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Reisen mit Pleo-Pocket

Drei Pleo-Kunden erzählen, wie Pleo-Pocket Reisekostenabrechnungen für sie automatisiert und ihnen damit eine Menge Zeit und Geld spart.

Die einen lieben es, die anderen … nun, ja: Nicht jeder hat ein positives Verhältnis zu Geschäftsreisen. Eine Sache, die allerdings alle Geschäftsreisende schnell auf die Palme bringt, ist die unsäglich sperrige und zeitfressende Abrechnung von Reisekosten – zumindest so lange die eigene Buchhaltung noch auf manuelle Prozesse setzt.

„Geschäftsreisen sind auf der einen Seite etwas Besonderes, aber auf der anderen Seite auch keine Spaßveranstaltung: Du musst dich gut vorbereiten, du stehst immer irgendwie ein bisschen unter Strom, du musst präsent und hoch fokussiert sein. Sich dann noch um Administratives, Tagessätze etc. kümmern zu müssen, ist wahnsinnig nervig.“

Christian Sernatinger, Geschäftsführer von Himmelwerk

Wie nervig genau das Verwalten von Reisekosten sein kann, demonstriert folgende Liste:

😒  Mit Geld aus eigener Tasche für Geschäftsausgaben zahlen,

🧾  Belege sammeln,

🖨️  Excel-Listen inklusive Kilometer- und Verpflegungspauschalen aufsetzen und zur Freigabe für den oder die Vorgesetzte:n ausdrucken,

⏳  auf die Freigabe warten, 

😠  die Excel-Liste zur Korrektur zurückerhalten,

🙈  die Reisekostenabrechnung erneut zur Freigabe abgeben,

🔍  der oder die Vorgesetzte überprüft die Abrechnung erneut, unterzeichnet sie und gibt sie schließlich an die Buchhaltung weiter.

⏳  Das Warten auf die Rückerstattung beginnt.

🔍  Die Buchhaltung überprüft alle Angaben und Belege erneut,

📊  gleicht sie mit der Firmenkreditkartenabrechnung ab,

✉️  übermittelt schließlich alles (manuell) an das Buchhaltungssystem (oder auch per Post an die Steuerberatung)

💰  und erstattet die Kosten.

Folgen Sie uns noch? Oder sind sie mittlerweile trotz der Emojis kurzzeitig weggenickt? Falls letzteres der Fall ist, es sei Ihnen (und uns) angesichts dieses Mammutprozesses an unnötiger Bürokratie nicht zu verübeln.

Unnötig primär deswegen, weil es für das Erstellen und Verwalten von Reisekostenabrechnungen längst smarte Lösungen gibt.

Mit Pleo-Pocket, unserem Feature innerhalb Pleos, das wir extra für Reisekosten, Rückerstattungsprozesse und die Verwaltung von Bargeld entwickelt haben, sieht der gesamte Prozess nämlich wie folgt aus:

💳  Zahlen mit der Pleo-Karte.

🤳  Beleg fotografieren.

✅  Pleo gleicht Belege mit Ausgaben automatisch ab.

🧮  Kilometer- und Verpflegungspauschalen können in Pleo automatisiert errechnet und verwaltet werden.

📂  Nach der Reise erstellt Pleo automatisch eine Reisekostenabrechnung.

↪️  Die Buchhaltung exportiert alle vorkontierten Ausgaben innerhalb weniger Klicks in ihr Buchhaltungssystem (wie etwa DATEV).

🤑  Rückerstattungen können Mitarbeiter:innen in Pleo-Pocket selbst vornehmen.

Diese Liste sieht doch schon wesentlich freundlicher aus. Alle Beteiligten sparen Zeit und Arbeit.

Aber weil wir Ihnen ja viel erzählen können, haben wir einfach mal unsere Kund:innen nach den offensichtlichsten Vorteilen von Pleo-Pocket gefragt. Hier kommen ihre Antworten.

1. Optimierte Prozesse dank automatisierter Reisekostenabrechnungen 

Egal, welche Art von Ausgaben Sie auf Reisen haben, auf die Pleo-Karte ist Verlass. Pleo-Karten sind Commercial Cards by Mastercard, also eine Art von Firmenkreditkarte, die weltweit von über 30 Millionen Händlern akzeptiert wird.

„Durch das Tätigkeitsprofil unserer Außendienstmitarbeiter:innen entstehen eine ganze Menge Reisekosten und Verpflegungsmehraufwandsabrechnungen. Die größten Positionen sind dabei Flugtickets und Bahnreisen. Ansonsten haben wir es beinahe täglich mit Hotelübernachtungen und gelegentlichen Spesen zu tun.“

Stefan Gatt, Geschäftsführer von cotedo, auf die Frage, wofür das Unternehmen Pleo hauptsächlich nutzt.

