Diese 5 Vorteile hat Pleo auf Reisen

Drei Pleo-Kunden erzählen, wie Pleo Reisekostenabrechnungen für sie automatisiert und ihnen damit eine Menge Zeit und Geld spart.

Die einen lieben es, die anderen … nun, ja: Nicht jeder hat ein positives Verhältnis zu Geschäftsreisen. Eine Sache, die allerdings alle Geschäftsreisende schnell auf die Palme bringt, ist die unsäglich sperrige und zeitfressende Abrechnung von Reisekosten – zumindest so lange die eigene Buchhaltung noch auf manuelle Prozesse setzt.

Wie nervig genau das Verwalten von Reisekosten sein kann, demonstriert folgende Liste:

😒  Mit Geld aus eigener Tasche für Geschäftsausgaben zahlen,

🧾  Belege sammeln,

🖨️  Excel-Listen inklusive Kilometer- und Verpflegungspauschalen aufsetzen und zur Freigabe für den oder die Vorgesetzte:n ausdrucken,

⏳  auf die Freigabe warten, 

😠  die Excel-Liste zur Korrektur zurückerhalten,

🙈  die Reisekostenabrechnung erneut zur Freigabe abgeben,

🔍  der oder die Vorgesetzte überprüft die Abrechnung erneut, unterzeichnet sie und gibt sie schließlich an die Buchhaltung weiter.

⏳  Das Warten auf die Rückerstattung beginnt.

🔍  Die Buchhaltung überprüft alle Angaben und Belege erneut,

📊  gleicht sie mit der Firmenkreditkartenabrechnung ab,

✉️  übermittelt schließlich alles (manuell) an das Buchhaltungssystem (oder auch per Post an die Steuerberatung)

💰  und erstattet die Kosten.

Folgen Sie uns noch? Oder sind sie mittlerweile trotz der Emojis kurzzeitig weggenickt? Falls letzteres der Fall ist, es sei Ihnen (und uns) angesichts dieses Mammutprozesses an unnötiger Bürokratie nicht zu verübeln.

Unnötig primär deswegen, weil es für das Erstellen und Verwalten von Reisekostenabrechnungen längst smarte Lösungen gibt.

Mit einem Feature innerhalb Pleos, das wir extra für Reisekosten, Rückerstattungsprozesse und die Verwaltung von Bargeld entwickelt haben, sieht der gesamte Prozess nämlich wie folgt aus:

💳  Zahlen mit der Pleo-Karte.

🤳  Beleg fotografieren.

✅  Pleo gleicht Belege mit Ausgaben automatisch ab.

🧮  Kilometer- und Verpflegungspauschalen können in Pleo automatisiert errechnet und verwaltet werden.

📂  Nach der Reise erstellt Pleo automatisch eine Reisekostenabrechnung.

↪️  Die Buchhaltung exportiert alle vorkontierten Ausgaben innerhalb weniger Klicks in ihr Buchhaltungssystem (wie etwa DATEV).

🤑  Rückerstattungen können Mitarbeiter:innen in Pleo selbst vornehmen.

Diese Liste sieht doch schon wesentlich freundlicher aus. Alle Beteiligten sparen Zeit und Arbeit.

Aber weil wir Ihnen ja viel erzählen können, haben wir einfach mal unsere Kund:innen nach den offensichtlichsten Vorteilen von Pleo auf Reisen gefragt. Hier kommen ihre Antworten.

1. Optimierte Prozesse dank automatisierter Reisekostenabrechnungen 

Egal, welche Art von Ausgaben Sie auf Reisen haben, auf die Pleo-Karte ist Verlass. Pleo-Karten sind Commercial Cards by Mastercard, also eine Art von Firmenkreditkarte, die weltweit von über 30 Millionen Händlern akzeptiert wird.

Je mehr das Team auf Reisen ist, desto umfangreicher werden die Abrechnungen. Um nicht in einem Berg von Belegen zu versinken und Mitarbeiter:innen wochenlang auf die Rückerstattung von Reisekosten warten zu lassen, erscheint eine automatisierte Lösung für Reisekosten doch  nur folgerichtig.

