu viel gezahlte Vorsteuer wieder erstatten lassen. 💸

Vorsteuer und Umsatzsteuer: Was gilt bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung?

Kleinunternehmerregelung?

Eine Sonderbehandlung wird Ihnen zuteil, wenn sie unter die Regelung der Kleinunternehmen fallen. 💆‍♀️🧼 Sofern Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr unter 22.000,00 EUR lag (bzw. unter 50.000,00 EUR im aktuellen Kalenderjahr), können Sie beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung beantragen – und profitieren. 🤑 Sie müssen dann in Ihren Kleinunternehmer:innen-Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen. Jedoch sind Sie so auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Bevor Sie nun aber zu großen Enthusiasmus verspüren: Von der Abgabe der jährlichen Umsatzsteuervoranmeldung sind Sie auch als Kleinunternehmer:in nicht befreit. 🙄

Vorsteuer und Umsatzsteuer richtig buchen: So geht’s

Keine Panik vor Buchungen 🦸‍♀️ – so oder so ähnlich lautet von jetzt an ihr Motto, nachdem Sie den nächsten Abschnitt gelesen haben. Denn natürlich sollten Sie neben den Begrifflichkeiten auch die buchhalterischen Eigenheiten von Vorsteuer und Umsatzsteuer beherrschen. Wie Sie Vorsteuer und Umsatzsteuer korrekt verbuchen, erfahren Sie im Folgenden. 🧐

Vorsteuer buchen – so machen Sie es richtig

Haben Sie eine Eingangsrechnung bezahlt, in der Ihr:e Geschäftspartner:in eine Umsatzsteuer ausgewiesen hat, dürfen Sie als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. 🙌 Wie das funktioniert? Ganz leicht: Sie erfassen die Vorsteuer einfach auf dem dafür vorgesehenen Konto in der Finanzbuchhaltung.

Wenn Sie wissen möchten, wie genau Sie die Vorsteuer berechnen, lesen Sie alles Wichtige dazu in unserem Blogbeitrag.

Umsatzsteuer korrekt verbuchen

Analog zur Vorsteuer verfahren Sie mit der Umsatzsteuer, die Sie auf Ihren Ausgangsrechnungen ausweisen. Nachdem Sie den Rechnungsbetrag überwiesen haben, führen Sie die Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt ab. 🏢 Damit der Vorgang buchhalterisch korrekt erfasst ist, buchen sie die Umsatzsteuer auf ein separates Konto.

Vorsteuer und Umsatzsteuer korrekt abschließen

Es ist relativ simpel, Vorsteuer und Umsatzsteuer korrekt abzuschließen: Sie rechnen die Beträge einfach gegeneinander auf. 💡 Hierzu buchen Sie im Rahmen des Jahresabschlusses das Konto mit dem kleineren Saldo auf das Konto mit dem größeren Saldo um. Als Ergebnis ergibt sich entweder eine Umsatzsteuerzahllast oder ein Vorsteuerüberhang. 🤝 So weit, so gut – in der Theorie. Die folgenden Beispiele verschaffen Klarheit: 

Eine Umsatzsteuerzahllast nach Jahresabschluss:

Auf dem Konto der Umsatzsteuer ermitteln Sie am Jahresende einen Betrag von 1.360,00 EUR. Ihr Vorsteuer-Konto weist einen Saldo von 340,00 EUR aus und ist damit das Konto mit dem kleineren Betrag. Dieses buchen Sie daher auf das größere Umsatzsteuer-Konto um. 👍 Auf diese Weise ermitteln Sie die Umsatzsteuer-Abschlusszahlung, welche 1.020,00 EUR beträgt. Das ist die Steuernachzahlung, die Sie an das Finanzamt leisten.

Im Gegensatz dazu: Der Vorsteuerüberhang

Ein Vorsteuerüberhang entsteht, wenn das Vorsteuer-Konto einen höheren Saldo ausweist als das Umsatzsteuer-Konto. In diesem Fall schließen Sie das kleinere Umsatzsteuer-Konto über das größere Vorsteuer-Konto ab. Es ergibt sich ein Vorsteuerüberhang, den Ihr Finanzamt Ihnen erstattet. 💰

Belege transparent organisieren – mit Pleo! 

Um die Vorsteuer ordnungsgemäß abziehen zu können, müssen Ihre Belege gut organisiert sein. Und das ist oft gar nicht so einfach: Herumflatternde Papiere, ungeklärte Zuständigkeiten und verpasste Fristen sorgen dafür, dass das Thema Rechnungsverwaltung bei vielen Unternehmer:innen ein flaues Gefühl in der Magengegend auslöst. 😨 Deswegen hilft Ihnen Pleo mit den passenden digitalen Tools weiter, um die Belegverwaltung transparent zu gestalten –  und sorgt so dafür, dass das Organisieren Ihrer Belege sogar anfängt, Spaß zu machen! 🥰

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