Je mehr das Team auf Reisen ist, desto umfangreicher werden die Abrechnungen. Um nicht in einem Berg von Belegen zu versinken und Mitarbeiter:innen wochenlang auf die Rückerstattung von Reisekosten warten zu lassen, erscheint eine automatisierte Lösung für Reisekosten doch  nur folgerichtig.

„Das ganze Thema Reisekostenabrechnung war vor Pleo ein solches Hassthema – und zwar im gesamten Unternehmen! Wir haben Belege gesammelt, wir haben Belege verschlampt, wir haben Excellisten befüllt und Eigenbelege erstellt, worüber die Buchhaltung eher unglücklich war. Dann musste das Ganze durch einen kleinen Unterschriftenprozess und dann musste in der Buchhaltung vieles noch mal manuell abgetippt werden. Kurz gesagt: Das war ein unfassbar, unnötiger, sperriger Prozess ohne jegliche Wertschöpfung fürs Unternehmen. Pleo erspart uns das und macht Reisen somit weitaus angenehmer!“

Christian Sernatinger, Geschäftsführer von Himmelwerk

Verschiedene Währungen? Kein Problem mit Pleo-Pocket

Es war uns wichtig, Pleo-Pocket wirklich zum optimalen Reisebegleiter innerhalb und außerhalb der Eurozone zu machen. Verpflegungs- und Kilometerpauschalen werden in der App weltweit automatisch entsprechend der länderspezifischen Regelungen berechnet. Und darüber hinaus spricht Pleo auch noch mehrere Sprachen fließend, was besonders bei der automatisierten Zuordnung von Belegen zu den entsprechenden Ausgaben praktisch ist:

„Wir sind auch in Ländern wie China unterwegs, wo man Belege selten entziffern kann. Für die Buchhaltung ist es fast unmöglich solche Belege später zuzuordnen. Dass Pleo diese Zuordnung automatisch übernimmt, kann man also gar nicht genug loben.“

Christian Sernatinger, Geschäftsführer von Himmelwerk

2. Zeit (und Kosten) sparen

Wie viel Zeit sparen Unternehmen mit Pleo wirklich? Auch das ist eine Frage, die wir unseren Kund:innen immer wieder gerne stellen.

„Für uns hat Pleo die ganze Reisekostenabrechnung unendlich vereinfacht. Früher haben wir alles über ein Reisekostenmodul gemacht. Alle Mitarbeiter haben mit ihren privaten Kredit- oder EC-Karten ihre Auslagen getätigt und nach Prüfung der Belege haben wir dann eine Erstattung vorgenommen. Das ist jetzt viel einfacher, weil jede einzelne Buchung sofort aufpoppt und die meisten Mitarbeiter dann sofort die entsprechenden Informationen hinterlegen.“

„Wir haben so in etwa 10 bis 15 Hotelübernachtungen pro Woche. Früher haben wir das mit der dazugehörigen Reise manuell geprüft und abgerechnet. Pro Woche macht das sicherlich ein bis zwei Stunden Arbeitszeit aus, die wir jetzt effektiver nutzen können.“

„Pleo stellt für jeden Einzelfall eine Erleichterung dar. Denn auch Mitarbeiter:innen mussten ja früher ihre Reisekosten händisch erstellen und belegen. Und im Vorfeld mussten Kosten ausgelegt werden. Unsere Mitarbeiter:innen haben mit Pleo für ihre tägliche Selbstorganisation einen erheblichen Mehrwert gewonnen.“

Stefan Gatt, Geschäftsführer von cotedo

Übrigens, kennen Sie schon unseren online ROI-Rechner? Mit diesem können Sie sich einen guten ersten Überblick über tatsächlich eingesparte Kosten dank Pleo verschaffen.

3. Ein smartes Tool, das alle gerne nutzen

Und wo wir gerade über Mitarbeiter:innen sprechen …

Auch das beste Tool bringt wenig, wenn es nicht gerne genutzt wird. Also war es uns seit jeher eine Herzensangelegenheit, Pleo so einfach und intuitiv wie möglich aufzubauen. Unsere Rechnung scheint aufgegangen zu sein:

Mehr als ein schöner Nebeneffekt: Pleo fördert Vertrauen

Neben den vielen praktischen Vorteilen von Pleo fördert unsere Ausgabenlösung aber auch zwischenmenschliche Werte. Denn einerseits ist es für Unternehmen gewinnbringend, wenn wirklich alle Pleo nutzen und so Zeit sparen, andererseits freuen sich alle im Team über das entgegengebrachte Vertrauen in Form der eigenen Firmenkarte.