Verschiedene Währungen? Kein Problem mit Pleo

Es war uns wichtig, Pleo wirklich zum optimalen Reisebegleiter innerhalb und außerhalb der Eurozone zu machen. Verpflegungs- und Kilometerpauschalen werden in der App weltweit automatisch entsprechend der länderspezifischen Regelungen berechnet. Und darüber hinaus spricht Pleo auch noch mehrere Sprachen fließend, was besonders bei der automatisierten Zuordnung von Belegen zu den entsprechenden Ausgaben praktisch ist:

2. Zeit (und Kosten) sparen

Wie viel Zeit sparen Unternehmen mit Pleo wirklich? Auch das ist eine Frage, die wir unseren Kund:innen immer wieder gerne stellen.

Übrigens, kennen Sie schon unseren online ROI-Rechner? Mit diesem können Sie sich einen guten ersten Überblick über tatsächlich eingesparte Kosten dank Pleo verschaffen.

3. Ein smartes Tool, das alle gerne nutzen

Und wo wir gerade über Mitarbeiter:innen sprechen …

Auch das beste Tool bringt wenig, wenn es nicht gerne genutzt wird. Also war es uns seit jeher eine Herzensangelegenheit, Pleo so einfach und intuitiv wie möglich aufzubauen. Unsere Rechnung scheint aufgegangen zu sein:

Mehr als ein schöner Nebeneffekt: Pleo fördert Vertrauen

Neben den vielen praktischen Vorteilen von Pleo fördert unsere Ausgabenlösung aber auch zwischenmenschliche Werte. Denn einerseits ist es für Unternehmen gewinnbringend, wenn wirklich alle Pleo nutzen und so Zeit sparen, andererseits freuen sich alle im Team über das entgegengebrachte Vertrauen in Form der eigenen Firmenkarte.

Mit Pleo können Unternehmen flexibel auf die Bedürfnisse ihres Teams reagieren. Und mal ehrlich, wir alle wünschen uns doch wertgeschätzt zu werden, Vertrauen zu erfahren und dementsprechend unserer Expertise nach frei arbeiten zu können.

Leicht bedienbar und leicht integrierbar – unser Anspruch, dass Pleo von allen gerne genutzt werden soll, ist ernst gemeint. Ob Sales-Mitarbeiter:innen, Freelancer:innen, Buchhalter:innen oder Steuerberater:innen, einmal im Unternehmen eingeführt, berührt Pleo die Arbeit vieler. Dementsprechend gestaltet Pleo nicht nur das Bezahlen oder das Vorkontieren von Ausgaben unkompliziert, sondern auch das Exportieren der Ausgaben in geläufige Buchhaltungssysteme wie DATEV. Auch angesichts dessen nutzen bereits über 30.000 Kund:innen europaweit Pleo erfolgreich:

5. Smarte Ausgabenkontrollfunktionen

Speziell auf Reisen hat man häufig Besseres zu tun, als Ausgaben und Budgets aufs genaueste zu verfolgen. Dazu fallen uns zwei Sachen ein:

Erstens, mit Pleo geben Sie immer nur so viel aus, wie Sie auch Guthaben auf Ihr Wallet laden. Überziehungen sind damit unmöglich.

Zweitens, sollten Sie im ganzen Trubel doch einmal einen detaillierten Blick auf Ihre Finanzen werfen wollen, können Sie das selbstverständlich jederzeit innerhalb der Pleo tun. In Pleo sehen Sie in Echtzeit, wer was wofür ausgibt.

Fazit …

… Auf Geschäftsreisen, genau wie im restlichen Arbeitsalltag, ist es unsere Mission, Ihnen den Rücken freizuhalten. Mit unserer Ausgabenlösung für alle Situationen wollen wir, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, statt sich mit Papierkram herumzuschlagen.

Und glaubt man unseren Kund:innen machen wir das gar nicht mal so verkehrt. 😉