„Externe Projektmitarbeiter:innen erleben Pleo als Vertrauensvorschuss. Dank Pleo haben sie die Möglichkeit, die mit den Projekten im Zusammenhang stehenden Ausgaben komplett über ihre eigene Karte abzuwickeln. Das wird unendlich geschätzt.“

Klaus Merckens, Geschäftsführer von merckens development support gmbh

Mit Pleo können Unternehmen flexibel auf die Bedürfnisse ihres Teams reagieren. Und mal ehrlich, wir alle wünschen uns doch wertgeschätzt zu werden, Vertrauen zu erfahren und dementsprechend unserer Expertise nach frei arbeiten zu können.

„Wir überlassen unseren Mitarbeiter:innen die komplette Organisation von Abrechnungen selbst. Wir haben keine zentrale Reisebuchungsstelle, weil sich einfach gezeigt hat, dass die Mitarbeiter:innen spontan mal eine Nacht länger bleiben oder doch schon früher anreisen müssen. Das kann jeder für sich autark viel besser handhaben. Pleo macht es ihnen noch leichter.“

Stefan Gatt, Geschäftsführer von cotedo

Leicht bedienbar und leicht integrierbar – unser Anspruch, dass Pleo von allen gerne genutzt werden soll, ist ernst gemeint. Ob Sales-Mitarbeiter:innen, Freelancer:innen, Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen, einmal im Unternehmen eingeführt, berührt Pleo die Arbeit vieler. Dementsprechend gestaltet Pleo nicht nur das Bezahlen oder das Vorkontieren von Ausgaben unkompliziert, sondern auch das Exportieren der Ausgaben in geläufige Buchhaltungssysteme wie DATEV. Auch angesichts dessen nutzen bereits über 20.000 Kund:innen europaweit Pleo erfolgreich:

„Ich möchte Reisekosten und das Buchen von Verkehrsmitteln, Mietwägen oder Hotels klug managen können. Eine saubere Abrechnungslösung zu haben, die das möglichst ohne viel Kopfzerbrechen bei der Integration in die Buchhaltung hinbekommt, ist mir wichtig.“

„Pleo überzeugt mit seiner Palette an Funktionen. Die Firmenkarten mit einem flexiblen Limit, die man selbst steuern kann, die App plus virtuelle Karten und die Möglichkeit der Vollintegration in DATEV sind absolut positiv zu bewerten.“

Klaus Merckens, Geschäftsführer von merckens development support gmbh

„Wir sind wirklich begeistert von Pleo-Pocket. Es gibt keine großen Defizite, alles funktioniert gut und verlässlich. Auch unser Steuerberater ist zufrieden mit Pleo.“

Stefan Gatt, Geschäftsführer von cotedo

5. Smarte Ausgabenkontrollfunktionen

Speziell auf Reisen hat man häufig Besseres zu tun, als Ausgaben und Budgets aufs genaueste zu verfolgen. Dazu fallen uns zwei Sachen ein:

Erstens, mit Pleo geben Sie immer nur so viel aus, wie Sie auch Guthaben auf Ihr Wallet laden. Überziehungen sind damit unmöglich.

Zweitens, sollten Sie im ganzen Trubel doch einmal einen detaillierten Blick auf Ihre Finanzen werfen wollen, können Sie das selbstverständlich jederzeit innerhalb der Pleo tun. In Pleo sehen Sie in Echtzeit, wer was wofür ausgibt.

„Pleo bedeutet für mich absolute Transparenz! Ich selbst bestimme, wie viel Guthaben ich ins Wallet lade. Nur so viel steht dann auch zur Verfügung. Ich bin mit Pleo nicht an irgendwelche starren Kreditlinien gebunden, sondern habe volle Flexibilität.“

„Pleo bietet eine sehr komfortable, umfangreiche Auswertungsoption aller Ausgaben mit Filteroption. Auch die Möglichkeit, jede einzelne Ausgabe einem Projekt zuzuordnen, ist super.“

Klaus Merckens, Geschäftsführer von merckens development support gmbh

Fazit …

… Auf Geschäftsreisen, genau wie im restlichen Arbeitsalltag, ist es unsere Mission, Ihnen den Rücken freizuhalten. Mit unserer Ausgabenlösung für alle Situationen wollen wir, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, statt sich mit Papierkram herumzuschlagen.

Und glaubt man unseren Kund:innen machen wir das gar nicht mal so verkehrt. 😉

„Pleo-Pocket ist viel praktikabler, viel schneller und viel einfacher als unser früheres Reisekostenmodul. Und das zu fairen Konditionen. Das, was wir an Gebühren ausgeben, das bekommen wir an Aufwandsersparnis zurück.“

„Pleo-Pocket ist für mich eine absolut flexible und umfangreiche Form des Ausgabenmanagements und der Reisekostenabrechnung.“

Klaus Merckens, Geschäftsführer von merckens development support gmbh

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